Тайм менеджмент основные понятия: Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент: основные принципы эффективного управления временем

Тайм-менеджмент — это совокупность техник, которые помогают правильно распределять силы и время для большей эффективности в работе. Термин дословно переводится как «управление временем».

Речь идет о времени как о ресурсе. Ограниченное количество секунд жизни каждый человек вправе использовать на свое усмотрение. Кто-то тратит их на развлечения или лежание на диване, а кто-то «оплачивает» учёбу, карьерный рост или путешествия. Распределяя ресурс своей жизни, мы используем время как инвестицию в проекты, саморазвитие, заботу о здоровье.

Существует много разных техник управления временем. Я расскажу о двух ключевых аспектах тайм-менеджмента: об избавлении от алгоритмов, снижающих продуктивность, а также о методиках грамотного целеполагания и структурирования графика.

Пожиратели продуктивности

Перед прокачкой рабочей скорости нужно в первую очередь избавиться от того, что вас замедляет. Этих факторов немного, но они железобетонно вросли в наш распорядок дня и не желают сдаваться без боя.

Вредные привычки

Вы даже не представляете, сколько времени убивают перекуры, соцсети и бессмысленная болтовня по телефону.

Все эти факторы не только отбирают драгоценные минуты, но и снижают эффективность, ведь на скорость работы влияют также состояние здоровья и настроение.

Алкоголь, курение, вредная еда, недостаток сна ухудшают способности мозга активно обрабатывать информацию, принимать решения, создавать идеи.

Еще труднее сосредоточиться после прочтения панических постов в стиле «мы все умрём», которыми пестрит лента. Для работы больше подходит спокойное ресурсное состояние и позитивный настрой. Не зря сейчас постоянно говорят об информационной гигиене. Безудержное поглощение бесполезной информации тоже приравнивается к вредным привычкам.

Если хотите понимать, что происходит в мире и стране, выберите 1-2 ресурса с хорошей репутацией, нейтральным стилем изложения, объективностью в подаче информации.

Все перечисленные привычки — враги тайм-менеджмента. Они отбирают время, здоровье, внимание, эмоциональный ресурс. Расчистите это пространство, сразу станет легче дышать.

Если у вас есть привычка надолго «залипать» в соцсетях, то существует ряд приложений, фиксирующих, сколько времени вы проводите в смартфоне. Они могут просто собирать статистику, но умеют также ограничивать доступ к приложениям. Таких сервисов много на Play Market по запросам «ограничение по времени» и «блокировка приложений на время». По количеству положительных отзывов лидирует приложение StayFree — попробуйте.

Сервисы, контролирующие поведение пользователя, есть и для компьютеров. Например, расширение для Google Chrome Productivity Owl. Продуктивная сова разрешает посмотреть на сайт несколько секунд, а затем блокирует его. Посещать без ограничений можно только сайты из «белого списка», который настраивает для себя пользователь.

Но если вам нужно много работать с информацией и тотальная блокировка не подходит, есть возможность действовать от обратного — ограничить доступ к ресурсам, отнимающим время. К примеру, так работает StayFocusd, который позволяет проводить на запрещенных сайтах ограниченное количество минут.

Прокрастинация

Сложное слово, которое знакомо каждому.

Прокрастинация — это подсознательное желание отложить начало выполнения задачи. Вместо того чтобы приступить к важной работе, мы придумываем себе отговорки: сериал посмотреть, кошку погладить, почту почитать. Вот кофе попью — и точно начну.

В процессе исследований выяснилось, что прокрастинация не болезнь, а симптом. Прокрастинация указывает на проблемы, которые мы не хотим признавать:

• задача слишком сложная;
• непонятно, с чего начинать;
• мы перегрузили себя, не можем работать;
• мы не видим смысла в выполнении этой работы или она противоречит нашему складу характера.

К примеру, творческие люди испытывают отвращение к рутине, которая не меняется изо дня в день.

Бороться нужно не с прокрастинацией, а с причиной её возникновения: делегировать другим специалистам сложную и непонятную работу, стараться избавляться от бессмысленных занятий, разделять большие проекты на мелкие задачи, вовремя отдыхать.

Не путайте прокрастинацию с ленью. Нужно внимательно прислушиваться к себе, понимать разницу между сигналами уставшего сознания и нежеланием организма шевелиться.

Есть действенный способ приступить к работе. Договоритесь с собой сделать одну небольшую задачку или поработать только 10 минут. Например, если нужно написать статью, примите решение, что прочитаете техническое задание и набросаете план. Обычно после десяти минут вы включаетесь, входите в раж и уже не хотите откладывать задачу на потом.

Неумение отказывать

Наверняка вы слышали об этой беде. Обычно она иллюстрируется толпами назойливых родственников и друзей, требующих помощи, да ещё наглым начальником, заставляющим делать работу, за которую не платят.

Все это правильно, но в самую опасную ловушку нас загоняет неумение отказывать самим себе. Ведь нужно заняться спортом, да подтянуть английский, да взять ещё пару проектов, а то денег не хватает…

У многих людей самые злые начальники — они сами. Одна из основ правильного тайм-менеджмента — способность правильно оценивать свои силы и временной ресурс, ставить посильные задачи, уметь восстанавливаться и отдыхать.

Человек достигает успеха, когда выполняет ограниченное количество действий внимательно, старательно, последовательно.

Многие возможности, существующие вокруг, противоречат друг другу. Мы не можем охватить всё сразу: строить бизнес, быть успешными в творчестве, растить троих детей, учиться… Людей засасывает водоворот возможностей и доводит до выгорания. Инициативность в паре с трудолюбием могут сыграть злую шутку, если не научиться говорить «нет» собственным амбициям.

Поберегите себя, оставьте пару приоритетных направлений, а все остальные постарайтесь сократить, даже если они очень интересны.

Техники тайм-менеджмента

Победа над пожирателями продуктивности — лишь начало пути. Теперь будем учиться правильно планировать работу, ясно формулировать задачи и сохранять сосредоточенность, чтобы успевать больше.

Ежедневное планирование

Тайм-менеджмент начинается с планирования. Это мощный инструмент, который позволяет не только структурировать задачи, но и мотивировать (или демотивировать) самого себя.

Одно из главных правил — не писать слишком много пунктов на один день и не пытаться строить поминутный график. Не выполнив поставленные задачи, вы расстроитесь, почувствуете себя неудачником. А при поминутном расписании что-то обязательно пойдёт не так, и план полетит кувырком.

Сделайте составление плана приятным ритуалом. Выделите время для распития вечернего какао или утреннего кофе и с хорошим настроем приступайте к планированию.

Планируйте в ежедневнике или пользуйтесь приложениями и сервисами. Например, многие выбирают Google Calendar. Туда записывают время, информацию о событии, его длительность. На экране задачи отображаются в виде разноцветных блоков. Чем шире блок, тем больше времени запланировано на задачу. Таким образом, вы сразу видите свою загрузку на день и можете эффективно управлять временем.

Тут же удобно отмечать важные встречи и события, запланированные заранее. Открыв календарь, вы сразу увидите, сколько времени осталось свободным для работы в тот или иной день.

Google Calendar с запланированным графиком

Обязательные условия: ставьте не более четырех важных задач на день и пишите их в порядке срочности. В вечерние часы планируйте отдых. Если считаете, что останется время, допишите несколько небольших подзадач, которые не страшно отложить на завтра. Ни в коем случае не продолжайте работу со словами: «Вот, все запланированное сделал, на часах всего десять вечера, можно ещё несколько завтрашних пунктов выполнить». Учитесь отдыхать! Это повышает продуктивность.

SMART

Это система постановки целей, которая превращает размытые мечты в конкретные планы, готовые к реализации. А абстрактные идеи в понятные задачи.

SMART — это аббревиатура, в которой каждая буква обозначает критерий измерения. Задачи должны быть Specific (Конкретные), Measurable (Измеримые), Attainable (Достижимые), Realistic (Реалистичные) и Timeable (Определенные во времени).

Например, есть цель: расширить клиентскую базу. В такой формулировке непонятно, с какой стороны за нее браться. По системе SMART задача будет звучать иначе: в течение рабочего дня прозвонить не менее 50 холодных клиентов и получить 5 заказов.

Мы знаем, что конкретно нужно делать — зайти в базу собранных номеров, начать звонить. Измеряем в цифрах — не менее 50 прозвонов и 5 заказов. Достижимость заключается в том, что обзвонить 50 человек в течение дня, уговорив 5 из них на покупку, — посильная работа. Реалистичность означает, что мы планируем процесс, на который способны влиять. Определенность во времени — рабочий день.

Видите, как все стало на свои места. Конкретность в планировании — это уже половина дела для тех, кто хочет освоить тайм-менеджмент.

Закон Парето

Его также называют принципом 80/20 — золотое соотношение вложенного ресурса и полученного результата. Закон Парето вывел экономист Вильфредо Парето, заметив, что 20% усилий дают 80% результата и наоборот. Этот закон применим во многих областях: 20% команды делает 80% работы, 20% покупателей приносит 80% прибыли.

Чтобы использовать этот закон в тайм-менеджменте, определите 20% самых эффективных действий и сделайте упор на них.

В работе часто встречаются процессы, которые можно автоматизировать или не выполнять вовсе, если они устарели и используются по привычке.

В первую очередь проведите аудит, который покажет, какой результат дают те или иные действия. После тщательного анализа вы можете понять, что утренние рассылки по понедельникам дают намного больше результата, чем ежедневный двухчасовой обзвон или запуск дорогостоящей рекламы на популярном канале в YouTube. Это не значит, что нужно сделать рассылки еще по вторникам и пятницам. Но такой анализ поможет отказаться от методов, которые не приносят эффективного результата, высвободив при этом время для другой важной работы и новых идей.

Матрица Эйзенхауэра

Жил-был солдат по имени Дуайт Эйзенхауэр. Он был таким эффективным, что сначала стал генералом, а потом — президентом США. Именно ему принадлежит авторство матрицы распределения задач по приоритетности, которую часто используют в тайм-менеджменте.

Возьмите листок и ручку, расчертите бумагу так, чтобы получилось четыре квадрата. Рассматривая каждую задачу, ответьте на два вопроса:

1. Важная ли она?
2. Срочная ли она?

Пример матрицы Эйзенхауэра

В блок А поместите важные и срочные задачи. К ним относится работа, невыполнение которой прямо сейчас приведет к провалу всего проекта, ухудшению жизни, серьезным проблемам. Сюда же относятся вопросы здоровья. Если что-то болит — бегом к врачу.

В идеале этот блок должен пустовать. При грамотном планировании важные задачи не превращаются в горящие, а делаются не спеша и внимательно. Старайтесь, чтобы дела не переползали в красный квадрат.

В блоке В находится важная, но не срочная работа, над которой можно трудиться спокойно, без паники. Именно этому блоку уделяйте максимум внимания, вовремя выполняйте всё запланированное.

В блок С попадают срочные, но не важные задачи. Их можно (и нужно) делегировать подчиненным, коллегам, друзьям.

Блок D — самый приятный, но бесполезный. Здесь «живут» неважные и несрочные дела. Это обитель нашего внутреннего прокрастинатора с его скарбом: бесконечными переписками в мессенджерах, постоянным заглядыванием в почту, чтением новостей в соцсетях. От таких занятий желательно отказаться или свести к минимуму.

Съешьте жабу на завтрак

Не нужно никого есть — это лишь метафора. Означает, что самое неприятное дело нужно сделать сразу. Это как оторвать пластырь — р-раз, и все.

Когда нависает какая-то неприятная, но очень важная работа, перспектива возиться с ней портит настроение и раздражает. Чем дольше ее откладываешь, тем больше накапливается негатива.

Разделавшись с жабой в начале рабочего дня, вы, довольные собой, мотивируетесь на дальнейшую эффективную деятельность.

К «жабам» можно также отнести сложные задачи: если не сделать их с утра, то к вечеру просто не останется сил.

Разделяй и властвуй

Разделяй задачу на подзадачи и властвуй над ними — вот что имеется в виду. Особенно это актуально для трудоемких проектов, которые растягиваются на несколько дней или месяцев. Тайм-менеджмент советует разбивать их на короткие этапы. В конце выполнения каждого этапа подводите итоги, хвалите себя, радуйтесь, отдыхайте, затем переходите к следующему шагу. Так можно одолеть даже самую сложную на первый взгляд задачу.

К примеру, вам нужно найти хорошую работу. Выделим список задач в этом непростом проекте:

• Определить все важные критерии будущей должности: специальность, вид занятости, обязанности, уровень оплаты, возможность профессионального роста.
• Узнать, как правильно писать резюме по вашей специальности, написать грамотное резюме по всем требованиям.
• Разослать 50 резюме по объявлениям на специальных сайтах.
• Найти сайты компаний, в которых вы могли бы работать и которые вам нравятся. Написать и выслать им письма, даже если нет вакансий.
• Найти страницы в соцсетях, каналы в мессенджерах, где публикуются вакансии, ознакомиться, разослать резюме.
• Отвечать на письма и звонки.
• Делать тестовые задания.
• Ездить на собеседования.

А теперь спрячьте с глаз долой все эти пункты и оставьте только один: определить критерии работы, которую вы хотите найти. Это же легкотня!

Один мой знакомый решил написать первую книгу. Поскольку это довольно трудоемкая задача, он подошел к ней с выдумкой: создал для себя челлендж. Каждую неделю публиковал на своей странице в соцсети главу. Знакомые ее читали, лайкали, комментировали. Для автора это было хорошим поощрением, а написать одну главу за неделю оказалось не так уж сложно. К концу года получилась большая интересная книга из 52 глав (по количеству недель), которую он напечатал в издательстве.

Эту технику тайм-менеджмента называют также «методом салями». Съесть палку колбасы целиком сложно, а вот если порезать её на кусочки и растянуть на несколько дней — даже не заметишь, куда делась вкусняшка.

Принцип помидора (Pomodoro)

Эта методика была придумана Франческо Чирилло в 1980-х годах. Главная идея: измерять эффективность работы в помидорах. Но не в тех, которыми украшают пиццу, — речь идет о кухонном таймере, оформленном в виде помидора. Возможно, у вас такой тоже есть.

Таймер-помидор, в честь которого назвали методику

Наш изобретатель был студентом и постоянно прокрастинировал, вместо того чтобы готовиться к экзаменам. Тогда он решил заставлять себя учиться небольшими отрезками: 25 минут интенсивно и сконцентрировано работать, потом 5 минут отдыхать. Все вместе — один получасовой помидор. После четырех рабочих помидоров — один для отдыха.

Если техника приживется, можно фиксировать, сколько помидоров занимает та или иная работа, и продумывать помидорные сеты наперед. Но не планируйте слишком много помидоров на день. Так можно лопнуть, а точнее — выгореть. Попробуйте начать с 4-6 помидоров в день для самых важных задач.

Метод помидора подходит тем, кто хочет максимально сконцентрироваться на поставленной задаче, а не сидеть над открытым проектом и мечтать о несбыточном.

Утреннее ускорение

То, с какой скоростью вы начинаете день, определяет его продуктивность. Есть такая техника: утром все делать как можно быстрее. Быстро собираться, принимать душ, идти на автобус. Такой темп сохранится в течение всего дня. Если же утром полчаса рассусоливать над чашкой кофе, день сложится медленным и ленивым.

Ни в коем случае не ходите в социальные сети, не воспринимайте негатив, не объедайтесь в первые полчаса после пробуждения. Лучшее утро — активное, быстрое, яркое, с хорошей музыкой, свежим воздухом из окна, настроем на бодрую и продуктивную деятельность.

Дедлайны для любых задач

Снежный ком нерешенных дел может накапливаться потому, что несрочные задачи мы откладываем на потом. Чтобы этого не происходило, ставьте дедлайны для любых дел, даже если несете ответственность за выполнение только перед собой. Иногда на решение вопроса требуется пара дней, но висеть и ждать своей очереди он будет полгода.

Недоделанные задачи высасывают энергию, поэтому проведите ревизию. Выясните, какие из них актуальны и требуют завершения, а какие пора отбросить. Рассортируйте устаревшие задачи и для действительно важных установите срок исполнения.

10-3-2-1-0

Это не просто набор случайных цифр, а формула, которая поможет правильно соотнести график работы и отдыха.

За 10 часов до сна не стоит пить кофе и другие бодрящие напитки. За три часа прекратите принимать пищу и алкоголь. За два часа до сна отложите всю работу, уделите время отдыху, подготовьтесь ко сну. За час отключите все гаджеты: доказано, что использование электронных носителей перед сном негативно влияет на засыпание. Ноль — это количество раз, которое утром можно отложить будильник на пять сладких минут. Если график построен правильно, это не понадобится. Вы будете вставать с первого раза, бодрые и готовые действовать.

Практики тайм-менеджмента разнообразны и направлены на гармонизацию всех жизненных процессов: планирование работы, отдых, грамотную постановку задач. Попробуйте каждую методику, чтобы понять, подходит ли она именно вам. Обычно в арсенале успешных людей есть несколько техник для использования в разных ситуациях. Вооружайтесь, действуйте и учитесь управлять своим временем!

Главные мысли

Термины тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент – значение и важность

Правильно сказано Время и течение никого не ждут . Человек должен понимать ценность времени для достижения успеха во всех сферах жизни. Люди, которые тратят время впустую, — это те, кто не может создать собственную идентичность.

Что такое тайм-менеджмент?

• Управление временем относится к эффективному управлению временем таким образом, чтобы нужное время было выделено для правильной деятельности.
• Эффективное управление временем позволяет людям назначать определенные временные интервалы для действий в соответствии с их важностью.
• Тайм-менеджмент относится к оптимальному использованию времени, поскольку время всегда ограничено.

Спросите себя, какая деятельность важнее и сколько времени следует уделять ей? Знайте, какую работу нужно сделать раньше, а какую можно сделать чуть позже.

Тайм-менеджмент играет очень важную роль не только в организациях, но и в нашей личной жизни.

Тайм-менеджмент включает:

1. Эффективное планирование
2. Постановка целей и задач
3. Установка сроков
4. Делегирование ответственности
5. Приоритизация действий в соответствии с их важностью
6. Трата нужного времени на правильное занятие

• Эффективное планирование

  Планируйте свой день заранее. Подготовьте список дел или «ПЛАН ЗАДАЧ». Запишите важные действия, которые необходимо выполнить за один день, и время, которое должно быть выделено для каждого действия.

  Работа с высоким приоритетом должна быть на первом месте, за ней следуют те, которые не требуют особого внимания в данный момент. Выполняйте отложенные задачи одну за другой. Не начинайте новую работу, если вы не закончили предыдущую задачу. Отметьте те, которые вы уже выполнили. Убедитесь, что вы выполняете задачи в установленные сроки.

• Постановка целей и задач

  Работа без целей и задач в организации была бы похожа на ситуацию, когда капитан корабля заблудился в море. Да, ты бы потерялся. Ставьте перед собой цели и убедитесь, что они реалистичны и достижимы.

• Установка сроков

  Установите для себя крайние сроки и приложите все усилия, чтобы выполнить задачи раньше установленных сроков. Не ждите, пока ваше начальство каждый раз будет спрашивать вас. Научитесь брать на себя ответственность за работу. Единственный человек, который лучше всего может установить сроки, — это вы сами. Спросите себя, сколько времени нужно посвятить той или иной задаче и сколько дней. Используйте планировщик, чтобы отметить важные даты в соответствии с установленными сроками.

• Делегирование ответственности

  Научитесь говорить «НЕТ» на рабочем месте . Не делайте все самостоятельно. Есть и другие люди. Не следует принимать то, что, как он знает, для него трудно.

  Роли и обязанности должны быть делегированы в соответствии с интересами и специализацией сотрудников, чтобы они могли выполнять задачи в установленные сроки. Человеку, не имеющему знаний о чем-то, нужно больше времени, чем тому, кто хорошо знает дело.

• Приоритизация задач

  Расставляйте приоритеты задач в соответствии с их важностью и срочностью. Знайте разницу между важной и срочной работой. Определите, какие задачи должны быть выполнены в течение дня, какие все должны быть выполнены в течение месяца и так далее. Задачи, которые являются наиболее важными, должны быть выполнены раньше.

• Правильное времяпрепровождение за правильным занятием

  Выработайте привычку делать правильные вещи в нужное время. Работа, выполненная в неподходящее время, не принесет большой пользы. Не тратьте целый день на то, что можно сделать за час или около того. Также выделяйте время для личных звонков или проверки обновлений на Facebook или Twitter. Ведь человек не машина.

Для эффективного тайм-менеджмента необходимо:

Организованность — Избегайте хранения стопок файлов и кучи бумаги на рабочем месте. Выбросьте все, что вам не нужно. Разложите важные документы по папкам. Храните файлы в соответствующих ящиках с этикетками поверх каждого файла. Это экономит время, которое уходит на ненужные поиски.

Не злоупотребляйте временем — Не убивайте время бездельничая или сплетничая. Сосредоточьтесь на работе и выполняйте задания вовремя. Помните, что ваша организация не платит вам за то, что вы играете в игры на компьютере или заглядываете в чужие кабинеты. Сначала завершите свою работу, а затем делайте то, что вам хочется. Не ждите до последнего момента.

Будьте сосредоточены — Для эффективного управления временем необходимо быть сосредоточенным.

Выработайте привычку пользоваться планировщиками, органайзерами, настольными календарями для лучшего управления временем. Установите напоминания на телефоны или персональные компьютеры.

Далее   ❯❯

Статьи по теме

• Преимущества тайм-менеджмента
• Методы тайм-менеджмента
• Навыки тайм-менеджмента
• Тайм-менеджмент в корпорациях
• Роль менеджеров в тайм-менеджменте

Просмотреть все статьи

Полное руководство по тайм-менеджменту

Часто говорят, что время — наш «самый дефицитный ресурс». Поэтому мы все должны инвестировать — и использовать — разумно. Если подумать, у всех нас примерно одинаковое количество времени. Но вы все равно найдете много людей, говорящих, что у них «недостаточно времени» или им «нужно больше времени». Почему у одних людей нет проблем с выполнением своих задач за определенное время, а у других — нет?

© Shutterstock.com | Дмитрий Зинкевич

В этой статье вы узнаете о 1) основах тайм-менеджмента , 2) что такое хороший тайм-менеджмент , и 3) советов о том, как стать лучше в тайм-менеджменте.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Взгляните на любую устоявшуюся организацию, и вы, вероятно, обнаружите, что следующие проблемы явно рассматриваются: управление человеческими ресурсами для найма, отбора и найма персонала, финансовое управление для составления бюджета, анализа операций и эффективности и управление капиталом для поиска финансирования и инвестиций.

Если вы ищете аспект, посвященный тайм-менеджменту, вы можете разочароваться.

Тайм-менеджмент — это та дисциплина, которая фокусируется на планировании количества или продолжительности времени, которое будет потрачено на конкретные действия, часто с целью повышения эффективности и результативности. Его самые ранние корни можно проследить, когда Фредерик Тейлор разработал свои научные методы управления для повышения производительности труда рабочих. Конечно, концепция тайм-менеджмента эволюционировала, сделав ее более системной и логичной в своих подходах.

В бизнесе под тайм-менеджментом понимается выделение и распределение времени между видами деятельности, которые его требуют, в зависимости от определенного набора приоритетов. В этом смысле тайм-менеджмент можно также назвать «бюджетированием» времени, когда нужное количество времени выделяется на правильную задачу или деятельность.

Следует отметить, что самим временем нельзя и нельзя управлять; то, чем вы управляете, — это то, как вы используете то время, которое у вас есть, с полным осознанием того, что оно ограничено.

Тайм-менеджмент как навык

Помимо дисциплины, управление временем также описывается как навык или способность планировать и, следовательно, контролировать количество времени, которое вы тратите на выполнение своих задач. Это сводится к тому, насколько квалифицирован человек в своем анализе того, как его часы тратятся на конкретную деятельность. Это также многое говорит о его способности расставлять приоритеты в своих задачах, чтобы максимизировать эффективность и результативность.

Тайм-менеджмент — это навык, которым можно овладеть с помощью постоянной практики и дальнейшего развития с течением времени (без каламбура). Как только этот навык будет освоен, наша работа и личная жизнь станут более организованными, более простыми в управлении, более эффективными и, безусловно, более счастливыми.

Два направления тайм-менеджмента

Давайте скажем прямо: тайм-менеджмент не означает, что нужно сделать ВСЕ. Есть два конкретных пункта, которые включает в себя тайм-менеджмент:

1. Делать БОЛЬШЕ ДЕЛ: У вас есть ограниченное количество времени. Таким образом, вы должны управлять им, чтобы вы могли выполнить гораздо больше работы за это ограниченное время. В прошлом, когда вы с трудом выполняли две задачи за один час, возможно, вы сможете найти способ выполнить три или четыре задачи за то же время. Вы можете сделать это с помощью тайм-менеджмента.
2. Достижение ПРАВИЛЬНЫХ ДЕЛ: Вполне возможно, что вы в конечном итоге сделаете что-то другое, чем то, что изначально собирались делать. Вы планировали закончить Задание 1 за один час. Однако в середине этого часа ваше внимание отвлеклось, и вы также начали работать над Задачей 2. Когда час истек, вы не закончили Задание 1, и на самом деле у вас даже было другое (Задание 2) в ожидании. В результате вы ничего не закончили. Благодаря тайм-менеджменту вы, возможно, успеете закончить Задание 1 до того, как истечет час, и получите фору при выполнении Задания 2.

Почему важен тайм-менеджмент?

Мы все установили, что время — это ресурс, которым нужно управлять. Но с какой целью? Что мы надеемся получить от управления временем?

• Для упрощения. Вы практически имеете дело с беспорядком, если не прилагаете усилий для организации своего времени. Когда вы составляете график, которому вы должны следовать, это просто вопрос соблюдения плана и того, чтобы не отвлекаться.
• Чтобы упорядочить свой день или жизнь , в целом. Опять же, меньше беспорядка, и все более организованно. Имея расписание или план, вы сможете лучше понять, где вы находитесь в данный момент, где вы стремитесь быть в конце дня и как вы сможете туда добраться.
• Для повышения эффективности. Работа определенно облегчится, потому что будет меньше беспорядка. Вы можете сосредоточиться на важных вещах, которые требуют наибольшего внимания, а остальное оставить на потом.
• Для повышения производительности. Если вы твердо держите свое время и то, как вы его используете, вы сможете выполнять больше работы или показывать более высокие результаты. Это ответвление повышенной эффективности.

ХОРОШЕЕ УПРАВЛЕНИЕ ВРЕМЕНЕМ

Концепция правильного управления временем включает в себя следующее:

1. Эффективное планирование

Действия, которые будут выполнены в течение дня, должны быть запланированы заранее. Это может быть сделано с помощью чего-то столь же простого, как список вещей «To-Do», или это может быть столь же сложным или подробным, как в плане задач. Задачи должны быть перечислены в порядке приоритета, причем наиболее важные действия должны быть перечислены первыми. Включите время, отведенное для каждой задачи или действия. Вы будете использовать этот список как руководство по порядку их выполнения.

2. Постановка целей

При планировании всегда нужно иметь перед собой цель. Каких целей вы хотите достичь, выполняя эти задачи или действия? Эти цели будут вести вас вперед, чтобы привести вас в правильном направлении. Ставя цели, убедитесь, что они ясны, реалистичны и достижимы.

3. Установление сроков

Установите сроки и придерживайтесь их. Раньше, когда вы планировали, вы устанавливали временные рамки для каждого действия. Должен быть установлен крайний срок завершения деятельности. Признаком хорошего тайм-менеджмента является способность выполнить свои задачи задолго до намеченного срока.

4. Делегирование обязанностей и ответственности

Как бы вы ни хотели, есть вещи, которые вы не можете сделать сами. Иногда приходится просить о помощи или содействии. Если вы руководитель группы в определенном ограниченном по времени проекте, вы не можете делать все в одиночку. У вас есть члены команды, которые готовы работать с вами. Частью тайм-менеджмента является способность делегировать обязанности в соответствии с квалификацией, набором навыков и специализацией каждого человека. Это гарантирует, что задачи будут выполняться более гладко и определенно быстрее.

5. Приоритизация деятельности

Просто есть задачи, требующие большего внимания, чем другие. Перечислив их, вы легко сможете классифицировать те, с которыми нужно срочно разобраться, и те, которые можно оставить на потом. Ваша задача здесь состоит в том, чтобы провести различие, чтобы можно было более эффективно распределять работу и распределять время на те задачи, которые имеют высокий приоритет.

6. Правильно проводить время

Тайм-менеджмент также заключается в том, чтобы «тратить нужное время на нужное дело». Возможно, вам удалось определить задачи с высоким приоритетом, но вы также можете выделить на них больше времени, чем требуется. Напротив, вы, возможно, решили, что одна задача имеет низкий приоритет, и выделили на ее выполнение всего пару часов, тогда как на самом деле она требует около дня или двух.

СОВЕТЫ ПО РАЗВИТИЮ ХОРОШЕГО УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Небольшой самоанализ требуется, если вы хотите оценить свои текущие методы управления временем и определить, нужно ли вам внести изменения или продолжать как обычно. Конечно, при этом ожидается или требуется большая степень объективности. Есть несколько упражнений, которые вы можете найти, особенно в Интернете, о том, как оценить свое отношение к тайм-менеджменту и его практику, но суть у них примерно одинаковая.

1. Оцените себя.

Короче говоря, вы должны спросить себя, насколько важно время для вас лично и профессионально. Вы должны определить причины, по которым вы хотите лучше управлять своим временем. Это так, вы можете заработать больше денег? Вы хотите лучше управлять своим временем, чтобы получить больше признания на работе и получить то продвижение по службе, к которому вы всегда стремились? Или вы хотите управлять своим временем, чтобы позже у вас было больше времени для досуга? Чаще всего ваши личные цели и приоритеты совпадают с вашими краткосрочными задачами, когда дело доходит до достижения цели.

Оценивая себя, вы также столкнетесь с некоторыми моментами, которые вас не устраивают. Возможно, вы тратите слишком много времени на деятельность, которая на самом деле не приносит пользы. Вы также можете понять, что не уделяете много времени и внимания тому, что этого требует.

2. Оцените свое поведение, когда дело доходит до использования вашего времени.

Что вы делаете, чтобы управлять временем? Следите ли вы за тем, сколько времени вы потратили на одно занятие? Вы религиозно придерживаетесь списков дел, которые вы делаете? ты даже есть в этих списках? Есть ли у вас склонность оставлять задачи незавершенными, когда вы чувствуете, что вам не хватает времени в течение дня, и откладывать их на другой день?

Вы должны определить модели поведения, которые вы считаете правильными, или те, которые лучше всего подходят для вас. С другой стороны, вы также должны определить поведение, которое вы считаете сомнительным, и найти его причины. Может быть, это не та задача, во-первых, так что вы можете поискать другую.

3. Определите свое «прайм-тайм».

Это факт, что не все люди действуют одинаково. Некоторые более продуктивны в определенное время дня, чем другие. Здесь рассматриваются понятия «жаворонок» и «полуночник». Это вопрос определения времени дня, когда уровень вашей энергии высок. Скорее всего, это также ваше самое продуктивное время или ваше «прайм-тайм». Назначая высокоприоритетные и сложные задачи или задачи, которые требуют большого внимания в ваше основное время, вы увеличиваете вероятность того, что эти задачи будут выполнены или выполнены без каких-либо проблем.

4. Поставьте перед собой цели.

Вы должны знать, над чем работаете. Без цели вы просто бесцельно работаете, не имея никакого направления. Было бы неплохо установить как краткосрочные, так и долгосрочные цели. Запишите их, чтобы вы могли прочитать их позже для подкрепления. Затем вы можете отметить краткосрочные цели, как только они будут достигнуты.

СОВЕТЫ ПО УПРАВЛЕНИЮ ВРЕМЕНЕМ

Ранее мы говорили о некоторых вещах, которые можно предпринять, чтобы научиться правильно и эффективно управлять временем. Вот советы, которые могут помочь вам развить и улучшить свои навыки тайм-менеджмента, будь то на рабочем месте или в личной жизни.

1. Будьте организованы. Это включает в себя аккуратность и порядок на рабочем месте. Часто хранение стопок бумаг и документов на вашем столе делает поиск чего-либо более трудоемким. Надлежащим образом пометьте документы и аккуратно сложите их в таком месте, где вы сможете легко достать и вернуть их после использования. Это также может потребовать время от времени очистки. Выбросьте вещи, которые вам больше не нужны. Мало того, что они занимают место без необходимости, но и беспорядок также займет больше времени, чтобы пробраться.
2. Воспользуйтесь прайм-таймом. Это ваше самое продуктивное время, поэтому убедитесь, что вы выполняете более сложные задачи в этот интервал. Рутинная и повторяющаяся работа может быть запланирована на периоды пониженной энергии. Также рекомендуется планировать в свое лучшее время, потому что ваш разум будет более свежим и ясным при составлении расписания. Вы также можете определить два часа дня в качестве своего основного времени. Найдите способ растянуть этот период на три-четыре часа. Чем длиннее ваше прайм-тайм, тем продуктивнее вы будете.
3. Научитесь искусству делегирования полномочий. Возьмите на себя ответственность за свои действия, но вы также должны научиться говорить «нет», просить о помощи и возлагать обязанности и задачи на других, особенно если они более квалифицированы или опытны для их выполнения. Это сэкономит вам и им много времени, которое вы сможете использовать для других дел.
4. Узнайте, как оставаться сосредоточенным. Отвлекающие факторы — это огромная трата времени. Вы можете полностью распланировать свой день, но когда возникают отвлекающие факторы — и вы позволяете им — тогда вы просто теряете драгоценное время. Будьте сосредоточены на поставленной задаче. Будьте сильны против этих отвлекающих факторов, какими бы заманчивыми и сильными они ни были.
5. Не проявляйте неуважения к времени, злоупотребляя им. Вы знаете, что у вас есть кое-что, что вы должны сделать, но вы все равно встаете и бесцельно бродите, даже пустая болтовня и сплетни. Это уже зря потраченное время. Скорее всего, вы вернетесь к своей работе и в конечном итоге будете спешить с ней, потому что уже потратили значительное время на что-то совершенно не связанное с ней. В результате, скорее всего, работа будет сделана бессистемно.
6. Используйте инструменты тайм-менеджмента. К счастью, существует ряд инструментов, которые можно использовать для тайм-менеджмента (включая программное обеспечение для отслеживания времени), начиная от инструментов старой школы, таких как планировщики и органайзеры, и заканчивая более высокотехнологичными инструментами и устройствами, включая мобильные приложения и программное обеспечение. Энергетики или стимуляторы энергии также помогают, например, кофеин, но обязательно принимайте их в умеренных количествах.
7. Время от времени делайте перерывы и расслабляйтесь. Будьте здоровы. Тайм-менеджмент не означает втиснуть всю работу в свой день. Перерыв и отдых также являются частью правильного тайм-менеджмента, потому что вы даете себе время, чтобы передохнуть, перегруппироваться и восстановить свою энергию, чтобы вы могли эффективно и продуктивно выполнять следующие задачи в своем графике. Если вы устали или истощены, это приведет только к большему количеству ошибок, поэтому ваша работа будет неэффективной, а это противоречит цели тайм-менеджмента. Сохранение здоровья и хорошей формы также является данностью, если вы хотите иметь возможность делать больше. Если вы больны или слабы телом, вы в конечном итоге ляжете в постель и ничего не добьетесь.
8. Измените свои привычки и образ жизни. Это, пожалуй, самая сложная задача для любого человека.