Как научиться делать дела вовремя: 7 советов как делать все вовремя

Содержание

7 советов как делать все вовремя — Минфин

Вы знаете, что промедление смерти подобно, но у вас все равно находится тысяча и одна причина дотянуть, что называется, до последнего? Не отчаивайтесь, представляем вашему вниманию 7 способов борьбы с прокрастинацией.

А вы не откладываете на завтра то, что можно сделать послезавтра?

Озвучивайте дедлайны другим людям

Избегайте расплывчатых обещаний типа «Скоро» или «Сделаю в ближайшее время». «Скоро» — понятие весьма растяжимое, завтра — это скоро, следующая неделя — тоже скоро. Так что называйте конкретные даты людям, заинтересованным в том, чтобы вы сдержали свое обещание (например, коллегам, с которыми вы работаете над проектом, или руководству). Формулировки типа: «Эта информация будет у вас на столе в четыре часа, в четверг», — работают гораздо эффективнее.

Прокрастинация проявляется в том, что человек, прекрасно осознавая необходимость заняться важными делами, игнорирует их и постоянно отвлекается на бытовые мелочи или развлечения.

Делайте самые важные вещи в первую очередь

Приступайте к делам, начиная с самого важного, а не с самого актуального или самого трудного. Некоторые вещи кажутся срочными, например, звонит телефон или появляется уведомление о том, что пришло новое электронное письмо. Но вы не узнаете, насколько это на самом деле «горит», пока не поднимите трубку или не откроете почту (прим. ред.: речь идет об офисных звонках и рабочей переписке). Отвечайте на письма только 2 или 3 раза в день и при необходимости попросите кого-нибудь из коллег ответить на телефонный звонок.

Твердите: «Сделай это сейчас»

В домашних делах главное — начать. Понятно, что глажка белья или чистка унитаза мало кого вдохновляют. Попробуйте повторять фразу «Сделай это сейчас» вслух, если по близости никого нет.

Прокрастинация — это своеобразный защитный механизм, метод борьбы с тревогой, связанной с начинанием либо завершением каких-либо дел или принятием решений.

Создайте собственную систему вознаграждения

Вы говорите себе: «Да, да, я сейчас начну, только сначала выпью чашку чая», а потом чаепитие плавно перетекает в просмотр дневных передач (если вы трудитесь дома) или в чтение новостей в Интернете и общение в социальных сетях? Затем вы возвращаетесь из виртуальной реальности и не понимаете, куда пропало время? Попробуйте следующий прием: назначьте себе награду, в виде того же чая или печенья, за выполненный объем работы (допустим, за написание 500 слов в отчете).

Используйте современные технологии для блокировки Интернета

Многие люди жалуются: «Я получаю по 500 писем в день». Знаете что? Если вы получаете 500 писем в день, вы просто обязаны поставить фильтры на вашем компьютере и отключить оповещения электронной почты. Представьте себе, что эти письма — живые люди, которые то и дело приходят к вам, всячески мешают и перебивают вас — как бы вы на них отреагировали?

Вы также можете загрузить бесплатные приложения, блокирующие доступ к определенным сайтам в определенное время. С их помощью вы сможете сделать так, чтобы развлекательные сайты и странички в соцсетях не открывались в промежутке между 10 утра и 6 вечера (если только ваши системные администраторы уже не позаботились об этом).

Организуйте свое свободное время

Начинайте планировать выходные в середине недели. Многие люди думают, что это ужасно скучное занятие, но они не правы. Большинству прокрастинаторов редко удается попасть в свой любимый ресторан в субботу вечером исключительно потому, что все столики заказаны заранее теми, кто этим «недугом» не страдает.

Избегайте тех, кто ворует ваше время

Держитесь подальше от знакомых болтунов — «пожирателей времени». Если вы не можете избежать общения, выработайте стратегию поведения, которая поможет свести разговор к минимуму. Встреча со знакомым(ой), который начинает беседу со слов: «Ни за что не догадаешься, что произошло со мной вчера вечером» — последнее, что вам нужно, когда вы должны срочно доделать презентацию. Вместо того, чтобы «увязнуть» в словесном болоте, скажите: «Я очень ценю то, что ты хочешь со мной поделиться. Но можно это сделать попозже, после того, как я закончу с делами?». Если вы заранее продумаете, что и как именно будете говорить, то вряд ли вас сочтут грубияном.

Используйте свои биоритмы

У любого человека есть часы, когда он работает с большей или меньшей продуктивностью. Но фраза «Я — не жаворонок» никак не может служить веским аргументом тому, что вы чего-то не сделали. Если вы знаете, в какое время можете трудиться максимально эффективно, используйте это знание — постройте свой график работы так, чтобы решение наиболее важных задач приходилось именно на этот период.

Подумаю об этом завтра: как научиться делать все вовремя

Прокрастинация – откладывание намеченных дел под разными предлогами, отвлечение внимания на менее значимые цели и раздражители. В результате дело «страдает» – затягивается, делается в последний момент, спустя рукава или не делается вовсе.

Сразу скажу, что переключение внимания и множественность раздражителей, которые нас привлекают – это нормальная особенность мозга. Многие научные эксперименты показали, что КПД любого, даже самого добросовестного, сотрудника, не может поддерживаться на постоянно высоком уровне. Мы успеваем сделать за рабочий день гораздо меньше, чем могли бы сделать роботы за те же 8 часов работы. Именно поэтому на любом рабочем месте предусмотрены перерывы на обед, чай, разговоры, перекуры, «производственную гимнастику» и прочие увеселительные мероприятия. Мы должны время от времени переключать свое внимание на что-то другое, чтобы как раз повысить свою производительность, а не истощиться за первые три часа работы. Прокрастинация становится проблемой, когда она превращается в «нормальное» рабочее состояние и съедает большую часть вашего рабочего времени.

Безусловно, чем взрослее и целеустремленнее мы становимся, тем больше у нас развивается способность к сосредоточению на задаче, умение идти к долгосрочным целям и радость от получения отложенного результата. Но для того, чтобы работать на задачу как Терминатор, то есть, не уставая и ни на что не отвлекаясь, нужна огромная мотивация, (так, например, люди работают во время войны, спешного сбора урожая, на «ударных» стройках и в ночь перед экзаменом).

А мотивация, как известно, бывает двух видов – желание получить для себя что-то хорошее или же попытки избежать чего-то плохого. То есть, для максимальной производительности, Вы должны или очень хотеть достичь этой конкретной цели (причем, вовремя!) или быть очень «напуганным» последствиями невыполнения вами этой задачи. Мотиваторы могут быть внешними (чья-то похвала или отвержение, денежная премия, соревнование с другими и проч.) или внутренними (любопытство, гордость за себя, обличающая вас «совесть», желание избавиться от невыносимо неприятных эмоций и т.д.).

То есть, первое, на что следует обращать внимание, если вы никак не можете взяться за какое-то дело – это ваша мотивация. Почему вам нужно его сделать? Кто это решил? Что будет, если вы его сделаете или не сделаете? Что происходит у вас внутри прямо перед тем, как вы на что-то отвлекаетесь? Что происходит снаружи – контролирует ли кто-то процесс выполнения вами этой задачи? Есть ли конкретные сроки выполнения этого дела? Насколько эти сроки гибкие? Какие бОльшие цели зависят от выполнения вами этой задачи?

Но это еще не все, конечно. Если даже у вас всё в порядке с обоими видами мотивации – вы знаете, когда и для чего должно быть сделано это дело, и действительно не хотите столкнуться с последствиями его невыполнения, но почему-то всё равно не делаете, значит, мы имеем дело уже не с естественным «перекуром», а с сопротивлением.

Почему это происходит?

Не нравится дело

Возможно, в рамках этой задачи вам приходится столкнуться с необходимостью делать что-то неприятное, скучное или слишком тяжелое для вас (законспектировать длиннющую научную статью, разговаривать с заведомо несимпатичным вам человеком, использовать иностранный язык, который вы плохо знаете, посетить неинтересное мероприятие и т.д.). И тогда вот именно эта часть процесса может тормозить выполнение всего дела. В этом случае все, что вам надо – либо найти того, кому вы могли бы перепоручить именно эту неприятную для вас часть, либо ясно увидеть, чему именно вы сопротивляетесь. Это лишь малая часть, на которую вам потребуется потратить, наверняка, не так уж много времени. Бывает, что мы намного дольше злимся и откладываем, накручивая свои тягостные эмоции всеми возможными способами, а когда, наконец, решаемся, то с трудным процессом будет покончено за несколько минут или часов. Вы могли бы просто признать, что, да, дело неприятное, и по-быстрому сделать его (может быть даже, в первую очередь, пока есть силы, или, наоборот, как-то порционно, дозированно). Но, откладывая, мы добавляем к этому букету еще и возмущение, и поиск виноватых, и обвинение себя самого за откладывание. И тратим на это проклятое дело гораздо больше времени и душевных сил.

Неверная оценка времени

Может быть, дело в вашей стратегии восприятия времени. Это знакомое всем студентам ощущение, что «до экзамена еще как до Луны», что позволяет нам расслабляться и бить баклуши до тех пор, пока в нашем мозгу не замигает красная лампочка аврала. Вот тогда и включается та самая ударная мотивация, которая позволяет нам сделать «нечеловеческий рывок» и выполнить огромный проект за несколько часов, а не месяцев. Для кого-то эта стратегия хорошо работает – но только в том случае, если у вас есть возможность после своих титанических усилий некоторое время побездельничать и восстановить силы. Однако порой мы не совсем адекватно воспринимаем необходимое для добросовестной подготовки время и усилия. Нам кажется, что напрягаться заранее совсем необязательно. Это может быть просто стратегией, которая проявляется во всех делах – больших, маленьких, любимых и нелюбимых. И это реально снижает нашу эффективность и заставляет нас упускать многие возможности.

Страх перед глобальными процессами

Есть люди, которых очень пугают любые глобальные задачи и долгосрочные цели. Они просто не заточены работать на далеко отсроченный результат. Одна моя клиентка, например, панически боялась делать «генеральную уборку» — ну и, разумеется, придумывала тысячи чудесных поводов для ее откладывания. Когда я спросила, что в этом деле ее так уж пугает, она сказала, что видит десятки мелких процессов, которые включены в эту самую генеральную уборку, и от одного только их количества ей становится дурно. А похвалить себя и расслабиться, в ее представлении, можно было только после того, когда будет сделано абсолютно всё. Тогда проще не делать вообще ничего. То, что я ей порекомендовала, убрать из головы слово «генеральный» и просто убраться в доме – по мере сил. Например, только пропылесосить или протереть подоконники. А завтра сделать еще что-нибудь, не слишком обременительное. И тоже похвалить себя за это. И тогда нагромождение дел превращается во вполне посильные мелкие задачи. Нет необходимости тратить каждую субботу на генеральную уборку – можно каждый день понемножку прибираться. А для совсем уж нелюбимых вами дел (скажем, для мытья окон) пригласить раз в год специального человека. Такой подход помогает структурировать те задачи, которые кажутся нам огромными и непосильными, и от которых хочется просто спрятаться. И почаще себя хвалите!

Связь с прошлым

Бывает, что дело, которое мы откладываем, уже как-то связано для нас с неприятными эмоциями (тревога, усталость, спешка, страх совершить ошибку). Опять-таки, я бы посоветовала здесь заранее отделить мухи от котлет – то есть само дело от ваших субъективных отрицательных эмоций, которыми вы это дело для себя «обернули». Приглядитесь, откуда вообще у вас взялись эти отрицательные эмоции, чего вы на самом деле боитесь и на что злитесь. Если вы избегаете получить какой-то виртуальный «подзатыльник» — чье-то неодобрение, упрек, то, что это за люди, и почему вы даете им право вас оценивать или не одобрять? Что будет, если вы заранее дадите себе разрешение на несовершенство и ошибки и отнесетесь к любому полученному результату как к опыту, а не поражению?

Эмоциональная манипуляция

Иногда нам может казаться, что дело взвалено на нас несправедливо, поэтому мы сопротивляемся им заниматься в надежде на то, что его переложат-таки на кого-то другого. Мы считаем, что у нас есть дела поважнее, (и более достойные нашего таланта, ума и образования). Или нам вообще кажется, что это дело «не женское» или «не мужское». Тогда мы не просто откладываем выполнение, а еще и намеренно демонстрируем свое недовольство окружающим. Мы культивируем в себе эти отрицательные эмоции, потому что они являются для нас инструментом манипуляции – либо для того, чтобы вообще избежать этого дела, либо для того, чтобы пристыдить (наказать) тех, кто должен был нам помочь или сделать это вместо нас. Иногда это срабатывает, и вам действительно удается добиться «справедливости» и перераспределить обязанности более грамотно. Но чаще ваше злопыхательство только напрасно сотрясает воздух и создает вам репутацию склочного или ленивого человека. Так что – если нет способа найти другого исполнителя – найдите для себя что-то хорошее и важное в исполнении именно этой задачи. Например, в результате у вас появится новый навык, или вы сделаете кому-то доброе дело, или внесете свой вклад в какую-то более глобальную (и достойную вас!) цель.

И – вот что интересно – почему-то именно на эту тему, мне удалось написать статью за полтора часа. От первой до последней буквы… И сразу же после получения заказа от редактора.

10 способов сделать все вовремя! — выполнение задач — как успеть на работу

Вы пунктуальны и всегда вовремя? Выполняете ли вы поставленную задачу в установленный срок? Способны ли вы завершать дела в своем списке дел каждый день? Если вы ответили «да» на любой из вышеперечисленных вопросов, значит, вы хорошо управляете своим временем. Но если ваш ответ «нет», тогда читайте дальше, чтобы узнать, как вы можете хорошо управлять временем и выполнять дела вовремя.

Мы все откладываем в тот или иной момент нашей жизни. Мы отвлекаемся на телефонный звонок, сообщение, даже новую рекламу по телевизору и откладываем выполнение задачи. Хотите верьте, хотите нет, но это не вина Интернета, что мы в конечном итоге задерживаем вещи. Это привычно!

Чтобы помочь вам похудеть, мы подготовили 10 важных советов по управлению временем , которые помогут вам повысить продуктивность в личной и профессиональной жизни.

Содержание

1. Создать ежедневник

Планируйте свой день до его начала. Всегда перечисляйте дела, которые вы хотите выполнить утром или, что лучше, вечером перед сном. Как можно лучше придерживайтесь плана.

2. Установите лимит времени для каждой задачи

В ежедневнике отметьте каждую задачу ограничением по времени . Четко объясните, что вы хотите закончить задачу А к 15:00, а задачу Б — к 17:00. Наличие крайнего срока должно мотивировать вас работать более эффективно.

👉 Посмотрите также наш список лучших приложений-планировщиков

3. Блокируйте отвлекающие факторы

Давайте подумаем… Что вас больше всего отвлекает во время работы? Facebook, Whatsapp, телевидение, электронная почта или телефонные звонки? Меня даже отвлекает собака, лающая за окном. Чтобы лучше сосредоточиться , закройте электронную почту, выключите телефон, телевизор и, если нужно, закройте двери и окна.

4. Поддерживайте чистоту на рабочем месте

Беспорядок на столе также мешает эффективной работе. У моей коллеги, у которой стол рядом с моим, такой беспорядок на столе, что ей требуется примерно 5 минут, чтобы найти ручку! Организованное и опрятное рабочее место позволит вам легко находить вещи и получать их в упорядоченном порядке.

5. Избегайте стресса

Много раз мы переживаем, когда у нас больше работы, чем мы можем выполнить. Наше тело часто чувствует усталость, что влияет на нашу продуктивность. Поймите, что никакие мысли не сделают ваш список дел короче. Сосредоточьтесь на одной задаче за раз, и работа будет завершена в один миг.

6. Делайте перерывы

Возможно, это покажется вам смешным, но перерывы и небольшие моменты отдыха не повлияют на вашу продуктивность, но позволят вам сделать больше. Короткие прогулки, прослушивание музыки или, может быть, пять минут ласки кота между заданиями могут помочь 9. 0003 повысить эффективность вашей работы.

7. Начинайте работу раньше

Если вы спросите любого успешного человека, в чем его ключевой секрет успеха, он, вероятно, ответит вам одно и то же — они начинают свой день очень рано. Когда вы встаете рано, вы более спокойны и ясны, но с течением дня уровень вашей энергии снижается, что приводит к снижению производительности.

7. Научитесь говорить «нет»

Если вы считаете, что уже загружены работой, скажите НЕТ дополнительной работе. Подумайте о своей рабочей нагрузке, прежде чем браться за какую-либо другую работу.

8. Берегите себя

Многие люди могут подумать, что если пожертвовать сном или поесть быстрее, это поможет им повысить производительность, но это не так. 7-8 часов сна необходимы телу и разуму для нормального функционирования. Здоровое питание и достаточные физические нагрузки также помогают повысить уровень энергии и позволяют лучше сосредоточиться.

Традиционный планировщик с ручкой и бумагой — один из лучших способов составить расписание, но в наш век технологий люди могут посчитать вас старомодными. Существует множество приложений, продуктов и сайтов , которые помогут вам быть более организованными, продуктивными и достигать всех своих целей.

Попробуйте TimeCamp — 100% бесплатное программное обеспечение для автоматизированного учета рабочего времени и повысьте свою продуктивность!

Зарегистрируйтесь здесь бесплатно!

Помните, что невозможно успеть сделать все, и иногда вам может казаться, что в сутках недостаточно часов, чтобы сделать все, что под рукой. Будь спокоен и работайте умнее, а не усерднее. Следуйте приведенным выше советам, и вы обнаружите, что в сутках достаточно часов.

Getting Things Done: пошаговое руководство

Getting Things Done, или сокращенно GTD, — это популярная система управления задачами, созданная консультантом по продуктивности Дэвидом Алленом. Методология основана на простой истине: чем больше информации крутится у вас в голове, тем сложнее решить, что требует внимания. В результате вы тратите больше времени на размышления о своих задачах, чем на их выполнение. Когда информация накапливается в вашей голове, это приводит к стрессу, подавленности и неуверенности.

Аллен заметил, что наш мозг намного лучше обрабатывает информацию, чем сохраняет ее («ваша голова — дрянной офис»). Его метод GTD показывает, как сбросить весь ваш умственный беспорядок во внешнюю систему, а затем организовать его так, чтобы вы могли сосредоточиться на нужных вещах в нужное время. Когда ваш рабочий процесс GTD настроен правильно, вы сможете уверенно ответить: «Над чем мне следует работать?» в любой момент, не беспокоясь о том, что вы можете забыть что-то важное, что вам нужно сделать позже.

Попробуйте GTD, если вы…

Чувствуете себя перегруженным количеством вещей, которые вам нужно отслеживать
Беспокоитесь о том, чтобы забыть мелкие детали
Начинает много проектов, но с трудом завершает их
Никогда раньше не проходил GTD (каждый должен хотя бы раз в жизни пройти GTD)

think — наиболее интуитивный способ их реализации. Мы сосредоточимся на том, как использовать GTD с Todoist, но одни и те же принципы применяются независимо от того, какое приложение вы используете. Ключом к GTD являются не конкретные инструменты, которые вы выбираете, а привычки, которые вы используете ежедневно, чтобы думать и расставлять приоритеты в своей работе.

Что такое ГТД? Краткий обзор

Метод GTD состоит из пяти простых практик для систематизации беспорядка в вашем мозгу и достижения цели:

Захватите все: Снимайте все, что приходит вам в голову. Нет ничего слишком большого или маленького! Эти элементы попадают прямо в ваши почтовые ящики.
Уточнение: Преобразуйте полученное в четкие и конкретные действия. Решите, является ли элемент проектом, следующим действием или ссылкой.
Организуйте: Расставьте все по местам. Добавляйте даты в свой календарь, делегируйте проекты другим людям, храните справочные материалы и сортируйте свои задачи.
Обзор: Часто просматривайте, обновляйте и пересматривайте свои списки.
Engage: Приступайте к важным делам.

Несмотря на то, что установка GTD требует первоначальных затрат времени и энергии, она окупается при постоянном использовании. Вы больше не будете беспокоиться о том, что забыли дедлайн или пропустили важную задачу. Вместо этого вы сможете спокойно реагировать на поступающую информацию и уверенно расставлять приоритеты в своем времени.

Некоторые очень специфические, но кажущиеся обыденными действия, когда их применяют, создают способность существовать в своего рода изощренной спонтанности, которая, по моему опыту, является ключевым элементом успешной жизни.
— Дэвид Аллен

Хотя в основе GTD лежат эти пять простых шагов, их не всегда легко выполнить. GTD не требует специального инструмента, приложения или продукта. Аллен даже не приводит доводы в пользу цифровых систем вместо аналоговых. Скорее, ключ к любой устойчивой системе повышения производительности состоит в том, чтобы сделать ее как можно более простой и использовать ее как можно чаще. Ваш инструмент должен быть достаточно универсальным, чтобы справляться с вашими самыми сложными проектами, и в то же время достаточно простым, чтобы его можно было обслуживать, когда у вас мало энергии.

В оставшейся части этой статьи будут рассмотрены особенности каждой из пяти приведенных выше практик GTD и показано, как реализовать их с помощью Todoist. Но, опять же, одни и те же принципы должны применяться независимо от того, какой инструмент вы используете.

Захват

Чтобы GTD работал, вы должны перестать хранить информацию в своем мозгу. Все, что приходит вам на ум — задачи, события, идеи, рекомендации книг и т. д. — должно быть зафиксировано и немедленно сохранено в папке «Входящие». В GTD почтовый ящик, будь то физический или цифровой, представляет собой визуальное представление всех входных данных, с которыми вам нужно каким-то образом справляться ежедневно.

Ваш почтовый ящик используется только для сбора хаоса ваших мыслей, чтобы выбросить их из головы. Сейчас не место и не время беспокоиться об организации.

В Todoist ваш почтовый ящик будет использоваться как место по умолчанию для хранения всех ваших входных данных, пока вы не сможете их упорядочить. Чтобы добавить новую задачу в папку «Входящие» в веб-приложениях или приложениях для ПК, щелкните знак «плюс» в правом углу или просто нажмите «q». Задача будет добавлена в папку «Входящие» по умолчанию, если вы не укажете другой проект.

Проведите первоначальный анализ

Если вы только начинаете работать с GTD, проведите полный анализ всех «незамкнутых циклов», о которых вы только можете подумать, — всего, что вам может понадобиться в будущем. Добавьте их в качестве задач в папку «Входящие» Todoist прямо сейчас. Обратитесь к списку триггеров GTD, чтобы освежить в памяти обязательства, которые вы, возможно, забыли.

Немедленно захватывайте новые задачи

Один из основных принципов GTD — переносить задачи из вашей головы во внешнюю систему в тот момент, когда они приходят к вам. Todoist синхронизируется между платформами — компьютером, телефоном, веб-браузером, почтовым клиентом, смарт-часами или умным домашним помощником — так что вы можете вводить задачи в любое время и в любом месте.

Всякий раз, когда на ум приходит новая задача, возьмите за привычку сразу же добавлять ее в папку «Входящие» и позаботьтесь о ее организации позже. Чтобы собирать задачи как можно быстрее, где бы вы ни находились, мы рекомендуем установить Todoist или ваше приложение по выбору:

Как приложение на вашем компьютере
Как приложение на вашем телефоне
Как расширение для Интернета браузер, который вы используете (для добавления веб-сайтов в качестве задач)
В качестве плагина для почтового клиента, который вы используете (для добавления электронных писем в качестве задач)

Просмотрите и загрузите приложения Todoist

Объедините свои почтовые ящики

Вы можете использовать Todoist для объединения других ваших почтовых ящиков — от электронных писем, за которыми вам нужно следить, до сообщений, с которыми вам нужно принять меры, до статей, которые нужно прочитать, к спискам продуктов, к справочным материалам, которые вы сохраните на потом. Чем меньше почтовых ящиков вам придется проверять на наличие незамкнутых циклов, тем проще будет поддерживать вашу систему.

Отправляйте элементы в Todoist из своей электронной почты или через инструмент командного обмена сообщениями:

Используйте плагины Todoist для Gmail и Outlook, чтобы быстро добавлять электронные письма в качестве задач
Пересылайте электронные письма прямо в папку «Входящие» Todoist, используя адрес пересылки вашего проекта.
Превратите сообщения в задачи с помощью командных инструментов обмена сообщениями, таких как Twist или Slack.

Снимайте материалы для чтения и справочные материалы:

Сфотографируйте визитные карточки или напоминания о событиях и прикрепите их к комментариям к соответствующим задачам.
Прикрепляйте файлы из Dropbox, Google Диска или вашего компьютера к любой задаче, чтобы прочитать или поработать позже.
Подключите приложение для чтения, такое как Pocket, к Todoist через нашу интеграцию с IFTTT, и задача Todoist будет автоматически создаваться каждый раз, когда вы добавляете статью в Pocket.
Загрузите Todoist для Chrome, Safari или Firefox, чтобы сохранить любую ссылку для последующего доступа.
Используйте расширения обмена Todoist на Android или iOS, чтобы делиться страницами из мобильных приложений в виде задач.

Прикрепите справочные материалы — фотографии, документы, ссылки, заметки или даже аудиофайлы — к соответствующим заданиям.

Погружайтесь глубже

Чтобы узнать больше о всех ваших «незамкнутых циклах», ознакомьтесь с 11 быстрыми способами выбросить задачи из головы и включить в Todoist.

Уточнение

Теперь, когда ваш почтовый ящик заполнен, следующим шагом будет преобразование хаотичного беспорядка всего, что вы записали, в конкретные действия. Просмотрите каждый элемент в папке «Входящие» и выполните одно из следующих действий (подробнее о том, как выполнять каждый шаг, см. в следующем разделе):

Если задание займет менее 2 минут, выполните его сразу.
Если это можно делегировать, назначьте задачу кому-то другому.
Если это недействующий справочный элемент (например, файл, документ, статья, контактная информация и т. д.), к которому вам нужно будет вернуться позже, отправьте его в отдельный справочный проект или прикрепите к комментарии соответствующей задачи или проекта.
Если задачу необходимо выполнить в определенный день и/или время, укажите срок выполнения задачи.
Если задача больше не нужна или невыполнима, удалите ее.
Если задача требует более одного шага, создайте проект, в котором будут размещены все связанные с ним элементы, и определите одно следующее действие, которое вы можете предпринять, чтобы продвинуть проект вперед.

Сделайте свои задачи как можно более конкретными и действенными. Добавляйте как можно больше информации, чтобы потом не ломать голову над ней. Например, «Позвонить маме» на самом деле может потребоваться ввести как «Позвонить маме, чтобы обсудить ужин на день рождения». Или «Налоги» может быть «Позвоните Марии, чтобы обсудить налоговые документы» с номером телефона Марии и списком конкретных документов, прикрепленных в комментариях к задаче (подробнее о комментариях к задаче позже).

Сделайте свои задачи как можно более конкретными и действенными.

Систематизировать

После того, как вы уточнили элемент в папке «Входящие», пришло время рассортировать его по соответствующему месту. На самом деле прояснение и организация ваших задач будут происходить одновременно с очисткой папки «Входящие», но полезно думать о них как об отдельных действиях.

Существует множество различных способов организации задач с помощью методологии GTD, но мы рекомендуем использовать сочетание проектов и меток.

Одноразовые задачи

Это задачи, которые занимают более 2 минут, но требуют только одного шага. Например, «ответить на электронное письмо Джоша о стоимости проекта» или «обновить вкладки для автомобилей». Вы не хотите, чтобы они загромождали ваш почтовый ящик, но они также не подходят ни к одному другому проекту.

Создайте новый проект Todoist для одноразовых задач

Создайте новый проект под названием Одноразовые задачи.
Перетащите свои одношаговые задачи из папки «Входящие» в этот проект, щелкнув серый «манипулятор» слева от имени задачи и перетащив его на имя проекта в левом меню.
Вы также можете указать другой проект, набрав «#» в поле задачи, чтобы открыть список всех ваших проектов. Выберите свой проект из списка или продолжайте вводить название проекта, чтобы сузить результаты.

Используйте ярлык # для выбора проекта

Проекты

Вы обнаружите, что многие из записанных вами задач на самом деле являются проектами. Согласно философии GTD, проекты — это любой элемент, для завершения которого требуется более двух шагов. Например, «покрасить спальню» — это проект, потому что он включает в себя другие задачи, такие как получение образцов краски, выбор цвета, покупка материалов, подготовка стен и т. д. Вот как выполнять проекты в Todoist:

Создайте новый проект для каждого многошагового проекта, который вы определили при уточнении своих задач.
Перетащите связанные задачи из папки «Входящие» в соответствующий проект. Или нажмите на задачу и введите «#» в поле задачи, чтобы открыть список ваших проектов на выбор.
Когда вы думаете о других шагах, добавляйте их как новые задачи в проекты.

Создайте проект для любого элемента, для выполнения которого требуется 2 или более шагов

Области внимания

Возможно, будет полезно сгруппировать ваши проекты на основе ваших «Областей внимания» — термин GTD для различных областей ответственности, которые вы несете в своей жизни. Эти области являются инструментом для привлечения внимания к вашим более широким жизненным целям, когда вы решаете, над чем работать дальше. Если задача не вписывается ни в одну из ваших областей, возможно, пришло время пересмотреть, хотите ли вы тратить на нее свое время. Или вы можете просто разделить свои проекты на «Рабочий» и «Личный».

Вы можете легко сделать это в Todoist, используя подпроекты. Вот как:

Создайте проект для каждой области деятельности. В этом проекте не будет никаких задач, он просто для визуальной организации.
Нажмите на серый маркер слева от имени проекта и перетащите существующие проекты под только что созданные папки высокого уровня, чтобы превратить их в подпроекты.
(дополнительно) Чтобы создать еще большее визуальное разделение между областями вашего внимания, назначьте разные цвета проекта для каждой области.

Подпроекты Nestle в каждой сфере деятельности

Теперь вы сможете содержать список проектов в чистоте, сворачивая подпроекты под родительским проектом. Например, пока вы на работе, вы можете держать свои рабочие проекты в поле зрения, в то время как ваши личные проекты скрыты, и наоборот.

Для простоты сначала завершите настройку системы GTD, чтобы получить представление о своем рабочем процессе. При необходимости вернитесь и организуйте свои проекты в более широкие категории позже.

Следующие действия

Это задачи с четкими конкретными действиями, которые вы выполните при первой же возможности (например, «Отправить Джеймсу по электронной почте бюджет корпоративной вечеринки»). Следующие действия отделены от будущих действий — шаги, которые вы предпримете в конечном итоге, но не требуют вашего внимания прямо сейчас.

Определите следующее действие для каждого проекта, пометив его меткой «@next». Чтобы добавить метку, просто введите «@» в поле задачи и начните вводить название задачи.

Создать новую метку @next

Просмотреть все свои задачи с пометкой @next

Задачи с датой и/или временем выполнения

Для задач, которые должны быть выполнены в определенную дату и/или время, запланируйте их. Но будьте осторожны: GTD предостерегает от чрезмерной зависимости от сроков. Добавляйте их только к тем задачам, которые действительно должны быть выполнены в данную дату и время. Во всем остальном доверьтесь своим следующим действиям и регулярному еженедельному просмотру всех своих списков задач (об этом позже).

При редактировании задачи вы можете нажать на кнопку Расписание и выберите дату и время из календаря. Или просто введите дату и/или время выполнения в поле задачи на естественном языке, например, в следующий понедельник в 8:00 . Smart Quick Add автоматически распознает и выделит дату выполнения и добавит ее при сохранении задачи. Вы даже можете вводить повторяющиеся даты выполнения, например каждую вторую среду , для задач, которые повторяются на регулярной основе.

Введите срок выполнения в поле задачи, используя естественный язык, например «Пятница»

Вы можете перемещать элементы со сроками выполнения из папки «Входящие» в соответствующий проект или в проект Одноразовые задачи , если они не связаны с многоэтапным проектом.

Совет Todoist

Синхронизируйте свой Todoist с Календарем Google, чтобы события календаря отображались в Todoist как задачи, а запланированные задачи Todoist отображались в Календаре Google как события.

Просматривайте свои задачи Todoist в Календаре Google и события Календаря Google в Todoist.

Повестки дня

Некоторые из элементов, которые вы сохраните в своем почтовом ящике, будут напоминанием о вещах, которые вы хотите обсудить с кем-то еще, а не о следующих действиях. Чтобы отслеживать эти пункты повестки дня:

Создайте новый проект под названием Повестки дня.
Создайте новый подпроект в разделе Повестки дня для каждого человека, с которым вам нужно поддерживать связь на регулярной основе. Например, ваш босс и любые непосредственные подчиненные. Вы также можете создавать подпроекты для каждой регулярной встречи команды или проекта. Например, Маркетинговый еженедельник .
Добавьте пункты, которые необходимо поднять, в качестве задач в соответствующем подпроекте повестки дня.
Когда вы встретитесь с этим человеком или придете на встречу, откройте соответствующий проект, чтобы увидеть список всех пунктов, которые вам нужно охватить.
(необязательно) Поделитесь своими проектами повестки дня с соответствующими людьми, чтобы каждый мог видеть, добавлять и даже назначать вопросы для обсуждения.

Создавайте подпроекты в рамках основного проекта повестки дня для каждой регулярной встречи, которую вы проводите

Справочные материалы

Справочные материалы — это недействующие элементы, которые необходимо сохранить (например, налоговые документы, материалы для чтения, электронные таблицы, документы Word, номера телефонов и т. д.). Хотя они сами по себе не являются задачами, они часто необходимы для выполнения задачи позже. В Todoist вы можете упорядочить вспомогательные справочные материалы такого типа, прикрепив их к соответствующим комментариям к задачам или проектам:

Прикрепите справочные материалы по конкретным задачам к комментариям к задачам.

Сохранение справочных материалов на уровне проекта в комментариях к проекту

Таким образом, когда вы будете готовы приступить к выполнению задачи или проекта, вся необходимая информация будет у вас под рукой.

Вероятно, у вас также есть справочные материалы, не связанные с конкретной задачей или проектом. Например, статья, которую вы сохранили в Интернете на потом, файл с важной информацией или идея подарка на следующий день рождения вашего партнера. Многим людям нравится использовать отдельное приложение для заметок, чтобы упорядочивать свои справочные материалы, но вы также можете отслеживать некоторые или все из них в Todoist. Вот как:

Создайте новый проект Reference
Создайте новые подпроекты под проектом Reference для каждого типа списка ссылок. Например, Идеи подарков , Дни рождения , Контактная информация, Рецепты и т. д.
Переместите задачи со справочными материалами в соответствующий проект, перетащив их из папки «Входящие». Или выберите новый проект через Быстрое добавление, щелкнув, чтобы отредактировать задачу, и введя «#» в поле задачи, а затем название проекта.
Чтобы свернуть исходные подпроекты, нажмите серую стрелку слева от родительского проекта Reference . Это поможет удалить визуальный беспорядок из вашего списка.

Создание новых проектов для различных типов справочных материалов

Ожидание

Это элементы, которые были делегированы или ожидают выполнения кем-то другим. Например, если вам нужно закончить написание сообщения в блоге, но вы ожидаете от редактора отзыва о последнем черновике. Идентифицируйте эти задачи, пометив их меткой «@waiting_for». Держите задачи @waiting_for организованными внутри проектов, к которым они относятся, или внутри Одноразовые задачи проекта, если они не связаны с другими задачами.

Пометьте задачи, ожидающие завершения, с помощью метки @waiting_for. прямо сейчас (например, места, куда вы, возможно, захотите отправиться, книги для чтения, новые проекты, которые вы, возможно, захотите попробовать, идеи для постов в блоге и т. д.). Вы хотите просмотреть их позже, но не хотите, чтобы они засоряли вашу систему сейчас.

Создать новый проект Когда-нибудь/Может быть
Добавить все задачи и/или которые вы хотите выполнить в будущем, но активно над ними не работаете
(Необязательно) Добавить подпрограмму -проекты для конкретных типов задач «Когда-нибудь/Может быть». Например, вы можете разделить Когда-нибудь/Может быть — Личный и Когда-нибудь/Может быть — Работа проектов
Проанализируйте свои проекты когда-нибудь/может быть, когда появится время и энергия, чтобы взяться за новую работу

Создайте проект «Когда-нибудь/Может быть» для воплощения ваших идей на будущее

Задачи, которые можно делегировать

Если вы можете делегировать задачу, чтобы высвободить свое время и энергию, сделайте это. В Todoist вы можете делиться проектами с людьми, назначать им задачи со сроками выполнения и сотрудничать в комментариях.

Делитесь проектами и назначайте задачи людям, с которыми вы сотрудничаете

Ваши настройки общего доступа будут отличаться в зависимости от ваших обстоятельств. Вот 3 способа его настройки:

Создайте отдельный общий проект для каждого человека, с которым вы сотрудничаете (для этой цели вы даже можете повторно использовать свои подпроекты Agenda)
у вас есть дополнительная папка «Входящие команды», в которую автоматически добавляется вся команда)
Делитесь существующими проектами, требующими тесного сотрудничества

Или вы можете использовать комбинацию всех трех подходов.

Подсказка: Вы можете найти все задачи, которые вы делегировали, используя запрос «назначено: мной». Это удобный список, на который можно ссылаться во время еженедельного обзора.

Контексты

После составления списков проектов и сортировки задач вы готовы к работе с контекстами. В GTD контексты определяют инструменты, места или людей, которые вам нужны для выполнения данной задачи. Другими словами, контексты позволяют вам сосредоточиться на том, что вы действительно можете сделать, учитывая ваши текущие обстоятельства. Например, если вы находитесь в своем офисе, вы не хотите тратить время на разбор всех следующих действий, которые у вас есть дома.

Следуя изложенному выше проектному подходу, проще всего добавлять контексты с помощью меток. GTD Рекомендует следующие контексты:

Компьютер/Интернет
Дом
Офис
Поручения
КОНЦЕРАТА

9009

. вы быстро сортируете свои задачи в зависимости от вашего текущего контекста. Некоторым людям нравится добавлять контекст электронной почты, чтобы они могли заботиться обо всех своих электронных письмах одновременно. Другие добавляют метки для количества времени, которое может занять задача. Например, если у вас есть всего 15 минут до следующей встречи, полезно иметь возможность определить все задачи, которые вы могли бы выполнить быстро, с помощью метки @15_min. Для большинства людей полезнее создать метку «Не в сети», а не «Интернет» для задач, которые вы можете выполнять, когда у вас нет подключения к Интернету.
Создание меток для каждого контекста
Заманчиво переборщить и начать создавать метки для всего — не поддавайтесь искушению. Чтобы ваша система GTD работала, вам нужно выработать привычку добавлять правильные ярлыки к каждой задаче. Чем меньше меток вам придется выбирать, тем легче будет запомнить.
Чтобы добавить ярлык, перейдите в раздел ярлыков в левом меню и нажмите кнопку «+». Вы также можете добавить метку при редактировании или добавлении задачи, введя @ в поле задачи. Все ваши существующие метки появятся в раскрывающемся меню, и результаты будут сужаться по мере того, как вы продолжаете вводить название задачи. И если нужного вам ярлыка еще нет, у вас будет возможность создать новый, чтобы добавить его в свой список.
Engage
Здесь окупается время, потраченное на уточнение и организацию ваших задач. Теперь ваша система заполнена конкретными, действенными элементами, организованными в логические категории, готовыми для вас. Вы увидите, что все метки, проекты и сроки выполнения, добавленные в описанных выше шагах, помогут вам быстро ответить на вопрос «Что делать?». я должен делать прямо сейчас?» в любой данный момент.
Время, затрачиваемое на уточнение и организацию ваших задач, означает, что когда придет время заняться работой, у вас будет меньше вариантов выбора и меньше справочных материалов для поиска. Чтобы решить, что делать дальше, вы можете просмотреть предстоящие задачи с датой выполнения, отсортировать задачи по метке или создать фильтры для просмотра ваших следующих действий в зависимости от контекста.
Представления «Сегодня» и «Предстоящие»
Когда вы будете готовы сесть за работу, нажмите «Сегодня» в меню навигации слева, чтобы просмотреть все задачи, которые вы должны выполнить сегодня. Откройте Предстоящие, чтобы узнать, что будет происходить на этой неделе и на любой неделе в будущем.
Посмотрите, какие задачи вам нужно выполнить сегодня
Используйте представление «Предстоящие», чтобы визуализировать и планировать неделю вперед.
Просмотр следующих действий и контекстов по метке
Чтобы просмотреть полный список следующих действий во всех ваших проектах, введите «@next» в строку быстрого поиска в верхней части Todoist.
Найдите метку, чтобы просмотреть все связанные задачи
Просмотреть все ваши следующие действия, отфильтрованные по области ответственности
Вы также можете быстро отсортировать свои задачи по контексту, выбрав данную метку, чтобы увидеть все связанные задачи. Например, если вы ищете @errands, вы увидите список задач с меткой @errands, которые можно выполнить, пока вы уже в пути. Чтобы просмотреть список всех задач, которые вы ожидаете выполнить, выполните поиск по метке @waiting_for.
Вы также можете просмотреть все задачи, отмеченные определенной меткой, нажав на название метки в списке меток слева от вашего Todoist.
Создавайте дополнительные представления задач с помощью фильтров
Настоящее волшебство GTD происходит, когда вы создаете собственные представления задач в Todoist с помощью фильтров. Фильтры — это, по сути, сохраненные поисковые запросы, которые сортируют ваш список одним щелчком мыши. Вы можете использовать фильтры для поиска задач на основе:
Чтобы настроить новый фильтр, перейдите к списку фильтров в нижней части левого меню навигации (после «Проекты и ярлыки»), затем нажмите 9.0313 Добавить фильтр в конец списка. Дайте вашему фильтру имя и добавьте поисковый запрос, который вы хотите видеть.
Настройте пользовательские фильтры для просмотра ваших следующих действий по области внимания
Просматривайте все свои следующие действия, отфильтрованные по области ответственности
Для GTD наиболее релевантные метки, скорее всего, будут сочетать контекст. Например, чтобы настроить фильтр для всех следующих действий, которые вы можете выполнить на работе, используйте запрос «##Work & @next_action». Это покажет все задачи в вашем рабочем проекте и связанные подпроекты, которые также имеют метку @next_action. Или создайте фильтр для следующих действий, которые можно завершить в офисе, используя запрос «@next_action & @office».
Наиболее полезные представления задач будут зависеть от ваших конкретных потребностей, но вот некоторые из наиболее распространенных полезных:
@next_actions и сегодня
Все следующие действия и все задачи, которые необходимо выполнить сегодня во всех ваших проектах
@next_actions & ##Work
Все последующие действия в вашем рабочем проекте и все ваши рабочие подпроекты
@next_actions & @Home
Все ваши дальнейшие действия вы можете выполнять дома во всех своих проектах
@waiting_for
Все задачи, которые вы ожидаете для выполнения во всех ваших проектах
@email
Все задачи, связанные с отправкой сообщений электронной почты кому-либо, чтобы вы могли выполнять их все сразу и минимизировать время, которое вы тратите на электронную почту
Добавьте наиболее важные представления задач в избранное, чтобы они отображались в верхней части левого меню навигации над списком проектов. Просто щелкните правой кнопкой мыши фильтр, метку или проект и выберите «Добавить в избранное». После этого фильтр появится на панели навигации.
Обзор
Каждую неделю выделяйте время для просмотра всех ваших списков, систематизации задач и обеспечения бесперебойной работы вашей системы. Обзор помогает адаптироваться к изменениям, переориентировать внимание, определить следующие действия и проанализировать рабочий процесс.
Дэвид Аллен назвал этот еженедельный обзор «критическим фактором успеха», потому что частый обзор вашей системы гарантирует, что вы не просто делаете что-то, а делаете правильно.
Чтобы начать работу, импортируйте шаблон еженедельного обзора Todoist GTD в свой список проектов. Этот шаблон включает в себя все шаги, необходимые для еженедельной проверки. Настройте шаблон, добавив подзадачи или комментарии к задачам, чтобы хранить списки всех ваших почтовых ящиков, ваших текущих областей внимания или отслеживать размышления о вашей неделе.

Как научиться делать дела вовремя: 7 советов как делать все вовремя — Минфин