Как планировать: Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Содержание

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 

в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:

«Я никогда не выполняю план. ..» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете

в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник.  Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач







Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана

Брайан Трейси

 

Как планировать время, чтобы это работало

21 Dec 2021

Все книги по саморазвитию пестрят заголовками о важности планирования рабочего дня. Его преимущества – это быстрое включение в работу, возможность точно распределить время и расставить дела по приоритету. Лично для меня список дел создает видимость, что выполнить можно любую работу – вот же оно записано в блокноте, стоит только сделать и вычеркнуть. Но это не так.

Если бы такой способ работал для всех и всегда – мы бы жили в идеальном мире выполненных задач. Но на деле одни планы так и остаются на бумаге, другие отнимают слишком много времени, третьи завершаются только наполовину.

Почему планирование плохо работает

Первое: многие переоценивают свои силы и неправильно рассчитывают время, которое выделяют на выполнение задач.

Пирамида Франклина – популярный способ планирования

Второе: невозможно учитывать все непредсказуемые факторы, например, пробки на дорогах или отключение света.

Что советует наука

Курс

UI/UX design

Начни свой путь в веб-дизайне с нуля до трудоустройства за 6 месяцев. Зарабатывай на старте от $700

РЕГИСТРИРУЙТЕСЬ!

  • При планировании дня вспомните, сколько времени у вас занимало исполнение такого же или похожего дела раньше. Конечно, обстоятельства не будут идентичными, но так можно более точно оценить срок выполнения той или иной задачи.
  • Постарайтесь точно соответствовать плану и во время работы над любым заданием не отвлекаться ни на что другое (особенно на панику, что вы не успеваете). Так вы повысите свою результативность.

Мозгу, чтобы полностью переключиться с одной задачи на другую, требуется 23 минуты и 15 секунд.

Матрица Эйзенхауэра

  • Найдите человека, который будет «контролировать» вашу деятельность – выполнение задач в срок. А вы могли бы делать то же для него. Благодаря этому человеку вы будете относиться к решению вопросов более ответственно.

Такой обмен помогает привести мысли в порядок и получить дельные советы по поводу распорядка.

Как правильно планировать

Американские коучи Роджер Сайп и Робб Збиерски в своей книге «Разум под контролем» дают несколько дельных советов по распределению времени.

Выделяйте себе по два часа каждые две недели на встречу с самим собой. Это время нужно посвятить тому, чтобы вспомнить, что для вас действительно имеет значение, пересмотреть свои цели и сделать расписание на следующие две недели.

Следующие семь шагов конкретизируют, что именно нужно делать в эти два часа.

  • Представьте себя в самом счастливом состоянии. Что вам для этого нужно и что конкретно сделать, чтобы это получить? Звучит банально, но, если вы не знаете, куда стремитесь, – то, как вы распределяете свое время, большой роли не играет. Если вы не понимаете, где хотите очутиться, вы не найдете самый короткий путь туда.
  • Пересмотреть дела. Выделить все стоящие. Суть упражнения состоит в том, чтобы вы почувствовали, что вы управляете своей жизнью, а не плывете по течению. Посмотрите, что важного у вас запланировано, и впишите это в календарь. Возможно, на этом этапе многие дела отвалятся, так как они не имеет для вас большого значения.
  • Время для самосовершенствования. Да, его тоже нужно планировать. Изучаете испанский, ходите в зал или на танго, читаете книги по бизнес-развитию? Обязательно впишите это в свой календарь. Все планы по посещению тренингов, курсов, мастер-классов тоже впишите на конкретные даты и время. Так велика вероятность, что вы не пропустите занятия, которые делают вас лучше и делают лучше вам.

Техника временных блоков

  • Зеленое время – время профессиональной деятельности. Запланируйте и его (особенно это важно для тех, кто работает из дома). Все, что приносит вам доход, – зеленое время, которое нужно отметить в календаре.
  • Красное время – тоже ваша профессиональная деятельность, которая не приносит денег сейчас, но становится грунтом для зеленого времени в будущем. Например, подготовка к презентации – это красное время. Оценка эффективности, оформление документации, поиск потенциальных клиентов – тоже красное время. Важно это планировать очень конкретно, чтобы эти задачи не поглотили ваши силы и вы не бежали весь день, как хомяк в колесе, без видимого результата.
  • Гибкое время – время «да я бы с удовольствием это сделал, но сейчас, увы, не могу». Например, клиент, которому нужно, чтобы вы отложили все свои дела и занимались именно его вопросом (да, бывает разное, я иногда тоже так делаю). Чтобы контролировать такие ситуации и грамотно управлять своим временем, лучше учесть и гибкое время тоже. Его стоит посвятить решению вот таких «как снег на голову» задач.
  • Восстановление – время на это тоже планируем. Все, что помогает вам отдохнуть очень конкретизировано вписывайте в график. Свидания, театр, коньки, рукоделие, сериалы, просто на диванчике полежать – главное, чтобы вы собрали свои силы назад.

Что делать, если строгое планирование не для меня

И не для меня тоже. Строгое планирование подходит большинству людей на планете и многим очень помогает в развитии карьеры, поддержании баланса между семьей, работой и личным временем. Но не всем.

Возможно, вы, как и я, «хаотик». И если однообразие вам мгновенно наскучивает, а обычный тайм-менеджмент бесит – вот моя система жизни без плана.

Из-за склада характера у меня выработался своеобразный способ планирования. Когда я договариваюсь с клиентом о встрече – мы выбираем, например, вторник. Но в связи с очень быстрыми изменениями графика у обоих мы не говорим о конкретном времени. И уже во вторник утром или даже днем решаем, какой час будет удобен нам обоим.

Методы фиксированного времени

Я решил для себя, сколько неопределенности я готов себе разрешить. Можно задать себе вопросы: нужны ли вам фиксированные рабочие часы? Хотите ли вы постоянно помнить, какой сегодня день недели? Любите ли выполнять одинаковый объем работы ежедневно или готовы за три дня без сна отработать все и сразу?

Я комбинирую разные виды деятельности на протяжении дня: не занимаюсь постоянно чем-нибудь одним, а, например, до обеда делаю таблицы, а после – встречаюсь с клиентами.

Еще идеи, которые я слышал от коллег

  • Иметь одну работу, но параллельно проходить курсы по всякому разному, чтобы отвлекаться и повышать шансы найти что-то интересное.
  • Если работаете на многих проектах – лучше создать общий, который будет постоянно обновляться, список того, что нужно сделать на неделе, и стараться переключаться с задачи на задачу.
  • Учитывать биологию циркадных ритмов – часов, которые встроены в наш организм. Очевидное: утром кортизол, который отвечает за мобилизацию организма повышен, так что стрессовые дела лучше планировать на это время. Неочевидное: промежуток между полуднем и четырьмя часами дня – самый сложный для дел, где необходимо сосредоточиться. Так что сюда лучше планировать несложные, приятные дела.
  • Вечером мы лучше всего выполняем задачи, которые требуют креативности. На это вроде как влияет усталость – мы ослабляем контроль и мозг свободно ищет разноплановые решения проблемы.

Как итог скажу, что порой даже в самый продуманный план жизнь вносит свои коррективы. И не забывайте, что они могут быть прекрасны.

Этот материал – не редакционный

Это – личное мнение его автора. Редакция может не разделять это мнение.

баланс жтзни и работыпланированиетайм-менеджмент

Все публикации автора

Топ материалы недели

Вакансии

Разместить вакансию

Еще 1 вакансия

Спецпроекты

Топ статья декабря

Топ материалы недели

Как составить план за 5 шагов 🗺

Большинство людей никогда не достигают своих целей.

Согласно исследованию Скрэнтонского университета, 92 процента новогодних обещаний остаются нереализованными.

Эта тенденция выходит за рамки наших планов на конец года. Почему?

«Работайте усерднее, а не умнее»

Это потому, что часто, когда у нас есть цель или результат, у нас возникает импульс очень усердно работать над первыми задачами, о которых мы можем подумать, — и мы прыгаем прямо внутри. Это эмоциональный импульс. Это приятно. Это может даже вызвать чувство эйфории. Мы сразу же становимся жертвами ложного убеждения, что «ключ к успеху — упорный долгий труд».

Это глубоко укоренившееся общественное предубеждение, тем более сильное, что в нем есть доля правды.

Тяжелая работа может помочь в достижении цели, но этого недостаточно. Кроме того, тяжелая работа не всегда необходима. Он может даже помешать хорошим результатам.

Как тяжелая работа возможно может помешать хорошим результатам?

Это может удержать нас от выгорания. Или работает не в том направлении. Или мешают нам из-за полного истощения и рассеянности увидеть ценные возможности или опасные риски для достижения цели.

Все потому, что мы не успели придумать план.

Долгие часы тяжелой работы могут привести к успеху. Но и это часто приводит к неудачам. Правда в том, что самые долгие и тяжелые часы работы не могут приблизить человека или команду ни на дюйм к успеху без хорошего плана.

«Просто сделай это» и Гёте

Часто, когда мы стремимся к достижению цели, мы предполагаем, что лучше быстро погрузиться в нее, чем откладывать действие.

«Просто сделай это», пожалуй, самый известный рекламный слоган последних десятилетий.

И самая известная литературная версия этого, безусловно, та, которая на протяжении веков была взята из гетевского Фауста

«Все, что вы можете делать или мечтать, вы можете — начинайте; В смелости есть гениальность, сила, магия».

Но планирование — это тоже действие. Даже научиться составлять план — это еще одна форма действия.

Стоит помнить, что Гёте был не только великим поэтом и драматургом, но и способным государственным администратором. Вы можете поспорить, что «Просто сделай это» всегда была частью корпоративной системы, предполагающей огромное количество планирования.

Почему отсутствие планирования ограничивает эффективность действий

Несмотря на самые лучшие намерения, отсутствие планирования имеет тенденцию ограничивать наш успех.

Вероятно, вы могли бы написать более длинный список причин, чем этот.

Отсутствие средств планирования…  

  • Будут предприняты ненужные действия
  • Необходимые действия могут быть упущены из виду
  • Будет упущена эффективность
  • Возможности будут упущены 
  • Риски останутся незамеченными
  • Вам почти наверняка придется вернуться и переделать работу, что потребует больших затрат времени и усилий, потому что этого требует разработанный «план».
  • Значимое делегирование или найм становится затруднительным или невозможным 

Какие один или два пункта вы могли бы добавить в этот список?

 

Почему планирование — это лучшее действие, которое вы можете предпринять в начале

Правда в том, что время, потраченное на создание плана действий, редко мешает прогрессу.

Преимущества планирования полностью противоположны недостаткам, перечисленным в предыдущем разделе. Вот они:  

  • Большинство или все действия, необходимые для достижения цели, будут включены в план
  • Эффективность может быть встроена в работу и в хронологический порядок задач достичь цели быстрее и лучше станет очевидным
  • Риски и опасности станут более заметными, и, следовательно, ими можно будет лучше управлять 
  • Вы можете выполнять задачи правильно с первого раза, без необходимости возвращаться назад и вносить серьезные изменения в работу, чтобы все хорошо сочеталось друг с другом
  • Вы можете осмысленно делегировать или нанимать, поскольку каждый может свериться с планом

Какие один или два пункта вы можете добавить к этому списку преимуществ планирования?

Планирование создает эмоциональную силу решимости и импульса

Возможно, наиболее важным из эмоционального настроя, в котором мы склонны проскользнуть мимо стадии планирования, является то, как планирование создает и сохраняет огромные запасы положительной энергии.

Как только вы научитесь эффективно планировать, разработка и следование плану действий укрепит вашу решимость и придаст импульс, необходимый для того, чтобы довести дело до конца.

А когда вам понадобится заряд энергии, обновление веры в то, что вы сможете проявить настойчивость и достичь своей цели, вы можете перечитать план еще раз. Вы можете увидеть дорожную карту, ведущую туда, где вы хотите быть.

Чтобы помочь, эта статья описывает, как составить план в пять шагов.

1. Письменно сформулируйте свою цель

Составление эффективного плана действий начинается с определения и документирования конечной цели.

Согласно исследованию Доминиканского университета, люди, которые записывают свои цели, достигают значительно большего, чем те, кто этого не делает.

Помимо увеличения шансов на успех, изложение ваших целей в письменной форме также заставит вас учитывать необходимый процесс, а не только желаемый результат.

Это особенно полезно при попытке определить цели, которые могут быть расплывчатыми, возвышенными или неоформленными.

Во-первых, сила постановки правильного вопроса

 Эйнштейн сказал:

«Если бы у меня был час на решение задачи и от решения зависела бы моя жизнь, я бы потратил первые 55 минут на определение правильного вопроса. вопрос, который нужно задать, поскольку, если я знаю правильный вопрос, я могу решить проблему менее чем за пять минут».

Хотя это и преувеличение для эффекта, принцип верен для составления любого плана, придумывания любого решения, достижения любой цели.

Составление идеального плана для достижения бесцельной цели было бы ошибкой. Разработка наилучшего плана для достижения разрушительного результата — трагедия.

Итак, пока вы определяете свою цель, мы предлагаем потратить достаточно времени на то, чтобы спросить себя, чего вы действительно хотите. Зачем тебе это? На какой фундаментальный вопрос вы пытаетесь ответить.

Чтобы быстро понять иллюстрацию, чтобы легко раскрыть концепцию, вот два возможно связанных вопроса, каждый из которых требует отдельного плана: 

«Как похудеть?»

Боксеру или борцу может понадобиться ответить на этот вопрос, чтобы драться в желаемой весовой категории. Если боец ​​слишком тяжелый, следует дисквалификация. Поэтому, если боксер слишком тяжелый для желаемой весовой категории, обязательно задайте этот вопрос.

Теперь давайте рассмотрим другой вопрос, часто связанный или путаемый с вопросом «Как я могу похудеть?»

 

«Как стать более здоровым?»

Практически каждому в какой-то момент жизни может понадобиться ответить на этот вопрос. Он явно отличается от вопроса выше, и его часто путают. («Как я могу похудеть?») 

Потеря лишнего веса может быть частью улучшения здоровья, в зависимости от обстоятельств человека и рекомендаций врача.

Но потеря веса также может быть опасностью для здоровья.

Или это может быть нерелевантный , в зависимости от обстоятельств.

 

Когда мы смотрим на этот наглядный пример, легко увидеть важность постановки правильного вопроса. В зависимости от вопроса, на который человек хотел ответить, цель, план и задачи могли сильно различаться.

Если человек задал неправильный вопрос (например, «Как мне похудеть?», когда правильным был вопрос «Как я могу стать более здоровым?»), то мог последовать массовый провал. 

Правильное определение проблемы

Принцип верен при составлении письменного плана для достижения любой цели. Когда вы чувствуете, как составить план для данной цели, первый шаг — задать правильный вопрос. Другой способ выразить это — «правильно определить проблему. ”  

SMART Цели

В качестве первого шага в составлении плана действий мы рекомендуем использовать структуру интеллектуальных целей:

для квалификации, умная цель должна быть:

  • Специальные
  • Измерение
  • Достижимый (но амбициозный)
  • Актуальный (и реалистичный)
  • Ограниченный по времени (или своевременный)

Использование этой схемы позволит вам устранить неопределенность вокруг цели и составить план действий, в котором будет точно указано, что вам нужно сделать.

2. Разделите цель на этапы

Большие цели часто настолько пугают, что люди могут бросить их, прежде чем приложить все усилия.

Слишком сильно сосредотачиваясь на желаемом результате, они застревают, когда приходит время определить, как они планируют его достичь. Они также могут чувствовать себя подавленными во время своих повседневных действий и задач. Высокая цель в моменты упадка энергии или эмоций может показаться недостижимой.

Но разбиение цели на отдельные вехи помогает целеполагателю меньше беспокоиться о финишной черте и вместо этого рассматривать каждую мини-цель как необходимый шаг к реализации своего плана.

Начать с конца и двигаться в обратном направлении

Может быть полезно начать с конечной цели и двигаться в обратном направлении, спрашивая: «Что мне нужно сделать, прежде чем я достигну этого ?

Таким образом, вы сможете планировать с максимальной эффективностью. Большинство вопросов, которые вы задаете, касаются того, что нуждается в для выполнения плана на каждом этапе. Это может автоматически отфильтровать много ненужной активности.

Например, если гитарист хочет научиться играть на гитаре в песне , она может провести следующее упражнение по мозговому штурму или ведению дневника до написания официального плана разучивания песни: 

  • Мне нужно выучить тональность песни.
  • Мне нужно выучить все аккорды в песне.
  • Мне нужно выучить партию баса.
  • Мне нужно выучить мелодию.
  • Мне нужно научиться играть басовую партию и мелодию вместе.
  • Мне нужно сделать все вовремя, с метрономом для справки.

Определив шаги, она должна была написать план с календарем для каждого шага на этом пути.

Если у вас есть дорожная карта с подробным описанием того, что должно произойти, вы с большей вероятностью сохраните мотивацию и приверженность делу на протяжении всего процесса.

3. Определите необходимые ресурсы

Любой план действий, в котором не учитываются ресурсы, сродни списку пожеланий.

Приступаете ли вы к индивидуальному проекту или работаете в команде, определение ресурсов, необходимых для успешного выполнения вашего плана, позволит вам принимать обоснованные решения относительно его реализации.

Вот несколько примеров ресурсов, которые вы можете указать в плане действий:

  • Люди или ресурсы знаний : Менеджеру по маркетингу с целью увеличения органического трафика потребуются люди (а именно, писатели), чтобы помочь выполнить план. Предпринимателю, которому нужен веб-сайт, понадобится кто-то (а именно, веб-дизайнер) для его настройки.
  • Технологические и программные ресурсы : Менеджеру по маркетингу, стремящемуся привлечь больше потенциальных клиентов, может понадобиться новый инструмент для показа медийной рекламы. ИТ-директору, которому необходимо установить новую телефонную систему, необходимо будет выбрать поставщика.
  • Финансовые или временные ресурсы : Вероятно, вы потратите время и деньги на выполнение своего плана. Включите оценки для обоих в свой план действий, даже если ваши финансовые затраты минимальны.

Ресурсы первых принципов

Мышление первых принципов восходит к Аристотелю и прославилось благодаря Илону Маску и другим технологическим предпринимателям, решившим ранее неразрешимые бизнес-задачи, такие как создание аккумуляторов для электромобилей и посадка ракет после того, как они прилетел.

Мышление на основе первых принципов подходит не только для решения сложных проблем. Он одинаково эффективен для решения любой обычной проблемы или достижения любой цели.

Вот как: Вы сводите достижение цели к ее фундаментальным компонентам и рационально думаете о том, как собрать ресурсы.

  1. Отложите то, как другие люди решили проблему. Если вы этого не сделаете, вы не будете мыслить исходя из первых принципов. Это первый шаг. Возможно, позже вы воспользуетесь их решениями в качестве ярлыка. Но на этом этапе написания плана достижения цели вы должны отложить в сторону все предыдущие решения.
  2. Представьте решение цели с точки зрения физики или базовых компонентов. Если цель является физической целью, думайте с точки зрения базовой физики. Если это не физическая цель — скажем, психологическая или социальная цель — тогда подумайте о базовых психологических или социальных компонентах. Например, чтобы иметь прибыльный бизнес, вам необходимо 
  1. Товары или услуги для продажи
  2. Растущая клиентская база
  3. Возможность поставлять товары или услуги
  4. Достаточно низкие расходы и достаточно высокие доходы для получения прибыли
  5. Доступ (в зависимости от ситуации) к капиталу для расширения
  1. Рассмотрите все возможные способы достижения этих основных компонентов. Определив самые основные компоненты успеха в достижении цели, теперь вы можете рассмотреть все возможные способы, которыми вы могли бы собрать эти компоненты. Обычно это двухэтапный процесс.
  1. Этап первый: воображение. Мозговой штурм и бурное воображение, в котором любая идея, какой бы безумной она ни казалась, записывается на бумаге в виде списка.
  2. Второй этап: решение. Рациональное и хладнокровное рассмотрение всех перечисленных идей для достижения основных составляющих достижения цели. Как это будет работать в реальном мире? Вы почти наверняка найдете хотя бы одно очень оригинальное решение.

4. Расставьте приоритеты и назначьте все связанные задачи

Как мы видели, разные цели могут выиграть от разных типов планирования.

Если вы планируете новую инициативу, вы можете начать с определения того, где вы сейчас находитесь по отношению к тому, где вы хотели бы быть.

Если вы решаете существующую проблему, вы можете использовать мозговой штурм для анализа ситуации и поиска возможных решений.

В любом случае ваш план действий будет более действенным, если вы определите приоритетность каждой задачи.

Приоритизация одиночных и командных усилий

Если вы летите в одиночку, расстановка приоритетов будет зависеть исключительно от усилий и воздействия. При работе в группе вам необходимо расставлять приоритеты и назначать задачи для отслеживания прогресса и обеспечения ответственности.

В любом случае определение приоритетности задач в плане имеет большое значение. Некоторые предварительные задачи должны предшествовать другим задачам.

Кроме того, несмотря на всю эффективность, достигаемую с помощью мышления из первых принципов, большинство целей и ответов не на 100% минималистичны.

Некоторые части цели важнее других. Лидер должен уметь отдавать предпочтение прибыли, например, а не расширению, которое может привести к высокому риску истощения капитала в бизнесе.

Или решение могло пойти другим путем! Все зависит от обстоятельств и людей. Дело только в том, что вы должны быть в состоянии рационально расставить приоритеты в соответствии с наибольшей вероятностью достижения желаемого успеха.

Приоритеты индивидуальных целей

Когда ваша цель касается только вас, расставить приоритеты относительно просто. Вам нужно только расставить приоритеты в отношении цели и ваших собственных ценностей.

Но когда вы расставляете приоритеты для команды, работа становится более сложной, увлекательной и более мощной.

Приоритеты целей команды

При определении приоритетов задач для команды вам необходимо учитывать сильные и слабые стороны каждого, а также то, как команда — и небольшие группы людей в ней — работают вместе.

Вот некоторые рекомендации: 

  1. Сделать план доступным для всех. Это базовый строительный блок, но его можно пропустить. Убедитесь в этом.
  2. Сохраняйте список невыполненных задач с приоритетом. Концепция, заимствованная из Agile-менеджмента, может быть применена к любой команде, работающей вместе. В этом смысле это просто список того, что еще предстоит сделать.
  3. Используйте систему подотчетности. Назначайте задачи конкретным владельцам, которые должны иметь полномочия для их выполнения и нести за них ответственность.
  4. Дайте проектным задачам крайний срок. У каждой назначенной задачи должен быть крайний срок. Он может быть гибким. (А может и нет!) Но работа расширяется, чтобы заполнить отведенное время, поэтому важно устанавливать амбициозные сроки.
  5. Предвидеть и действовать в соответствии с необходимыми изменениями приоритета. Приоритеты меняются в зависимости от обстоятельств. Это правда жизни. Работать с реальностью более продуктивно, чем пытаться придерживаться жесткого списка приоритетов, написанного в начале проекта.

5. Пересматривайте, размышляйте и уточняйте по ходу дела

Составление плана действий важно, но для достижения успеха в долгосрочной перспективе необходимо оставаться гибким.

Эффективный план действий не статичен — он динамичен и может развиваться по мере неизбежного изменения вашей организации и обстоятельств.

Согласно отчету о глобальных рисках Всемирного экономического форума, технологические и социальные изменения приводят к быстрым преобразованиям на рабочем месте. В какой-то момент эти преобразования, несомненно, повлияют даже на кажущиеся пуленепробиваемыми планы.

Лучший способ убедиться, что ваш план действий по-прежнему верен, — это регулярно пересматривать его. Текущий обзор позволяет вам не только отслеживать прогресс в выполнении каждой задачи или мини-цели, но также дает вам возможность вносить необходимые изменения для удовлетворения растущих потребностей вашей команды или организации.

Быть непредвзятым, видеть вид с высоты 40 000 футов важно даже в неформальной обстановке.

А также бывают случаи, когда хороший руководитель должен официально пересмотреть все в плане на будущее: 

При официальном пересмотре плана

  1. При основных этапах
  2. При значительном изменении доступных ресурсов
  3. При значительном изменении приоритетов
  4. Когда задачи выполняются значительно раньше или позже графика
  5. Когда член команды прибывает или уходит

Грамотное планирование – это действие. Этого переосмысления часто бывает достаточно, чтобы человек, ориентированный на действие, научился планировать. Эта статья предлагает обзор с практическими выводами, чтобы научиться планировать, чтобы достигать целей более эффективно и результативно.

{{go-further-with-hugo=»/blog-inserts»}}

Как составить план и получить то, что вы хотите в жизни | Блог Evernote

Производительность • Использование Evernote

Энтони Бартлетт • 25.02.2020

Представьте, что однажды вы проснулись и решили построить себе дом.

Как бы вы начали? Взять молоток и несколько гвоздей и просто взяться за дело? Или составить чертежи, расчистить землю и сначала подготовить прочный фундамент?

Если мысль о том, чтобы начать без плана, кажется смешной, вы правы. Это прямой путь к катастрофе или, по крайней мере, к очень нестабильной структуре. Но это именно то, что вы делаете, если не создаете план действий для своей жизни.

Для ясности, наличие плана отличается от наличия цели . У многих людей есть цели, такие как найти новую работу, заработать больше денег или похудеть. Но исследования показывают, что без плана достижения этих целей 92 процента из них в конечном итоге потерпят неудачу.

Что понимают восемь процентов преуспевших, чего не понимают остальные из нас (очевидно)? Они узнали, что «Цель без плана — это просто желание».

Преимущества планирования

Составление плана может показаться неудобством, когда вы хотите начать свое путешествие к лучшей жизни сейчас. Но путешествовать по новой территории легче, когда у тебя есть карта — будь то отпуск, повышение по службе или открытие нового бизнеса.

Вот четыре конкретных преимущества планирования:

  • Повышение производительности. Когда вы знаете, как добраться из одного места в другое, вы с меньшей вероятностью будете страдать от «паралича анализа». Планирование не дает вам тратить энергию на ненужные задачи, и, как говорит писатель Брайан Трейси, «каждая минута, потраченная на планирование, экономит целых десять минут на выполнении».
  • Повышенная концентрация. Планирование помогает вам сосредоточиться на текущей задаче — вы знаете, что вам нужно сделать сегодня и почему. Это поможет вам чувствовать себя лучше, показывая, что вы можете изменить, а что находится вне вашего контроля.
  • Больше уверенности в себе. Если ваши цели всегда были за пределами вашего понимания, это может быть потому, что вы никогда не создавали эффективный план их достижения. Если у вас есть план, вы будете удивлены тем, как много вы можете сделать.
  • Повышение самосознания. Создать план — значит начать понимать себя. Это помогает раскрыть ваши увлечения и приоритеты, а также понять, отражают ли они ваши истинные ценности. Вы приходите, чтобы узнать о своих личных склонностях, наклонностях и антипатиях — и о том, как их преодолеть!

Когда вы составляете план, вы создаете схему того, где вы находитесь сейчас, туда, где вы хотите быть в будущем. Это переносит вашу цель из мира фантазий в реальность.

Как составить работающий план

Теперь, когда важность наличия плана ясна, вот четыре шага, которые вы можете предпринять, чтобы создать собственную основу для действий.

  1. Запишите свою цель
  2. Как только вы определитесь со своей целью, запишите ее. Доктор Гейл Мэтьюз из Доминиканского университета в Калифорнии обнаружила, что простое написание цели увеличивает вероятность ее достижения на 42 процента.

    Начните с представления своей цели. Увидьте это в своем воображении… почувствуйте это, вкус это. Теперь зафиксируйте его как можно подробнее, используя функцию S.M.A.R.T. формула:

  • Конкретный . Это «кто, что, когда, где и почему» вашей цели. Опишите, как именно вы определяете успех, и действия, которые вы готовы предпринять для его достижения.
  • Измеримый . Как вы будете измерять свой прогресс? Например, если ваша цель — сэкономить деньги, насколько вам нужно сократить свои расходы? Как говорит писатель Пауло Коэльо: «Никто не может попасть в цель с закрытыми глазами».
  • Достижимый . Есть ли у вас навыки, необходимые для достижения вашей цели? Если нет, то можете ли вы их приобрести? Это не должно обескураживать вас; скорее, это должно мотивировать вас ставить реалистичные цели и обращаться за помощью, если это необходимо.
  • Релевантный . Эта цель действительно то, что вы хотите? Соответствует ли это вашим более широким амбициям? Создание «карты жизни» с использованием швейцарского подхода PDP может помочь вам понять, что действительно важно для вас.
  • Ограниченный по времени . Когда ты достигнешь своей цели? Без дедлайна всегда будет больше времени, поэтому нет ощущения срочности. Установка ограничения по времени мотивирует вас действовать теперь , пока не поздно.

Советы профессионалам:

  • После того, как вы определились с целью, зафиксируйте ее с помощью шаблона «Годовые цели» Evernote. Или, если вы записали его на бумаге, отсканируйте его в Evernote, чтобы вы могли вернуться к нему в любое время.
  • Используйте Web Clipper для сохранения любого контента, который вы найдете в Интернете, который мотивирует вас и помогает приблизиться к вашей цели.
  • Создайте план, разделив свою цель на части
  • Определение вашей цели является важным первым шагом. Но большие цели могут быть ошеломляющими, и может показаться, что вы просто не знаете, как их достичь. К сожалению, именно здесь многие люди сдаются.

    Вместо этого, теперь, когда вы знаете, где хотите закончить, разбейте его на куски. Если ваша цель — иметь успешный бизнес через два года, где вы должны быть через год? Шесть месяцев? Следующая неделя?

    Создайте план, который разделит вашу цель на маленькие, поэтапные шаги. Запишите каждый шаг и установите крайний срок для его завершения. Таким образом, вы не ошеломлены горой, на которую взбираетесь, вы просто ставите одну ногу перед другой. Каждое утро, когда вы встаете, вы знаете, что вам нужно сделать в этот день и почему.

    Совет для профессионалов:

    • Используйте шаблоны ежедневника и еженедельника Evernote, чтобы разбить свою цель на управляемые части. Создайте запись для каждого шага, который вам нужно сделать, и не забудьте вознаградить себя за прогресс, которого вы достигли на этом пути!
  • Ежедневно пересматривайте свой план
  • План бесполезен, если вы никогда не смотрите на него. Чтобы не сбиться с пути, обязательно просматривайте его регулярно — если возможно, ежедневно.

    Каждый день вслух читайте свою цель, желательно сразу после пробуждения. Это отличный способ определить свое намерение на день и сосредоточиться на том, что ему принадлежит: на плане, который вы разработали, и на конкретных действиях, которые приблизят вас к вашей цели.

    Профессиональные советы :

    • Установите напоминание о своей цели в одно и то же время каждый день. Когда вы получите напоминание, найдите время, чтобы просмотреть свою заметку и спросить себя, что вы можете сделать в этот день, чтобы добиться прогресса в своем плане.
    • Добавьте свой план в список ярлыков в Evernote. Таким образом, он всегда будет отображаться в верхней части списка в левой части экрана.
  • Оставайтесь на цели
  • Если ваша цель достаточно велика, вам нужно оставаться сосредоточенным, чтобы достичь ее — в конце концов, мы говорим о плане на жизнь .

    Выполняя каждый «блок» своего плана, найдите минутку, чтобы определить веху. Это возможность отпраздновать свой прогресс и переоценить свой план: он все еще практичен? Есть ли какие-либо корректировки, которые вам нужно внести? Переориентация на вашу цель напомнит вам о том, почему вы начали в первую очередь, и даст вам столь необходимый заряд энергии.

    Советы для профессионалов :

    • Поделитесь своим планом с другом. Наличие кого-то, кто возьмет на себя ответственность, может помочь вам сохранить мотивацию, когда может возникнуть соблазн сдаться, и даст вам кого-то, кто поддержит вас в трудные времена.
    • Наряду с поставленной целью просматривайте ежедневные и еженедельные планировщики каждый день, чтобы убедиться, что вы используете свое драгоценное время с максимальной пользой.

    Достижения в жизни не случаются случайно; это результат тщательного планирования и решимости добиться успеха. Как только вы создадите надежный план достижения своих целей, вы будете удивлены тем, как повысится ваша мотивация. Достижение, таким образом, является лишь вопросом времени.

    Примечание автора: Хотя я не цитировал его в этой статье, я обязан классической книге Наполеона Хилла «Думай и богатей» за вдохновение. Несмотря на то, что написано в 1937, многие из принципов, которые он определил как необходимые для достижения успеха, остаются в силе и сегодня. Этот язык может показаться анахронизмом по современным меркам, но если смотреть через призму своего времени, он по-прежнему является отличным руководством о том, как спланировать свою жизнь для достижения успеха.

    Добавить комментарий

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *