Как вежливо отказать соискателю в приеме на работу: когда нельзя, а когда можно

когда нельзя, а когда можно

Эксперты отмечают, что судебная практика дел, связанных с отказом в трудоустройстве, ужесточается: в кризисное время многие остаются без работы, поэтому государство пытается поддержать граждан и сохранить их рабочие места. Так, в последнем обзоре практики рассмотрения судами дел по спорам, связанным с заключением трудового договора, 8 дел из 30 посвящено отказам кандидатам.

Татьяна Нечаева, старший юрист hh.ru, предлагает освежить в памяти основные положения из закона: когда соискателю можно отказать, а когда отказ будет неправомерным.

Согласно статье 64 ТК РФ «Гарантии при заключении трудового договора», отказ должен быть обоснован и связан с деловыми качествами. Под ними закон подразумевает следующее:

«Способность физического лица выполнять определённую трудовую функцию с учётом имеющихся у него профессионально-квалификационных качеств (наличие определённой профессии, специальности, квалификации), личностных качеств (состояние здоровья, наличие определённого уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли)», — Пленум Верховного суда РФ от 17. 03.2004 № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации».

Претендентам на позицию, которые не обладают необходимыми для выполнения обязанностей деловыми качествами, можно смело отказывать. Это подтверждает и судебная практика.

Соискатель обратился в суд, так как посчитал, что отказ в рассмотрении его на позицию «Руководитель торгового сектора» был необоснованным. После проверки судом было установлено, что образование и предыдущий опыт работы специалиста не соответствуют должностной инструкции позиции «Руководитель торгового сектора». Суд первой инстанции, суд апелляционной инстанции и судебная коллегия по гражданским делам безоговорочно согласились, что профессионально-квалификационные характеристики соискателя не отвечают потребностям организации, и истец проиграл дело.

Кроме того, соискателю можно отказать, если он не подходит под иные требования, продиктованные спецификой работы. Допустим, нужен переводчик, а человек не владеет иностранным языком. При этом каждое условие должно быть действительно обязательным для исполнения трудовых функций: нельзя просить от маркетолога навык вождения грузовика.

Помимо деловых качеств закон допускает, что работодатель может отказать соискателю в силу предписаний федерального закона. Например:

• Кандидатам младше 16 лет, если они привлекаются более чем на 4–5 часов в день (ст. 63, 94 ТК РФ). Для кандидатов младше 18 лет существуют ограничения по характеру работ и условиям труда (ст. 94, 96, 265 ТК РФ, постановление Правительства РФ от 25.02.2000 № 163).
• Женщинам в определённых видах тяжёлых работ и работ с вредными или опасными условиями труда (приказ Минтруда России от 18.07.2019 № 512н (ред. от 13.05.2021) «Об утверждении перечня производств, работ и должностей с вредными и (или) опасными условиями труда, на которых ограничивается применение труда женщин»).
• Соискателям, поступающим на государственную гражданскую службу, в случае близкого родства с иным сотрудником, если работа связана с непосредственной подчинённостью или подконтрольностью одного из них другому. Также на гражданскую службу не имеет право поступать лицо, не имеющее гражданства РФ (ФЗ от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации», ст. 16).
• Привлечённым к уголовной ответственности за совершение определённых преступлений для занятости в сфере образования, воспитания, развития несовершеннолетних (ст. 331, 351.1 ТК РФ).
• Иностранным гражданам, если в организации нет квот на приём иностранной рабочей силы (Федеральный закон от 25.07.2002 № 115-ФЗ).

Дополнительных требований, предусмотренных законом, достаточно много. Поэтому, чтобы узнать, каких специалистов можно нанимать конкретно вам, следует ознакомиться с полным списком ограничений.

При всём прочем нужно помнить, что трудоустройство сотрудника — это право организации, а не обязанность. Трудовое законодательство не содержит норм, обязывающих заполнять вакантные места сразу по мере их возникновения. Так, компания может отказать соискателю и под иным причинам:

• Найден более подходящий кандидат.
• Невозможность ознакомиться с резюме специалиста. Случай из практики: человек откликнулся на вакансию, но не отправил HR-менеджеру подробное резюме и характеристики, которые запросил работодатель. Претендент решил, что это незаконно. Суд поддержал компанию, поскольку у неё не было возможности оценить деловые качества претендента.
• Позиция закрылась. Бывает и так, что надобность в специалисте пропадает или предприятие резко сокращает бюджет на наём.
• На должность был переведён внутренний сотрудник. В крупных организациях нередко затруднена коммуникация, поэтому информация о внутренних ресурсах компании не всегда доходит до HR-отдела своевременно.

Иногда складывается ситуация, когда человек подходит на вакантную позицию, но по субъективным причинам работодатель не хочет нанимать этого специалиста. Вместе с тем один неосторожный ответ может привести компанию в суд.

Рассмотрим подробно мотивы, по которым отказывать соискателям в трудоустройстве запрещено законом:

Отказ может рассматриваться как дискриминация в трудовых отношениях, если он не связан с деловыми качествами соискателя: из-за пола, возраста, внешности, места жительства, семейного положения, личных и религиозных убеждений претендента и так далее.

В этот список входит и ограничение кандидатов по имущественному признаку. Работодатели не всегда знают о нём — не трудоустраивают водителя, если у него нет личного автомобиля, или ремонтника без своих инструментов. По закону работодатель обязан обеспечить сотрудника всем, что ему нужно для выполнения рабочих задач.

Между тем существуют исключения — можно предъявить требования, которые попадают в перечень дискриминирующих, но только если они необходимы для выполнения трудовой функции. Так, моделей и актёров могут оценивать по внешности, возрасту и полу, так как на роль нужен человек с определёнными параметрами.

Существует отдельная категория лиц, которым отказывать запрещено согласно трудовому законодательству:

• Работникам, приглашённым в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы (ст. 64 ТК РФ). Особенно это правило стало актуальным с Постановлением Правительства РФ от 30. 03.2022 № 511, которое разрешило приостановившим деятельность компаниям временно перевести своего работника в другую организацию.
• Людям с инвалидностью, направленным на трудоустройство в счёт квоты рабочих мест (ст. 16 ТК РФ, ст. 13 закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1 «О занятости населения в Российской Федерации»). Причём работодатель обязан обеспечить подходящие условия труда с учётом индивидуальной программы реабилитации работника с инвалидностью. Это демонстрирует дело, в котором инвалид II группы, получив направление на квотируемое рабочее место в центре занятости на позицию укладчика, получил отказ в найме. Работодатель сослался на невозможность создания для него специального рабочего места. Организация проиграла суд, так как на работодателя законодательством возложена обязанность по выделению и созданию специальных рабочих мест для инвалидов.
• Женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей (ст. 64 ТК РФ). Доказать это довольно сложно, но есть реальные судебные разбирательства. Пока будущая сотрудница проходила процедуру оформления на должность руководителя проекта, она прошла медицинский осмотр, на котором выяснилось, что она беременна. Сразу после получения информации о её беременности работодатель сообщил ей о невозможности трудоустройства, а затем о временном приостановлении приёма кандидатов. Суд постановил, что отказ носит дискриминационный характер, так как связан не с её деловыми качествами, а с положением женщины.

Перечисленные случаи отказа соискателям, защищённым ТК РФ, встречаются чаще всего. Вместе с тем список работников, которым отказывать нельзя, гораздо шире.

Многие работодатели против того, чтобы сотрудник совмещал занятость в компании с другими подработками по разным причинам: из-за риска утечки данных, страха, что сотрудник будет неэффективен и прочего. Тем временем, совмещать несколько работ по закону можно (ТК РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ, ред. от 14.07.2022), поэтому отказ в приёме на вакантную должность на таком основании будет неправомерным.

Например, девушка была трудоустроена в одной организации, а в другой работала на должности главного бухгалтера по совместительству. В связи с увольнением с основного места работы сотрудница попросила работодателя, у которого работала по совместительству, заключить с ней трудовой договор. Но директор учреждения уволил её и принял на должность другого сотрудника. В результате работодателя обвинили в дискриминации при трудоустройстве и в нарушении конституционного права на труд.

Зачастую компании не нанимают специалиста, потому что он не прошёл проверку службы безопасности. Поскольку вывод службы безопасности о потенциальной надёжности кандидата не относится к деловым качествам работника, отказывать по такому основанию нельзя. Но и тут есть исключение: если выясняется, что человек купил диплом в переходе, то отказать на этом основании компания имеет все основания.

Если соискатель когда-то не прошёл собеседование, но обратился в компанию повторно, то его оценка на основании предыдущего общения неправомерна. Как пример, работодатель не стал рассматривать кандидата, сославшись на результаты предыдущего интервью. Такое решение посчиталось судом необоснованным, ввиду того что между первым и вторым обращением претендент мог пройти обучение и улучшить деловые качества, а организация не провела оценку и нарушила процедуру.

Кандидаты могут не видеть разницы между откликом на работном сайте и отказе в трудоустройстве. Однако размещение объявления и получение резюме на сервисе ни к чему не обязывает работодателя. Это прописано в оферте, которую подписывают как компания, так и соискатель.

______________________
⇒ Ознакомиться с офертой hh.ru

Иногда люди действительно обращаются в суд для выяснения, почему их отклик был отклонён на работном сайте, но суды встают на сторону работодателя.

«Соискатель утверждал, что неоднократно откликался на вакансии компании на сайте hh.ru, но никаких ответов не получал. Такое безразличие соискатель посчитал незаконным. Судьи же считают, что правовые последствия могут возникнуть только после обращения кандидата с заявлением о заключении с ним трудового договора, а направление резюме через сайт поиска вакансий в качестве такого обращения рассматриваться не может».

Таким образом, объяснять каждому откликнувшемуся на сервисе по поиску работы, почему он не подходит организации, не нужно. Достаточно отправить общее уведомление. Если вы всё-таки решили аргументировать решение, убедитесь, что формулировки не идут вразрез с законодательством.

Соискатель имеет право направить в компанию письменный запрос с подписью, чтобы узнать причину отказа. По закону у работодателя есть 7 рабочих дней, чтобы отправить ответное письмо с разъяснениями, причём сделать это нужно также письменно.

Важно!
Просьбы соискателя обосновать отказ посредством электронного письма, мессенджера или работного сайта не имеют юридической силы.

Форма ответа — свободная, но текст обязательно должен содержать причины отказа. Проследите, получил ли соискатель письмо в установленный срок, для этого направьте его по почте заказным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.

Важно!
Если не отправить письмо, соискатель будет вправе обратиться в суд, а отказ в приёме на работу может быть признан необоснованным. Помимо требований о признании отказа незаконным и об обязании заключить трудовой договор, в исковое заявление может быть включено требование о возмещении причинённого работодателем материального ущерба и компенсации морального вреда. Такое право соискателя предусмотрено ч. 4 ст. 3 ТК РФ.

Если ответ не устроит кандидата, он может обратиться в суд в течение трёх месяцев после получения письма.

За необоснованный отказ работодателю грозят два вида ответственности — административная или уголовная:

За что предусмотрена ответственность	Мера ответственности	Основание
Незаконный отказ в приёме на работу (то есть не связанный с деловыми качествами кандидата или отказ тому, кому закон запрещает отказывать) считается нарушением трудового законодательства	Административная Предупреждение или штраф: ● с должностных лиц — от 1 000 до 5 000 ₽; ● с ИП — от 1 000 до 5 000 ₽; ● с юридических лиц — от 30 000 до 50 000 ₽	Статья 5. 27 Кодекса об административных правонарушениях РФ
Отказ в приёме на работу беременной женщины или женщины, имеющей детей в возрасте до 3 лет, по этим мотивам	Уголовная ● штраф до 200 000 ₽ или в размере зарплаты либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев; ● либо обязательные работы на срок до 360 часов	Статья 145 УК РФ
Отказ в приёме на работу соискателей предпенсионного возраста по мотиву достижения ими предпенсионного возраста	Уголовная ● штраф до 200 000 ₽ или в размере зарплаты либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев; ● либо обязательные работы на срок до 360 часов	Статья 144.1 УК РФ

Размер компенсации морального вреда вычисляется судом в зависимости от обстоятельств каждого дела «с учётом объёма и характера причинённых работнику нравственных или физических страданий, степени вины работодателя, иных заслуживающих внимания обстоятельств, а также требований разумности и справедливости» по пункту 63 Постановления № 2.

При этом суды практически всегда отклоняют просьбу соискателей в заключении трудового договора, потому что обжаловать необоснованный отказ можно, но не незаключение трудового договора.

Резюмируя всё вышесказанное, составлять вакансии и отказывать нужно с умом. Если вы понимаете, что кандидат вам не подходит, советуем следующее:

🔲 Отправляйте ответ в письменном виде. Соискатель сможет внимательно ознакомиться с причиной отказа, справиться с эмоциями и задать уточняющие вопросы.

🔲 Подготовьте нейтральный шаблон ответа заранее, который можно отправлять при массовых отказах или править при надобности. Елена Лондарь, HR-эксперт, консультант Премии HR-бренд и Рейтинга работодателей России hh.ru, предлагает следующий текст.

🔲 Не оставляйте кандидатов без внимания. По статистике hh.ru, 63% соискателей негативно относятся к организациям, которые оставили их без ответа. Это влияет и на отношение человека к компании, и на бренд работодателя в общем.

Кроме того, отсутствие ответа на отклики на hh. ru влияет на индекс вежливости компании. Если у вас нет времени отвечать каждому, отправьте соискателям шаблонное письмо с помощью кнопок массовых действий в личном кабинете hh.ru. Больше лайфхаков, как работать с откликами соискателей на hh.ru читайте здесь.

🔲 Если человек проходил интервью в несколько этапов, но ему приходится отказывать, отправьте развёрнутый ответ. Для того чтобы письмо содержало обоснованный ответ — попросите нанимающего менеджера помочь в составлении текста письма.

🔲 Выделите время на отправку отказов в начале или конце рабочей недели. Это позволит правильно сформулировать мысль и не оставить никого без ответа.

Ещё о трудовом праве

↩ К другим статьям

4 фразы, которые помогут отказать кандидату — Work.ua

Отказы — один из самых неприятных моментов в работе любого рекрутера, но от них никуда не деться. Work.ua делится советами, которые помогут упростить эту задачу.

Самый плохой вариант отказа: сказать кандидату: «Мы вам перезвоним!» — и не перезвонить. Никому не хочется это делать, и у всех есть более важные и интересные задачи. Но отказывать важно:

• отказы — это одна из составных частей имиджа компании на HR-рынке;
• это ваш имидж как рекрутера;
• наконец, это просто ваша работа.

При этом помните, что отказывать проще письмом, а не по телефону. Это менее сложно эмоционально и для соискателя, и рекрутера.

Но если отказать приходится потенциальному топ-менеджеру, лучше найти время для телефонного звонка. В ходе разговора необходимо привести доводы, которые стали причиной отказа, и высказать сожаление и надежду на то, что желание работать в компании у соискателя сохранится. Заканчивая беседу, стоит пообещать кандидату связаться с ним, как только появятся новые вакансии.

И, конечно, отказ должен быть обоснован и только деловыми качествами. Вместо «К сожалению, мы не готовы сделать вам это предложение сейчас» составьте индивидуальный ответ. Work.ua приводит 4 примера аргументов.

«Мы приняли на работу кандидата с большим опытом»

Любой кандидат при поиске работы задумывается о своем профессиональном багаже, и о том, почему он не получил должность — чего ему не хватило для победы в соискании вакансии? Поэтому ему будет легче принять отказ, если он узнает, что в борьбе за должность победил сильнейший, т.е. более опытный.

Например: «К сожалению, на данный момент вы не подходите нам по опыту. Мы ищем кандидата, который, как минимум, три года работал в этой сфере и знает рынок».

«Мы приняли на работу кандидата с профильным образованием»

Если образование в требованиях к вакансии указано не для красного словца, а непосредственно влияет на качество работы, логично отказать соискателю, у которого оно неоконченное или непрофильное.

«Руководство решило переместить на эту должность уже работающего в компании сотрудника»

Компании развиваются, сотрудники тоже. Менеджер по продажам в свободное время выучился на дизайнера и тоже прошел собеседование на открывшуюся вакансию? Вполне понятно, почему ваш выбор пал на сотрудника, который уже работает в компании, знаком с ее ценностями, правилами и коллективом.

«Для работы на этой должности необходимы такие и такие знания или навыки, которых у вас нет, поэтому мы приняли решение в пользу другого кандидата»

Если же кандидату не хватило профессионального багажа — напишите, как есть. С конкретным указанием навыков, которых не хватает. Зачастую и сам кандидат осознает, что «недотянул», но надежда, как известно, умирает последней.

Корректно сформулированный отказ может дать вам «горячий резерв», если вы не на 100% уверены в выбранном кандидате. Но не внушайте ложных надежд «номеру два», ведь его услуги могут оказаться и невостребованными.

Шаблон письма-отказа

Как правило, письмо-отказ соискателю состоит из:

• приветствия;
• благодарности за уделенное время и внимание к компании;
• сообщения, что вакансия закрыта, на нее принят другой кандидат;
• нескольких теплых слов с пожеланием успеха в заключение.

Иногда в письмо добавляют фразу: «Надеемся, вы не будете против, если мы сохраним ваш отклик и обратимся к вам, если у нас появятся другие предложения».

В работе с отказами ничего страшного нет. Особенно, если сделать эту часть работы отлаженным бизнес-процессом. Тогда снижается ее эмоциональная составляющая, и проблема становится просто задачей, которую надо решить. Конечно, работать совсем без сердца в подборе нельзя, да и не нужно, но и растрачивать попусту эмоциональный ресурс тоже не стоит. Work.ua желает вам удачного подбора.

Читайте также

• 6 типов соискателей, которым лучше отказать
• Почему соискатель отказался работать в вашей компании
• 5 правил для рекрутеров, которые упростят жизнь вам и вашим кандидатам

Читайте нас в Telegram

Чтобы оставить комментарий, нужно войти.

Образец идеального письма об отказе

Никогда не знаешь — один из отвергнутых тобой кандидатов может отлично подойти на одну из твоих ролей в будущем!

До пандемии на каждую корпоративную вакансию приходилось около 250 претендентов. Из них от четырех до шести дойдут до финального собеседования, и только один получит работу. В постпандемическом мире только в Соединенных Штатах насчитывается более 12,6 миллиона безработных. Это означает, что количество претендентов еще больше. Таковы отказы, которые сопровождают их.

Когда ты каждый день отвергаешь столько кандидатов, становится сложно оставаться человеком. Вы теряете чувствительность и можете даже забыть, что люди, с которыми вы имеете дело на другом конце провода, — это просто люди.

Сейчас как никогда важно быть добрым. Проверьте себя, прежде чем отвечать любому соискателю, независимо от его стадии. Вот контрольный список, который вы можете использовать, чтобы просмотреть свои ответы и создать шаблоны, которые лучше всего подходят для вашей компании и помогут вашим кандидатам чувствовать себя ценными, даже если их отвергнут.

Рекомендации по отклонению кандидатов

Если вы можете создать шаблон для использования и регулярного изменения для каждого из ваших кандидатов, это сделает каждое письмо с отказом немного проще и немного проще. По мере продвижения учитывайте следующие рекомендации и создавайте то, что идеально подходит вам и вашей команде.

1. Сообщите им быстро

Многие люди любят ждать, пока они не найдут или наймут лучшего кандидата, прежде чем уведомлять других кандидатов, что они не будут продвигаться вперед. Не делай этого. Как только вы узнаете, что человек, о котором вы пишете отзыв или с которым разговариваете, не лучший кандидат для вашей команды, сообщите ему об этом. В зависимости от того, на каком этапе собеседования они находятся, это может быть электронная почта или телефон. Если они находятся только на начальных этапах рассмотрения заявки или экрана телефона, вы можете написать по электронной почте. Кроме того: любезно позвоните им.

2. Персонализируйте свой отказ

Шаблоны значительно упрощают управление и гарантируют, что вы учтете все, что вам нужно, при каждом отказе. Оставьте разделы в своих шаблонах для персонализации. Упомяните имя кандидата в начале и подпишите сообщение своим. Возьмите на себя ответственность за отказ , а не просто прячьтесь за названием вашей компании. Если вы говорили с ними или они прошли через этот процесс, упомяните что-нибудь из вашего разговора, если можете . Предоставление личных данных помогает кандидату почувствовать, что он для вас больше, чем просто цифра, и может смягчить удар отказа.

3. Говорите коротко и ясно

Никто не хочет читать роман о том, почему он не может найти работу. Пусть ваше письмо с отказом будет коротким и приятным. Достаточно одного-двух абзацев, содержащих всю важную информацию. Дайте им понять, что они не будут двигаться дальше, что вы цените их время , добавьте любую дополнительную информацию, которую вы считаете необходимой, а затем двигайтесь дальше. Если они обратятся за дополнительной информацией, постарайтесь, чтобы она была быстрой и краткой.

4. Будьте честны

Если вы сможете быть честным в своем отказе, людям не придется тянуться назад и спрашивать, почему они не продвигаются вперед. Найдите время, чтобы поговорить с вашим HR или отделом кадров о том, что вы можете или не можете поделиться относительно конструктивных идей. Однако постарайтесь предоставить как можно больше информации. Это поможет создать лучшее впечатление о вашей компании у кандидата и поможет ему двигаться вперед. Чем больше идей вы можете предложить, тем больше у них шансов на то, что их следующее интервью будет успешным.

Спросите мнение о вашем процессе

Точно так же, как им интересно, что можно было бы сделать лучше, вам тоже должно быть интересно. Спросите людей, которые участвуют в вашем процессе, что им понравилось и не понравилось. Спросите их, что показалось вам неудобным или что-то, что вы могли бы улучшить. Запрашивая информацию, вы показываете им, что цените их опыт, но вы также получаете возможность услышать разные точки зрения на то, как вы могли бы улучшить свой процесс собеседования.

Шаблоны писем об отказе

Теперь, когда мы разобрали, что следует учитывать и включать при написании письма с отказом, вот три шаблона, которые вы можете использовать. Тип ответа, который вы отправляете после экрана телефона, и после разговора с ними, должен отличаться. Точно так же вам следует позвонить им, если у вас было собеседование или вы отняли у них много времени.

Шаблон для отправки кандидату, который подал заявку, но еще не дозвонился до экрана телефона:

Здравствуйте, [Имя],

Большое спасибо, что нашли время подать заявку на [Роль] в [Ваша компания]. Мы очень ценим ваш интерес.

У нас была возможность проверить вашу квалификацию, и, хотя у вас впечатляющий опыт работы, мы в конечном итоге решили перейти к другим кандидатам на данный момент.

Я буду рад оставаться на связи, если что-то изменится или появятся другие возможности с [Вашей компанией], которые могут соответствовать вашему опыту.

Еще раз спасибо за ваше время и интерес к [Компании] — удачи в ваших поисках.

Спасибо,
[Ваше имя]

Если вы просмотрели их учетные данные, запланировали экран телефона, а затем решили, что они не подходят, шаблон немного изменится:

Привет, [Имя],

Спасибо, что нашли время поговорить со мной и позволили нам рассмотреть вашу кандидатуру на должность в [Компания]. Несмотря на то, что у вас впечатляющий опыт [отметьте, что вам понравилось в вашем разговоре], мы в конечном итоге решили продолжить работу с другими кандидатами на эту роль.

Я буду рад оставаться на связи, если что-то изменится или появятся другие возможности, которые могут соответствовать вашему опыту, поскольку мы продолжаем расширяться.

Еще раз большое спасибо за проявленный интерес к [компании] и удачи в поисках.

Спасибо,
[Ваше имя]

При отклонении кандидата после продолжительного собеседования или беседы рекомендуется связаться по телефону. Прекратите обсуждение, сообщив им, что вы не будете двигаться дальше.

Продолжайте говорить, что вы цените их время и энергию и помните о них для будущих ролей. Если вы хотите, свяжитесь с ними по электронной почте примерно следующим образом:

Привет, [имя],

Спасибо, что поговорили со мной. Я хотел бы повторить, что я благодарен за время и энергию, которые вы вложили в процесс интервью. Хотя это не сработало для этой роли, я рад иметь в виду вас для будущих должностей в [Компании].

Пожалуйста, дайте мне знать, если я могу чем-то еще помочь, и удачи вам в поиске работы.

Спасибо! Это происходит вдвойне, когда вы отвергаете кандидатов на горячем рынке труда. Дайте людям их ответы быстро и будьте краткими и приятными. Если они просят оставить отзыв о том, что они могли бы сделать лучше или как они могли бы изменить свое резюме, предоставьте им как можно больше информации. Точно так же спросите их мнения о том, что вы могли бы сделать лучше. Никогда не помешает улучшить ваши процессы, даже если вы не продвигаетесь вперед с ними.

Обращайтесь со своими кандидатами как с людьми. Персонализируйте используемые вами шаблоны и будьте максимально открытыми и восприимчивыми. Выстраивание отношений, а не их разрыв — один из лучших способов обеспечить здоровье и стабильность вашего бизнеса.

3 Шаблоны идеального письма об отказе

Мы подготовили шаблоны, которые лучше всего подходят для вашей компании и помогают вашим кандидатам чувствовать себя ценными даже в случае отказа.

Как написать идеальное электронное письмо с отказом кандидата с помощью наших шаблонов

Сообщить потенциальному кандидату, что у него нет работы, — одна из самых сложных вещей, которую может сделать каждый, но очень важно, чтобы вы это сделали. Соискатели потратили время, усилия и, в некоторых случаях, расходы на подачу заявления и участие в собеседовании, поэтому самое меньшее, что вы можете сделать, это сообщить им, если у них нет работы.

Лучшие электронные письма с отказом кандидата должны быть личными и профессиональными, предоставляя соискателю достаточно обратной связи. Они находят правильный баланс между позитивом, информативностью и воодушевлением, но при этом говорят «нет».

Сделайте это правильно, и вы улучшите репутацию своего бизнеса. Сделайте это неправильно, и электронное письмо с отказом от плохой работы может быстро распространиться по всему миру, нанося ущерб вашей репутации и авторитету.

Вы отправляете много писем с отказами кандидатам? Попробуйте интеллектуальные шаблоны электронной почты Flowrite, чтобы быстрее писать повторяющиеся электронные письма. Вот как это работает:

Что такое электронное письмо с отказом?

 Ответ по электронной почте об отказе в приеме на работу — это профессиональная вежливость по отношению к соискателям, которые не добились успеха после подачи заявления или посещения собеседования.

После того, как вы решили, с кем провести собеседование или нанять, важно как можно скорее сообщить об этом неудачливым кандидатам.

Настоящих правил в отношении электронных писем с отказом от работы не существует, но вы обязательно должны их отправить. К сожалению, многие организации не беспокоятся об этом.

Платформа вакансий Workable обнаружила, что 75 % соискателей никогда не получают ответа после отправки заявки. Еще 60% никогда не получали никакой обратной связи после интервью.

Почему мне нужно знать об электронных письмах с отказом в приеме на работу?

Задача составления письма об отказе часто делегируется сотрудникам, которые, возможно, не участвовали в процессе отбора. Ключ в том, чтобы найти правильный тон между обнадеживающим и позитивным, но честным и профессиональным.

Если вы никогда раньше не писали письмо с отказом кандидату, может потребоваться некоторая практика, прежде чем вы сделаете все правильные заметки. Даже опытные рекрутеры могут столкнуться с трудностями при создании писем с отказом.

Сообщить кому-то плохие новости всегда сложно, но писать письма с отказом особенно сложно. Соискатели эмоционально вкладываются в процесс найма, и отказ может быть трудно воспринят.

По данным Glassdoor, в среднем процесс найма занимает от заявки до встречи 27 дней. Если кандидаты были приглашены на собеседование и встречались с потенциальными работодателями, ответ «нет» может быть трудным. В случае отказа соискатели испытают ряд эмоций, включая разочарование, гнев и разочарование.

Отсутствующее или плохо написанное письмо может повредить самооценке получателя и будущим намерениям потенциальных новобранцев», – обнаружили исследователи. Проще говоря, плохое письмо с отказом может нанести непоправимый вред чьему-то психическому здоровью.

В другом исследовании ученые обнаружили, что кандидаты, отклоненные без получения корреспонденции, с большей вероятностью считали, что организация не выполнила свои обязательства. Те, кто не получил персонализированное письмо с отказом, имели то, что исследователи называют «более негативными намерениями» по отношению к организации. ‍

Хорошо написанное письмо с отказом поможет достичь трех целей: ‍

1. Своевременно сообщать важные новости.
2. Обеспечьте эмоциональное закрытие соискателя.
3. Защитите репутацию и улучшите восприятие своей организации.

Письмо с отказом перед собеседованием или электронное письмо с отказом после собеседования может быть коротким или длинным по вашему желанию, но оно должно содержать некоторые особенности, которые мы рассмотрим далее.

Что делает электронное письмо с отказом кандидата отличным?

Мы уже писали о профессиональном этикете электронной почты, но письмо с отказом для вакансий немного отличается. Наше исследование показало, что любое успешное электронное письмо с отказом состоит из четырех основных частей.

1. Поблагодарить заявителя
2. Сообщить плохие новости
3. Объяснить причины
4. Положительный конец

Давайте рассмотрим их более подробно.

1.   Поблагодарите заявителя

Соискатели потратили время и силы на подачу заявки. Они полны энтузиазма, взволнованы и эмоционально вложены в процесс. Устроиться на работу сложно, а отказаться еще труднее. Следовательно, важно признать это, поблагодарив их за их усилия.

2. Сообщите плохие новости

Письма с отказом касаются плохих новостей, поэтому будьте ясны и искренни. Если нет, то так и скажи.

Ваш ответ должен быть окончательным и не оставлять заявителю никаких иллюзий относительно того, что у него есть шанс. Чистый разрыв — самый честный подход.

3.   Объясните причины

Крайне важно, чтобы вы объяснили, почему человек не получил работу.

Вы можете указать здесь столько подробностей, сколько пожелаете. В некоторых случаях можно просто указать, что есть более подходящие кандидаты, или вы можете предоставить длинную и подробную обратную связь. Посмотрите наши примеры ниже для вдохновения.

Даже краткий отзыв лучше, чем его отсутствие. Если вам трудно найти время или нужные слова для написания отзыва, ознакомьтесь с интеллектуальным шаблоном электронной почты обратной связи Flowrite, который использует искусственный интеллект для написания ваших электронных писем обратной связи для вас.

4.

Завершите письмо позитивно

Важно заканчивать письмо на позитивной ноте. Вы не дали этому человеку работу, но для него есть роль.

Поблагодарите заявителя, признайте его сильные стороны и предложите ему подать заявку снова. Если вы готовы довести дело до конца, предложите кандидату оставить отзыв.

Как отклонить кандидата по электронной почте

Вы ознакомились с нашей методикой составления идеального электронного письма, но вам может быть интересно, как это отразится на электронном письме с отказом? Давайте взглянем на некоторые важные советы по написанию письма об отклонении заявки.

1. Используйте имя человека

Может возникнуть соблазн отправить групповое электронное письмо всем интервьюируемым, но не делайте этого. Всегда обращайтесь к человеку по имени. Они это оценят.

Мы предпочитаем использовать имя, так как оно звучит более лично. Вы можете узнать больше о том, как начать профессиональную электронную почту, в нашем подробном блоге.

2. Поблагодарите их за подачу заявления

Каждое заявление и собеседование означают многочасовые усилия соискателя, поэтому благодарность не просто приветствуется; это необходимость.

На номер

[email protected]

Дорогая Катя,

Спасибо, что нашли время подать заявку на вакансию UX-дизайнера.

3. Начните с плохих новостей (и не извиняйтесь за то, что выбрали лучшего кандидата)

Сразу же сообщите людям, что они потерпели неудачу. Не оставляйте это в конце письма, чтобы сообщить плохие новости. Соискатели будут читать и перечитывать вашу электронную почту, поэтому будьте ясны, а не расплывчаты.

Например: ‍

• В связи с этим мы решили не рассматривать вашу заявку дальше.
• Я пишу, чтобы сообщить вам, что вы не были выбраны для собеседования.
• К сожалению, в настоящее время мы не будем рассматривать вашу заявку.

Вы можете извиниться, но не надо. Решения, которые вы принимаете, лучше всего подходят для вашего бизнеса, и вам не нужно извиняться.

4. Будьте индивидуальны

Если вы потратите немного времени на размышления об опыте кандидата, соискатель почувствует ваше решение взвешенным и справедливым. Отказ без объяснения причин может привести к замешательству, разочарованию и расстройству.

5. Если вы предлагаете оставить отзыв, убедитесь, что вы действительно это делаете

Многие организации предлагают оставить отзыв, но не делают этого (по многим причинам). Если вы не готовы предоставить обратную связь, не предлагайте это сделать.

6. Поощряйте их повторно подавать заявки

Перед лучшими кандидатами всегда открыта дверь, так что поощряйте их подавать заявки снова. Включите детали того, как они могут искать новые возможности.

Вы можете предложить соискателям связаться с вами в социальных сетях, таких как LinkedIn, чтобы узнать о новых возможностях. ‍

7. Завершать профессионально

Мы написали подробный блог о лучших методах завершения профессиональных электронных писем. Проверьте это.

8. Вычитка всех писем

Нет ничего хуже, чем плохо написанное электронное письмо с отказом, поэтому обязательно проверьте его перед отправкой.

Какой длины должно быть письмо с отказом?

Нет правильного или неправильного ответа. Во-первых, вы пишете письмо с отказом от работы. Так много предприятий и организаций даже не делают этот шаг.

Хорошее руководство состоит в том, что чем дольше кто-то участвует в процессе выбора работы, тем более подробным должно быть письмо с отказом кандидата. В большинстве случаев достаточно трех-четырех абзацев.

Строка темы электронного письма с отказом

Лучше всего, чтобы все было просто, ясно и профессионально. Рекомендуем указывать название вакансии в теме письма. В качестве примера можно использовать следующее.

Кому:

will. [email protected]

Ваше заявление на должность руководителя отдела кадров

Шаблон электронного письма с отказом

Вы должны персонализировать свои электронные письма с отказом для каждой роли и каждой организации, но вот несколько основных примеров, которые вы можете сделать следить.

Пример 1: Электронное письмо с отказом от основного кандидата

Это довольно стандартное письмо с отказом, специально предназначенное для данного человека. Профессионально, по делу и понятно.

Кому:

[email protected]

Ваше заявление на должность главного операционного директора

Дорогая Изабелла,

Благодарим вас за заявку на должность главного операционного директора в Primity. В связи с этим мы решили не рассматривать вашу заявку дальше.

Я хочу поблагодарить вас за время и усилия, которые вы потратили на свое приложение. Мы были особенно впечатлены широтой вашего опыта. Однако мы считаем, что на эту должность больше подходят другие кандидаты.

Хотя вы не добились успеха в этом случае, мы рекомендуем вам проверить наши вакансии и подать заявку снова, если вы найдете подходящую.

С уважением,

Кимберли

Пример 2: Официальное письмо с отказом

Если вы пишете от имени другого лица, будьте кратки и формальны. Вот пример.

Кому:

[email protected]

Ваша заявка на должность по развитию бизнеса

Дорогой Арчи,

Благодарим вас за заявку на должность менеджера по работе с клиентами в Corpod. Я пишу, чтобы сообщить вам, что вы не были выбраны для собеседования.

Мы понимаем, что это может вас разочаровать. В связи с этим мы получили значительное количество заявок от кандидатов, более точно соответствующих нашим требованиям на эту роль.

Вы можете связаться со мной через LinkedIn, где мы сможем оставаться на связи. Вы также можете узнать о любых новых возможностях на нашей странице вакансий.

С уважением,

Вероника

Пример 3: Электронное письмо с подробным отказом

Если вы готовы предоставить подробный отзыв, это может быть очень полезно для соискателя. Этот шаблон является подходящим образцом письма с отказом после собеседования. Он создан по образцу электронного письма с отказом, используемого Apple.

До

[email protected]

Ваша заявка на должность директора по доходам

Дорогая Мона,

Было очень приятно встретиться с вами на собеседовании в начале этой недели. Мы были впечатлены вашим опытом, профессионализмом и подходом, но мы выбрали другого кандидата.

Я знаю, что вы будете разочарованы этой новостью. Участникам интервью понравилась ваша презентация, и они высоко оценили ваше понимание нашей стратегии.

Мы претерпеваем трансформацию и ищем людей с сильным цифровым опытом. Я уверен, что ваши знания, опыт и квалификация помогут вам найти подходящую должность для достижения ваших целей.

Желаю вам успехов в поиске работы и будущей карьере. Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне, если вы хотите обсудить это более подробно.