В целях организации эффективной работы: Повышение эффективности работы сотрудников: проверенные методы

Содержание

Повышение эффективности работы сотрудников: проверенные методы

Содержание

Эффективность каждого сотрудника влияет на прибыль компании. Почему некоторые работают в полную силу и приносят большую ценность компании, а другие показывают посредственные результаты?

Что такое эффективность работы

Эффективность (на лат. efficientia) происходит от слова «effectus» и означает «делать» или «изготовлять». Это способность выполнять рабочие задачи и достигать поставленных целей с минимальными затратами ресурсов, например, времени и денег. Часто эффективность работы сотрудников измеряют только в количественных показателях — например, сколько изделий изготовил мастер за определенное время. Но это только один из критериев. Работоспособность следует рассматривать комплексно. Что важно учитывать:

Результативность
Работа человека имеет определенный результат. Например, результат менеджера по продажам — это заключенная сделка. И даже если он готовит красивые презентации товара, но не выполняет 10 сделок за месяц, он не эффективен.
Продуктивность
Сотрудник выполняет рабочие задачи за минимальное время, не нарушая дедлайны. При этом качество работы остается высоким. Например, продуктивный секретарь готовит нужное количество отчетов за 1 день, а не за неделю.
Экономичность
Работник достигает цели с минимальными материальными и кадровыми ресурсами. Например, офис-менеджер без помощи коллег организовал интересный корпоративный праздник с минимальным бюджетом.
Организованность
У сотрудника налажены все рабочие процессы, он заранее планирует свои задачи. Например, организованный контент-менеджер готовит посты не в день публикации, а заранее на неделю вперед.
Рациональность
При решении рабочих задач человек использует проверенные и оптимальные способы для достижения нужных результатов. Например, рациональный маркетолог в магазине одежды не тратит весь рекламный бюджет на продвижение одного товара, а грамотно распределяет финансы на все позиции в каталоге.
Функциональность
Все действия работника четко соответствуют целям и задачам компании. Он выполняет свою часть функций в рамках общей стратегии. Консультант в магазине не ведет переговоры с поставщиками, он выполняет свои обязанности — обслуживает клиентов.

Как работоспособность сотрудников влияет на результаты бизнеса

Исследования Gallup показали, что у компаний с продуктивной командой ключевые показатели выше, чем у конкурентов: производительность — на 17%, рентабельность — на 21%, продажи — на 20%.

От работоспособности персонала напрямую зависит прибыль и успех бизнеса.

Эффективный сотрудник берет на себя больше задач и ответственности, чем прописано в его должностной инструкции. А значит, компания получает результат выше ожидаемого
Человек со стабильными показателями работоспособности мотивирует коллег. Они берут с него пример и стремятся расти профессионально. Появляется здоровая конкуренция в коллективе
Человеку с высокой продуктивностью можно доверять и делегировать важные задачи. Это снимает часть нагрузки с топ-менеджеров и руководителей
Эффективный работник оптимизирует рутинные процессы. Он делает больше задач за меньший промежуток времени, быстрее достигает результатов. И делится улучшенными алгоритмами работы с коллегами
Продуктивный сотрудник интересуется сферой, в которой работает, он развивается, предлагает новые идеи и двигает бизнес вперед

Чем больше в компании эффективных людей, тем быстрее она развивается.

Как повысить эффективность работы сотрудников

Существует четыре основных критерия, которые влияют на продуктивность коллектива и повышение квалификации сотрудников. Это профессионализм, мотивация, рабочий процесс и личность руководителя. Обсудим как улучшить каждый из них.

Профессионализм

Многие люди выполняют свою работу неэффективно, потому что им не хватает знаний — как правильно делать ту или иную задачу. Обучайте персонал.

Это должны быть не одноразовые лекции, а комплексный системный подход:

Разработайте программу адаптации и ввода в должность для новых сотрудников. Расскажите, чем занимается ваша компания, как она работает изнутри, в чем суть работы на конкретной должности и как выполнять рабочие задачи. У человека сформируется правильная точка зрения на работу, он быстро разберется куда попал, что от него требуется, и начнет производить результат.
Углубляйте знания действующих работников. Отправляйте их на тематические семинары и назначайте работникам профильные курсы. Например, можно обучить hr-менеджеров новым технологиям найма. Они начнут применять эти знания, повышая эффективность работы. Обучение может быть как внутри компании, так и за ее пределами.
Расширяйте знания коллектива. Если сотруднику интересно развиваться в смежном или другом направлении, предоставьте ему эту возможность. После чего передайте задачи, которые соответствуют этому направлению или переведите на новую должность. Тогда у него появится интерес и, как следствие, вырастет работоспособность.

Обучение можно проводить в формате лекций и семинаров, деловых игр и тренингов, использовать элементы наставничества. Но самый простой и эффективный способ обучения — дистанционный формат на специальных платформах. Например, платформа Unicraft позволяет отслеживать процесс и результаты обучения — какой материал успел изучить сотрудник, насколько хорошо он его усвоил, готов ли он применить новые знания в работе. А методисты Unicraft помогут создать эти обучающие курсы.

Мотивация

Замотивировать сотрудника – значит побудить его к действию и вызвать желание работать. Предложите ему цель, ради которой он захочет трудиться.

Мотивация бывает внутренняя и внешняя. Используйте разные виды мотивации, чтобы заинтересовать человека:

Внутренняя мотивация

Когда сотрудник имеет внутреннее согласие с философией компании, его вдохновляют ее цели и он чувствует свою значимость в достижении этих целей, он начинает ассоциировать себя с компанией. И ассоциировать свой успех с успехом бизнеса. Доносите подчиненным философию организации, чтобы усилить их внутреннюю мотивацию — идею создания, миссию, цели и видение. Тогда они будут трудиться на благо компании.

Внешняя мотивация

Внешняя мотивация может быть материальной и нематериальной. В качестве материального поощрения можно выдавать премии за выполнение и перевыполнения плана, повышать зарплату и переводить на новый грейд за выполнение ответственных задач, привязывать зарплату к эффективности. Нематериальные стимулы повышают социальную значимость сотрудника. Например, составляйте рейтинги работников по их работоспособности, повышайте в должности, устно хвалите на общих собраниях.

Интересно. В современных компаниях популярен такой метод мотивации, как геймификация. Например, за каждую сделку менеджер получает баллы. Набрав определенное количество баллов, можно получить дополнительный выходной или другие бонусы.

Организация рабочего процесса

Продуктивность персонала во многом зависит от того, насколько четко и понятно организован процесс работы.

Дисциплина

В компании должны быть правила, которые соблюдает весь персонал. Они вносят порядок в работу и повышают ее эффективность. Например, рабочий день длится с 9.00 до 18.00. За регулярные опоздания сотрудники выплачивают штраф. Сверхурочная работа допускается только с разрешения руководителя. Обеденный перерыв длится не более часа. А в конце недели каждый готовит отчетность по результатам работы в установленной форме.

Интересно. Можно создать бейджик с шуточной надписью «черепаха дня» и выдавать его за опоздания. Это будет мотивировать человека приходить вовремя, чтобы не быть объектом шуток.

Автоматизация бизнес-процессов

Новое оборудование и современное программное обеспечение значительно повышают эффективность работы. Например, купите оборудование для автоматизации ручного труда на производстве. Оплатите и настройте CRM-систему, чтобы упростить и ускорить общение с клиентами. Все важные встречи и совещания перенесите в Google Календарь, тогда участники будут получать уведомления об этих событиях и не пропустят их.

Правильное распределение и постановка задач

Назначая задачи сотрудникам, учитывайте загруженность каждого. Если человек выполняет большой объем работы и хорошо справляется с задачами, может появиться соблазн передать ему еще больше работы. Но ресурсы каждого человека ограничены. Продолжительная загруженность может привести к профессиональному выгоранию. Распределяйте задачи равномерно и не поощряйте сверхурочную работу.

Часто причины неэффективной работы кроются в неправильной постановке задачи — руководитель плохо донес суть, назначил ее неподходящему работнику, не обозначил сроки или не объяснил как выполнять задачу. Четко формулируйте задания. Можно использовать популярную технологию SMART — задача должна быть конкретной, измеримой, достижимой, значимой и ограниченной по времени. Проверяйте понимание новой задачи, контролируйте ее выполнение и давайте обратную связь.

Как ставить задачи сотрудникам →

Корпоративная культура

Корпоративная культура – это эмоциональная энергия, которой заряжен коллектив. Она влияет на результаты каждого сотрудника. Это может быть энергия конкуренции, соперничества и неуважения. А может быть энергия сплоченности, трудолюбия и доброжелательности. Чтобы получить второе, объединяйте коллектив общими ценностями и целями, проводите совместные собрания, организовывайте корпоративные праздники, устраивайте выезды или спортивные мероприятия. Вовлекайте работников в общие интересные проекты — например, в организацию обучения для новичков. Сотрудник, который чувствует себя частью сплоченного коллектива, готов трудиться на его благо.

Подробней о корпоративной культуре и ее видах →

Личность руководителя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец войска. Если руководитель появляется в офисе к обеду, чтобы подписать бумаги и уехать, такого же формального поведения стоит ожидать и от подчиненных. Чтобы вовлечь их в работу и улучшить эффективность, нужно показать свою вовлеченность в дело и результаты своего труда.

Профессионализм
Важно, чтобы руководитель был экспертом в рабочих вопросах компании. Чтобы оставаться профессионалом, нужно непрерывно учиться, искать новые идеи и мониторить деятельность конкурентов — держать руку на пульсе.
Мотивация
Руководитель должен транслировать сотрудникам, что он горит идеей бизнеса. Все хотят заниматься любимым делом, поэтому работники будут восхищаться таким руководителем и тянуться за ним.
Признавайте ошибки
Руководитель — обычный человек, который тоже совершает ошибки. Важно уметь признать свою неидеальность. Такая открытость создаст в коллективе атмосферу доверия и лояльности.
Цените хорошую работу
Некоторые руководители обращают внимание только на ошибки и недочеты сотрудников. Хвалите подчиненных за хорошо выполненную работу. Поощряйте амбициозных людей с новыми идеями. Они подталкивают к активности и своих коллег.

Если руководитель является настоящим лидером, коллектив бессознательно ему подражает и лучше выполняет поставленные задачи. Обучайте руководителей в компании, чтобы они успешно вели за собой команду.

Удаленная работа: повышаем продуктивность сотрудников

Существует такой стереотип, что удаленная работа снижает работоспособность сотрудников. На самом деле, если при организации работы учитывать особенности и преимущества дистанционного формата, результаты будут выше, чем в офисе.

Планируйте работу. Основная сложность дистанционной работы в том, что руководитель не может физически контролировать сотрудников и процесс выполнения работы. Но по-прежнему можно контролировать результат. Ставьте задачи и сроки их выполнения. Для этого удобно использовать специальные сервисы, например, планировщик задач Trello или Jira.
Создайте общее информационное пространство. Важно организовать среду для общения команды. Это могут быть общие чаты для свободного общения или регулярные видеовстречи для синхронизации по задачам, их приоритетам и результатам.
Встречайтесь лично. По возможности устраивайте личные встречи сотрудников. Такая «развиртуализация» влияет на вовлеченность коллектива в работу.
Проверяйте внутреннюю мотивацию соискателей на этапе найма. Хочет ли человек работать именно в вашей компании? Именно на этой должности? Именно в дистанционном формате? Если у человека нет твердого внутреннего намерения развиваться в рамках вашей компании, будет сложно мотивировать его только внешними стимулами.

Как не потерять эффективность компании на удаленной работе →

Необычные способы повышения работоспособности коллектива

Интересно внедрить несколько нестандартных способов повышения эффективности, и оценить их влияние на коллектив. Например, в компании Airbnb (онлайн-сервис съема жилья) сотрудники могут брать в офис своих домашних животных. А на заводах Peugeot (автоконцерн «Пежо») сверхурочные часы добавляются работника к отпуску.

Собеседования у конкурентов

Компания «РосПром Персонал» разрешает своим менеджерам по персоналу активно искать работу и проходить собеседования у конкурентов в рабочее время. Пробуя себя в роли соискателя, они находят новые способы рекрутинга. Кроме того, могут оценить плюсы и минусы текущего места работы, имея для сравнения другие предложения. А также увидеть свои точка роста — какие навыки нужно приобрести, чтобы попасть в команду лидеров рынка.

Хобби-клубы

На основе хобби сотрудников можно делать мастер-классы для всего коллектива. Например, каждый четверг один из работников преподает своим коллегам йогу. А за уроки получает баллы или поощрения. Или по пятницам собирается весь коллектив, смотрит и обсуждает сериал.

Обеденный сон

Исследования Гарвардского университета показали, что после получасового обеденного сна происходит повышение качества и продуктивности работы на 30%. Поэтому, например, в крупных американских компаниях есть специальные капсулы для сна. Сотрудник может в них отдохнуть во время рабочего дня.

Домашние любимцы

Наличие домашних питомцев на рабочем месте снижает стресс и улучшает атмосферу. Люди становятся более открытыми и общительными. Японская фирма Ferray Corporation разрешила своим сотрудникам брать на работу кошек. А тем, у кого нет любимца, выдает бонусы на его приобретение.

Зеленые зоны

Австралийские ученые выяснили, что наличие цветов и растений на рабочем месте повышает производительность труда. Зелень создает благоприятную обстановку. Например, бизнес-школа «Сколково» в Москве создала живую стену из растений внутри офиса.

3 этапа повышения эффективности сотрудников

Как повысить работоспособность, чтобы сотрудники приносили больше ценности компании и бизнес рос? Важно непрерывно работать над этим.

Какие шаги предпринять:

1 — Оценить эффективность сотрудников

Чтобы понимать, куда двигаться и с чего начать, нужно оценить текущую эффективность персонала. Существуют количественные (KPI, рейтинги, баллы) и качественные (оценка «360 градусов», тестирование, деловые игры) методы оценки. Количественные показывают конкретные результаты на рабочем месте, а качественные — компетенции сотрудника. Например, линейных работников чаще оценивают по результатам, а управленцев — по компетенциям. Проведите оценку и проанализируйте ее результаты — какие работники или отделы неэффективны? В чем могут быть причины?

Как оценить эффективность сотрудников →

2 — Внедрить новые методы повышения работоспособности

Опираясь на оценку работоспособности, выберите методы ее повышения. Например, если сотрудники не знают как выполнять задачи — обучите их. Если у них нет мотивации — добавьте новые стимулы. Если есть проблемы с организацией работы, внесите коррективы. Например, введите четкий график, автоматизируйте рутинные процессы и перераспределите задачи. А если подчиненные не воспринимают руководителя как лидера, измените свое отношение к работе и коллективу.

3 — Проанализировать изменения эффективности

Повторно оцените продуктивность сотрудников, например, через месяц. Сравните результаты с предыдущим периодом. Если ничего не изменилось, возможно вы неправильно определили причины низкой трудоспособности. Попробуйте другие методы. Повышение эффективности сотрудников организации — непрерывный процесс, требующий постоянной оценки, корректировки и контроля.

Совет. На платформе для онлайн обучения Unicraft есть отдельный раздел для мониторинга текущих показателей работы по каждой должности. Выберите ключевые показатели эффективности для должностей, настройте отображение нужных показателей, установите планы по каждому показателю и отслеживайте динамику их выполнения.

Оценка эффективности персонала | Определение эффективности персонала и способы её повышения

Образование, квалификация и опыт работы сотрудника не так важны для руководителя организации, как конкретный результат. Поэтому главным критерием оценки эффективности работы выступает результативность труда персонала. Остальные показатели – личностные данные, квалификация, опыт – учитываются как вспомогательный, а не первостепенный критерий.

Оценка результативности: понятие и значение

Давать оценку результативности исполнения обязанностей персоналом организации вправе менеджер по кадровой работе, непосредственный руководитель или работодатель. Анализ продуктивности профессиональной деятельности отдельного работника, оценка выполнения им поставленных задач позволяют отметить эффективность функционирования всей компании.

При оценке эффективности работы персонала учитываются:

объем выполненной работы;

сложность поставленных задач;

особенности возложенных функциональных обязанностей;

результаты труда.

Человек может справляться со своими обязанностями, однако никогда не вкладываться в сроки, постоянно отвлекать коллег для помощи с работой, в то время как эффективность складывается из двух показателей:

Время, потраченное на достижение результата.

Затраченные ресурсы.

Опытному специалисту по работе с персоналом хорошо известно: повысить эффективность деятельности персонала удастся, если выполнить три условия. И все три условия направлены на взаимодействие руководителя и подчиненного:

1. Желание трудиться должно стать обоюдным. Чтобы получить «отдачу» от рядового сотрудника, начальнику следует поговорить про «бонусы» в виде премии или карьерного роста. Таким образом, обе стороны остаются в выигрыше: работник улучшает свое материальное положение или приобретает новый статус, а организация увеличивает прибыль благодаря эффективности использования персонала.

2. Использование «личных»/«эгоистичных» потребностей подчиненного для увеличения показателей его эффективности. Для каждого важен свой собственный интерес. Если удастся узнать, что важно для человека, это можно использовать в качестве мотивации.

3. Заинтересованность руководства в коллективе работников. Если подчиненные чувствуют свою «необходимость», понимают, что компания заинтересована в каждом из них, они стараются не разочаровать руководство, а результаты труда послужат наградой и для подчиненного, и для руководителя.

Цели оценивания

Как возникла идея оценки труда? Каждый наниматель хочет знать, на что тратит деньги. Ему важно понимать, что польза от деятельности работника соответствует вложенным в него средствам. Оценку эффективности проводят, чтобы узнать:

уровень работы управленческой системы, а также организацию распределения функциональных обязанностей среди персонала;

справляется ли отдельный сотрудник с возложенными на него задачами, и в каком объеме;

«нужность» сотрудника для фирмы: соотношение расходов компании на содержание работника с его личным вкладом в прибыль предприятия;

соответствие объема выполненной работы полученному заработку;

какие методы мотивации будут действенными для персонала;

насколько перспективен служащий, и стоит ли вкладывать средства в его обучение для повышения эффективности и производительности его труда, исходя из интересов организации.

Внедрение оценивания КРI (ключевых показателей эффективности) персонала – популярная методика современных руководителей.

На практике это выглядит следующим образом: начальник устанавливает для персонала определенные цели и задачи. Некоторые сотрудники задачи выполняют, другие нет. По оценке и награда: выполнившим план – бонус (денежное вознаграждение), остальным – спасибо за работу (или попытку с ней справиться). Цель таких оценок – справедливая оплата труда.

Для кого нужна оценка?

В оценке эффективности заинтересован, прежде всего, работодатель. Исходя из показателей эффективности, он оплату для персонала и назначает. Например, менеджера по продажам можно заинтересовать процентом от заключенных сделок. Чем выше его персональная эффективность, тем выше среднемесячный доход. Для офисных служащих важен оклад. А величина оклада будет зависеть от оценки результативности их труда. А вот с творческим персоналом – дизайнерами или программистами – все намного сложнее. Российские компании только начинают использовать показатель КРI в оценке продуктивности творческого труда. Оплата труда наемных служащих компаний базируется на субъективной оценке руководителя или работодателя. Только часть руководителей сознаются в своем методе оценивания, а остальные это усердно скрывают.

Проблемы при внедрении системы оценивания

Не всем руководителям удается успешно внедрить систему оценок эффективности для своих подчиненных. И причина кроется, как в неудачном методе, так и в недостаточной эффективности самого руководителя. Какие проблемы анализа результативности трудовой деятельности могут возникать и почему?

Первый барьер на пути успешного внедрения системы оценок уровня результативности исполнения персоналом своих обязанностей – это сопротивление коллектива. Почему так происходит? Существует ряд причин:

опасения относительно нововведений. Персонал боится изменений, полагая, что объем работы увеличится, а размер зарплаты уменьшится;

сложная схема. Многоуровневая система оценивания эффективности использования персонала сбивает с толку и демотивирует работника. Если сотрудник не может понять, что он сделал не так и почему ему заплатили меньше, это негативно сказывается на его деятельности и отношении к работе;

непонятная система оплаты труда. Если премия выплачивается, исходя из результатов работы за прошлый, а то и позапрошлый месяц, сотрудник оказывается дезориентирован: работал хуже, а заработал больше;

разница в оценке выполненных задач и общей эффективности у самого работника и его руководителя. А такие оценки редко совпадают;

достижение поставленной цели не всегда полностью зависит от деятельности работника. То, что он считает правильным, эстетичным, может напрочь не понравиться заказчику. И работу придется переделывать, внося правки снова и снова. Поэтому, оценивая деятельность «творческих» работников, руководителю стоит применить особый метод или индивидуальный подход;

необходимость тратить время на отчеты. Кому понравится после выполнения работы поставленная задача написать подробный отчет с указанием потраченного времени, соблюдения сроков и анализа собственных ошибок.

Итак, главной проблемой внедрения оценок производительности и результативности труда является субъективность и непрозрачность методов оценивания.

Устранить субъективность в оценках поможет автоматизированный профайлинг. Алгоритм, который заложен в «СёрчИнформ ProfileCenter», беспристрастно составляет психологические профили сотрудников, определяя их сильные и слабые стороны. Собранная информация позволяет принимать справедливые управленческие решения.

Особенности оценивания качества труда

Главными критериями оценки продуктивности исполнения персоналом своих обязанностей являются:

итоговая прибыль организации;

задействованный персонал.

Сам по себе уровень прибыли не гарантирует одинаковой эффективности каждого сотрудника. Оценка труда всей команды может не соответствовать оценке работника, который «прячется» за коллегами и только «выглядит» эффективным сотрудником.

Помогают определить уровень работы персонала специально разработанные методы оценок, направленные на определение количества приложенных усилий сотрудника, его потенциала и внешних факторов, влияющих на его деятельность.

Методики оценивания

Оценка профессионального уровня персонала выставляется на основе анализа:

объема теоретических знаний сотрудников организации;

умения персонала применить знания на практике.

Методы оценки конкретного работника позволяют руководителю определить способность подчиненного создавать «продукт», нужный для организации, с наименьшими затратами со стороны последней.

Наиболее популярны такие методики оценки персонала:

Аттестация.

Тесты.

Целевое упрвление (Management By Objectives).

Управление эффективностью (Performance Management.)

Аттестация

Метод аттестации дает возможность проверить уровень профессионализма персонала компании. Проводится аттестация коллегиально, оценку знаний служащих дает комиссия, в состав которой входят специалисты отдельных направлений. Оценки при аттестации ставятся за:

теоретические знания персонала;

умение применять их в работе;

соответствует ли работник своей должности.

Аттестация – единственный метод оценивания профессионального уровня персонала, предусмотренный трудовым законодательством Российской Федерации. Если сотрудник получил низкую или неудовлетворительную оценку, работодатель вправе расторгнуть с ним контракт.

Тесты

Тестовые методики оценки персонала помогают составить объективное мнение о кандидате на должность при приеме на работу.

Практическое применение тестовых способов оценки заслужило доверие менеджеров по персоналу благодаря простоте проведения и достоверности результатов.

Биография

Формальный способ, дающий представление о субъективной оценке работником самого себя. Предоставляет работодателю возможность проведения анализа квалификации и опыта претендента на работу на основе изложенных фактов и предоставленных документов.

Анкета

Анкетирование подразделяют на две категории. Квалификационное – претенденту на работу предлагают пройти специализированные тесты для оценки уровня его знаний. Самый объективный анализ знаний проводится с помощью специально разработанных компьютерных программ. Например, бесплатная программа Айрен, основанная на методе тестирования знаний локально или через Интернет. Такие тесты состоят из комплекса заданий:

с предложенным вариантом ответа;

с развернутым ответом;

на умение отнести понятия по классам;

на установление соответствия.

Психологическое дает оценку стрессоустойчивости, эффективности, эмоциональности, моральных принципов человека. Такие тесты популярны в силовых ведомствах, а также в компаниях, где персонал ежедневно сталкивается с обработкой большого количества информации или работой с клиентами. Психологическое тестирование позволяет выявить у персонала такую проблему, как профессиональное «выгорание», и отсеять «неподходящих» для продуктивного труда кандидатов.

Наблюдение

Установление специальной аппаратуры, например, Yaware, TimeTracker или TimeInformer. Они предоставляют работодателю или руководителю возможность наблюдать за персоналом целый день. Такой метод позволяет проследить за деятельностью каждого сотрудника, выставить оценки коммуникативным навыкам, уровню профессионализма, работоспособности, компетенции. Главный недостаток такой оценки в ее субъективности. Мнение наблюдателя не всегда отражает реальность.

Собеседование

Эта методика используется при подборе персонала. Руководитель во время собеседования проводит анализ коммуникативных навыков претендента, опыта его предыдущей работы, конфликтности, адаптации в новом коллективе.

Регулярные собеседования с действующими сотрудниками помогают выявить проблемы среди персонала, избежать или урегулировать конфликты, возникающие среди коллег во время работы, определить потенциальных лидеров и аутсайдеров. Конечно, недостаток таких оценок в их субъективности. Ведь проводит собеседование зачастую один специалист.

Игра

Деловая игра предоставляет руководителю возможность оценить персонал по таким критериям:

активность;

инициативность;

быстрый ум;

креативность;

предусмотрительность.

Проведение анализа игры позволяет выделить самых перспективных работников, из которых формируется резерв претендентов на карьерный рост.

Объективно оценить деятельность персонала на основании одних тестовых методик не удастся. Они служат вспомогательным элементом оценивания производительности труда отдельных сотрудников и всего персонала компании в целом. Большинство тестовых методик применяется для предварительной оценки кандидата при приеме на работу.

Целевое управление (Management by Objectives)

Объективная методика оценивания эффективности работника и его труда, а также соответствие человека занимаемой должности.

Как это действует? Руководитель ставит перед персоналом несколько задач и уточняет сроки их выполнения. Это может быть неделя интенсивного труда, а может и несколько месяцев. Обязательным условием постановки задач является их ясность, точность, выполнимость.

Обязательно выслушивается мнение персонала о стратегических и тактических направлениях работы, согласовываются цифровые показатели плана.

Одним из направлений оценки по МВО является формирование схемы мотивации персонала путем создания системы оплаты труда, исходя из показателей эффективности. Соотношение показателей работы и зарплаты устанавливает руководитель.

Оценивание по методике МВО проводится по двум схемам:

Оплата производится за каждый выполненный показатель результативности труда. Перевыполнение нормативов персоналом при такой схеме значения не имеет. А вот недовыполнение плана влечет за собой уменьшение оплаты труда. Присутствуют допустимые показатели результативности на уровне 80-85%.

Для понимания персоналом возложенных на него задач и организации своей деятельности в соответствии с ними, а также для упрощения анализа показателей результативности труда отдельных сотрудников разрабатывается матрица МВО. В ней содержится информация о задачах и их цифровых коэффициентах.

Управление эффективностью (Performance Management)

Еще одна объективная методика оценивания труда сотрудников компании, предполагающая постановку задач и контроль эффективного их исполнения персоналом компании. Управление эффективностью – усовершенствованная методика МВО, позволяющая дать оценку профессионализму и компетентности персонала. В свою очередь, работник заинтересован в быстром достижении поставленных целей.

Преимущества методики в возможности оценивания труда служащих:

Стимулирование персонала повышать свой профессиональный уровень.

Увеличение продуктивности труда.

Объективная оценка соответствия человека занимаемой должности.

Этапы проведения РМ:

Подготовка показателей результативности труда (КРІ).

Постановка задач персоналу на основе показателей КРІ.

Оценивание труда сотрудников по итогу выполнения КРІ.

Моделирование компетенций персонала на основе результатов оценивания.

Критерии и результаты

Отсутствует единый механизм, способный объективно оценить работу отдельного сотрудника или всего персонала компании. Это связано с разнообразием методик расчета результативности, специфики функционирования отдельных предприятий, особенностей распределения профессиональных обязанностей, возложенных на персонал, а также «портретов» идеального сотрудника в конкретной организации.

Использование перечисленных систем оценивания дает возможность рассчитать уровень продуктивности отдельного работника путем сложения оценок, выставленных по различным параметрам, исходя из поставленных задач.

Маленькое безумие, или главное – не переусердствовать

Руководитель небольшой, но стабильно работающей студии «Сибирикс» в Москве, изучил гору методик оценивания продуктивности сотрудников и решил внедрить в своем бизнесе справедливую оплату труда. Кстати, внедрить такую «справедливость» решили работникам, занимающимся разработкой сайтов, креативными идеями и другими направлениями IТ – технологий. Для этого был разработан детальный план. Учитывать результативность служащих предписывалось по таким параметрам:

Соответствие выработки часов рабочего времени запланированному.

Ежемесячные нормативы «сбыта» услуг.

Количество подчиненных и их оклад.

Количество благодарностей от клиентов.

Количество повторных заказов от «постоянных» клиентов.

Награды за участие в конкурсах профильной направленности.

Количество отрицательных отзывов заказчиков.

Сумма дебиторского долга.

Количество прочтенных книг и так далее.

Очень подробный перечень получился. Таким образом, была создана единая схема оценивания. А чтобы отработать ее на практике, было принято решение потренироваться не с реальными деньгами, а с виртуальными «фантами». В офисе расположили большую доску с изображением всех служащих. На ней при помощи значков – «фантов» – отмечались успехи и провалы каждого работника, которые учитывались при начислении зарплаты.

Разительные перемены в коллективе произошли в течение первого часа после запуска «проекта». Лица стали хмурыми. Еще через пару дней «работы по-новому» началась ожесточенная борьба за «фанты». Дружеская атмосфера в коллективе сменилась настороженной. Спустя семь дней оценивание проекта стало занимать в пять раз больше времени, чем раньше. А между разработчиками и руководителем проекта разгорались целые баталии.

Прошел месяц, и о помощи коллеге не было и речи. У каждого была «своя работа». Начались бесконечные конфликты. «Фанты» стали субъективным мнением руководства. Работать без «фанта» отказывались все. Напряжение в коллективе нарастало, а вот эффективность работы, наоборот, упала. На третьем месяце тестирования «проект справедливой оплаты» тихо свернули. А через полтора месяца исчезла тревожность. Все снова стали друзьями, перестали конкурировать. Количество удовлетворенных клиентов и реализованных проектов увеличилось.

Подведем итоги

Методик оценивания много. И у каждой есть свои плюсы и минусы. В каком объеме какой метод и как применять – решает руководитель. Главное, не стоит переносить теоретические знания напрямую на своих подчиненных. Следует учесть и специфику работы, и особенность личного состава, и сложившиеся в коллективе отношения.

И еще: сотрудник относится к своим обязанностям так, как относится к нему руководство. Если служащий уверен в том, что его ценят, его труд уважают, им дорожат, он стремится не только не подвести коллектив и компанию в целом, но и принести как можно больше пользы. Он знает, что его усилия будут замечены, оценены и справедливо вознаграждены.

ПОПРОБУЙТЕ «СЁРЧИНФОРМ КИБ»!

Полнофункциональное ПО без ограничений по пользователям и функциональности.

Тестировать 30 дней бесплатно

11 советов по организации и продуктивности

Сохранение организованности и продуктивности на работе поможет вам оставаться сосредоточенным и выполнять задачи вовремя.

Когда вы организованы и продуктивны, вы можете расставлять приоритеты в работе и добиваться успехов, что способствует вашему карьерному росту и успеху. Существует несколько вариантов организации ваших обязанностей и задач в зависимости от вашего стиля работы.

Рассмотрите следующие способы оставаться организованным на работе:

1. Ставьте цели

Достижимые цели помогут вам оставаться сосредоточенными и продуктивными. Когда вы устанавливаете конкретные цели с шагами и временной шкалой, вы можете организовать свою работу в более управляемые задачи. Создавайте как долгосрочные, так и краткосрочные цели и добавляйте контрольные точки в свой календарь, чтобы быть уверенным, что вы не отстаете от задачи.

2. Отслеживание прогресса

Чтобы убедиться, что вы достигаете своих целей в отведенное время, попробуйте отслеживать свой прогресс. Отслеживание прогресса также может помочь вам определить, когда вы наиболее продуктивны . Например, вы можете заметить, что успеваете больше в начале недели или по утрам. С помощью этой информации вы можете решить, когда работать над наиболее важными задачами.

Некоторые подходы к отслеживанию вашего прогресса включают регистрацию отработанного времени, подсчет часов, потраченных на проект, и блокирование периодов дня, когда вы выполняете задачи.

3. Используйте повестку дня

Повестка дня — отличный инструмент для оценки вашей организации труда и производительности. При использовании планировщика записывайте конкретные события и их детали на протяжении дней, недель и месяцев. Эта стратегия информирует вас о предстоящих встречах и сроках выполнения в вашем расписании. В результате вы с большей вероятностью достигнете своих целей и запомните конкретные события.

Есть много типов повестки дня. В некоторых программах есть место на каждый день, а в других — на неделю или месяц. Подумайте, какой планировщик лучше всего подойдет вам и вашей работе. Если вы часто работаете за компьютером, рассмотрите возможность использования цифрового плана для добавления событий к определенным датам.

4. Создание списков дел

Списки дел — это простые, но очень эффективные списки, помогающие поддерживать продуктивность в течение дня. Используйте списки дел, чтобы записывать важные задачи, которые вы хотите выполнить. Постарайтесь организовать свою работу на основе срочности. Например, вы можете добавить то, что вам нужно сделать к концу дня, вверху списка, а то, что может подождать до следующего дня, внизу.

Вы можете записать свои списки дел на стикерах или в блокноте. При использовании этого подхода подумайте, как организовать свой список дел. Например, используйте цветные ручки, чтобы различать элементы, например, синюю ручку для обозначения собрания команды и красную ручку для обозначения срочных обязанностей.

5. Практикуйте подотчетность

Когда вы берете на себя ответственность, вы анализируете свой список дел, оцениваете свой прогресс в достижении целей и определяете способы улучшить свою работу. Регулярно проверяйте себя, чтобы определить свой прогресс и найти области, которые вы можете одобрить. Вы также можете разработать систему подотчетности со своими коллегами, проводя регулярные встречи друг с другом.

6. Ограничьте отвлекающие факторы

На организованном рабочем месте намного легче сосредоточиться на работе в течение длительного времени. Когда вы ограничиваете отвлекающие факторы, вы сохраняете свое внимание на текущей задаче. Ограничьте отвлекающие факторы, организовав свое пространство и упорядочив его. Держите обычные отвлекающие факторы, такие как телефон, на своем столе или в другой комнате.

7. Включите таймер

Следите за тем, сколько времени вы тратите на различные задачи, чтобы увидеть области, в которых вы можете лучше использовать свое время. Когда вы начинаете и заканчиваете задачу, запускайте и заканчивайте свой таймер. Рассмотрите возможность использования приложений для хронометража, чтобы узнать, сколько времени вы тратите на определенные задачи. В конце недели подумайте о том, как вы используете время, и будьте более продуктивны. Например, вы можете попробовать ограничить количество времени, которое вы тратите на проверку электронной почты, если замечаете, что у вас не так много времени для выполнения других приоритетных задач.

8. Содержите окружающую среду в чистоте

В организованном офисе вы быстро находите расходные материалы и материалы, что делает ваш рабочий процесс более последовательным. Поддержание чистоты включает в себя размещение предметов на своих местах, дезинфекцию стола чистящими салфетками и открытие окон для свежего воздуха. Чистая среда — это комфортная среда, которая облегчает продуктивную работу.

Наведение порядка на рабочем месте — важная часть поддержания чистоты и порядка. Раз в неделю или месяц проводите инвентаризацию своего рабочего места и убирайте все предметы, которыми вы не пользуетесь ежедневно. Выбросьте все устаревшие списки дел и отложите выполненную работу в архив.

9. Используйте метки

Ярлыки — это практичный подход к организации ваших файлов. Четко пометьте каждый файл и расположите их так, как вам удобно. Например, вы можете управлять своими файлами в алфавитном порядке или по годам.

Используйте этот подход и для цифровых файлов. Файлы и папки с четкими метками на вашем компьютере гораздо легче найти без необходимости их долгого поиска.

10. Сортируйте свою электронную почту

Многие специалисты используют электронную почту для общения друг с другом, и в результате ваш почтовый ящик может быть переполнен электронными письмами. Сортировка писем позволяет избежать беспорядка в папке «Входящие» и помогает быстрее находить важные письма.

Создавайте цифровые папки в своей электронной почте, чтобы сортировать все ваши сообщения. Папки классифицируют ваши электронные письма в соответствующем месте. Пометка электронных писем напоминает вам о необходимости отвечать отправителям и хранить важные электронные письма в одном месте.

11. Делайте перерывы

Перерывы — важный способ сосредоточиться и оставаться продуктивным. Перерывы поддерживают вашу мотивацию, потому что вы избегаете переутомления в течение короткого периода времени. В результате вы часто можете работать дольше. Во время перерыва прогуляйтесь или перекусите. Обязательно отдохните от рабочего места, чтобы полностью сфокусироваться.

6 эффективных правил планирования и организации

перейти к содержанию

Предыдущий Следующий

«Я хотел добраться до него, но у меня не хватило времени!»

Знакомо? Мы все виноваты в этом. Время ускользнуло от нас, и мы не успели сделать все, что хотели. Помните Илона Маска? Его постановка целей была мягким навыком, который мы выделяем; однако именно его организация и планирование помогли ему добиться такого успеха.

Следуйте этим 6 правилам, чтобы быть более эффективным в планировании и организации. Эти простые правила могут сделать вашу жизнь намного проще и успешнее, чем вы могли себе представить. Дайте нам знать, как они работают для вас!

Правила планирования и организации

Правило № 1 Расстановка приоритетов
Даже если вы не можете сделать все сразу, расстановка приоритетов поможет вам понять, какие задачи являются наиболее важными, а какие могут подождать. Если вы знаете, как расставить приоритеты, вы сможете разбить свою работу на более мелкие части. Затем вы можете сосредоточиться на каждой задаче, по одной, начиная с самой важной.

Есть миллион дел? Составьте список всего, что вам нужно сделать. Затем расположите список в порядке наиболее важного. Начните заниматься делами из вашего списка в том порядке, в котором вы его создали.

Правило № 2 Тайм-менеджмент
Нет никакого способа увеличить имеющееся у вас время, но вы можете найти способы его более эффективного использования. Тайм-менеджмент — это уверенность в том, что ваши действия помогут вам закончить то, что вы должны сделать. По мере того, как вы будете лучше управлять своим временем, вам будет казаться, что у вас больше времени.

Уловка управления временем идет рука об руку со списком приоритетов. В свой список приоритетов добавьте оценки времени для каждой задачи в вашем списке.

Ответить на электронные письма – 20 минут
Встретиться с Сарой – 60 минут
Подобрать зубную пасту – 20 минут

Ваши оценки времени в сумме намного больше, чем у вас есть на самом деле? Переставить приоритеты. Что можно переместить или уменьшить? Если вы будете максимально честны, это поможет вам спланировать более успешный день.

Правило № 3 Координация ресурсов
Каждый проект и задание требует использования определенного типа ресурсов. Ресурс — это то, что вам нужно для выполнения задачи. Когда большинство людей думают о ресурсах, они думают о деньгах. Но ресурсы не всегда должны быть в денежной форме. Иногда для проекта потребуются человеческие ресурсы или рабочие. Для других проектов могут потребоваться ресурсы пространства или времени. Для более крупных проектов может потребоваться множество различных видов ресурсов.

При работе над проектом или задачей разбейте проект на несколько более мелких разделов. Какие ресурсы вам нужны? Подумайте о людях или материалах, которые вам нужны для завершения проекта. Опять же, будьте честны. Вам нужно найти графического дизайнера-фрилансера для создания контента? Используйте свои ресурсы для создания лучшего продукта или стратегии.

Правило № 4 Делегирование
Это может быть самым сложным. Делегирование является обычной и важной практикой на рабочем месте. Когда вы делегируете, вы отдаете часть своей работы другим людям. Затем эти люди отвечают за выполнение этой работы. Делегирование просто означает, что вы нашли лучший способ распределить работу.

Вернемся к предыдущему примеру. На вашей встрече команда решила найти внештатного графического дизайнера для создания новых маркетинговых материалов? Делегируйте эту задачу другому члену вашей команды. Делегирование может быть очень трудным, но доверяйте своей команде. Если что-то пойдет не так, оцените и учитесь на примере.

Правило № 5 Создание систем
Когда машина работает правильно, работа выполняется автоматически. Машина повторяет процесс снова и снова с очень небольшим количеством ошибок. Хотя люди не машины, мы можем создавать системы или процессы, которые помогут нам работать так же, как машина.

Вы выполняете те же задачи? Потратьте время, чтобы записать свою систему того, как вы это делаете – контрольный список. После того, как вы создадите свой контрольный список, теперь у вас есть руководство на случай, если вы какое-то время не выполняли задачу, и теперь у вас есть процесс, который можно делегировать кому-то другому.

Правило № 6. Планирование наперед
Чтобы быть успешным планировщиком и организатором, во многом нужно уметь планировать заранее. Обычно, чем больше времени у вас есть на то, чтобы что-то спланировать, тем большего успеха вы добьетесь.