Как отказать кандидату по телефону после собеседования: 18 Потрясающих Правил, Как Отказать Кандидату в Приёме на Работу

Содержание

Как отказать соискателю после собеседования

30 ноя 2017

Процесс
поиска и найма соответствующего работника по сути своей конкурс, где победить
может лишь один соискатель. Тот, который соответствует больше остальных
кандидатов вакантному месту. На одно вакантное место, особенно в крупных организациях,
претендуют десятки человек. Отказ потенциальному кандидату в работе процедура
неприятная. Однако, не стоит забывать, что человек потратил свое время, прошел
возможно несколько этапов встреч и ожидает вашего ответа. Поэтому каждый
рекрутер должен знать, как вежливо отказать претенденту.

Обратная
связь, пусть и в форме отрицательного ответа важна. Желание избежать
неприятного разговора нормальная реакция. Однако из таких мелочей складывается впечатление об организации.
Ответ соискателю это проявление уважения и воспитанности. Важно оставит положительные
воспоминания у человека, даже если те не получили приглашения на работу.
Деловой подход организации обязательно будет оценен.

Когда
и как дать отказ?

Чтобы
избежать неопределенности стоит заранее обговорить сроки ответа в ходе
финальных встреч. HR-специалист должен показать всю надежность и
серьёзность организации, поэтому оговоренные сроки не стоит игнорировать. Если решение
не принято, оповестите об этом кандидата
и обговорите другие сроки. Дайте понять человеку, что вы не забываете о
нем. Процесс трудоустройства для любого соискателя это стресс, а
неопределённость придают процессу еще больше нервозности. HR-специалисту
стоит вспомнить, как он сам занимался вопросами трудоустройства когда-то.
Поэтому необходимо знать, как правильно отказать кандидату.

В
ходе поиска подходящей кандидатуры случается, что уже в ходе интервью HR-специалист
понимает, что соискатель не соответствует заявленной должности. В этом случае
стоит сообщить соискателю, что в случае положительного заключения ответ
поступит в течение двух дней. Таким образом, не получив звонка, он продолжит
рассматривать иные варианты трудоустройства. А HR-специалист сосредоточится
на более перспективных потенциальных работниках.

Очень
часто человек не получает даже отказов во встрече и резюме просто остаются
просмотренными. Случается это потому, что у HR-специалиста не так много времени
на первичный отбор. Кандидатам стоит не забывать об этом. Если вас не пригласили
на встречу, не отчаивайтесь и сосредоточьтесь на других работодателях.

Как
отказать по результатам собеседования?

• По телефону

Вежливый
отказ по телефону легкий и быстрый способ. Стоит заранее подготовить слова для
кандидата и причины отрицательного решения.

• Письмо-отказ

Текст
отказа можно подготовить заранее и направлять тем, кто не прошел отбор. Это
значительно сэкономит время.

Образцы
написания отрицательного решения:

Уважаемый
Андрей Анатольевич!

Благодарим
Вас за уделенное время. Мы высоко оценили Ваш профессиональный уровень и личные
качества. К сожалению, выбор был сделан
в пользу другого специалиста. Мы сохранили Ваше резюме и вернемся к нему, когда
в организации появятся соответствующие вакансии.

Добрый
день, Елена,

Вы
проходили в нашей компании организации на вакансию ведущего логиста. Мы высоко
оценили Ваши личные качества и опыт. Но мы вынуждены сообщить, что результат по
Вашей кандидатуре в этот раз отрицательный. Спасибо за потраченное время.

Здравствуйте, Дмитрий!

24
января Вы проходили собеседование на вакансию Продавец-консультант. Благодарим
Вас за проявленный интерес. Вы создали приятное впечатление. Но руководство
решило выбрать другого специалиста с большим опытом в области прямых продаж.
Желаем удачи и успехов в трудоустройстве.

С
уважением, Иванова И.И.

Уважаемая
Анна Андреевна!

Благодарим
Вас за проявленный интерес к позиции менеджер по логистике. В ходе интервью у нас сложилось впечатление о Вас как о добросовестном
работнике опытном и ответственном.

Но
наша организация работает в области международных перевозок, поэтому
специалист, который займет эту позицию, должен свободно владеть иностранным
языком. Ваш уровень знания языка,
оказался недостаточным. Поэтому руководство сделало выбор в пользу другого
соискателя. Спасибо, что откликнулись на наше приглашение и желаем вам успехов
в дальнейшем трудоустройстве.

С
уважением, руководитель HR отдела

Добрый
день, Светлана

Благодарим
вас уделенное время. В ходе интервью мы отметили ваши профессиональные качества
и опыт. Но, к сожалению, ваше тестирование показало, что пока вам не хватает
навыков для данной работы. Нам нужен
более подготовленный к предстоящим сложностям специалист.

Мы
сохранили ваше резюме, на случай если у нас появятся вакансии, которые могли
быть вам интересны.

Как
отказать соискателю после собеседования, примеры

• Мы решили сделать выбор в пользу человека, работавшего
на аналогичной должности.

• Мы выбрали работника,
рекомендованного нам партнерами.

• Руководство решило продвигать по
карьерной лестнице уже работающего сотрудника.

• На сегодня вы не соответствуете
заявленным требованиям вакансии.

Не
допускайте дискриминацию

Отрицательные
отклики, которые могут привести к судебным разбирательствам и штрафам — по причине
беременности, наличие детей, возраста, пола, национальности, социального
положения. Данные обоснования дискредитирующие и необоснованные. Обязательно
стоит обратить на это внимание.

Помните,
что отказывать лучше вежливо, четко донеся причины. В таком случае, у человека
появится возможность подтянуть слабые навыки и снова претендовать на должность
в компании. Или наоборот он решит, что не стоит больше претендовать на вакансию,
но и не создаст вам антирекламу.

Как правильно отказывать кандидатам

Содержание статьи

Каждый рекрутер сталкивается с моментом, когда нужно отказать кандидату. Это может быть в начале отбора или на финальном этапе — в любом случае момент неприятный. Рассказываем о способах, как это делать.

Отказываем на разных этапах

Способ отказа кандидату зависит от трех моментов: вакансии, уровня доверия с кандидатом и этапа отбора.

Первичный отклик

Казалось бы, вы не знакомы с кандидатом и никаких договоренностей нет. Но здесь все зависит от вакансии. В IT, в принципе, лишних кандидатов не бывает, поэтому старайтесь уделить внимание всем. Составьте шаблон письма или воспользуйтесь автоматизированным с hh.ru. В таком виде отказывайте джунам и специалистам без релевантного опыта. С остальными выходите на связь как можно раньше.

Способ отказа: Ответное письмо на джоб-сайте или на e-mail.

Интервью с рекрутером

Как правило, это первоначальный скрининг, на котором рекрутер узнает основную информацию у кандидата. Тут есть два варианта:

1. Если в процессе общения вы понимаете, что у кандидата нет хард скиллов, без которых никак, — скажите ему об этом сразу. Например, вы ищите Java разработчика, но кандидат не работал со Spring Framework. Не берите паузу, а скажите, что не готовы рассмотреть кандидата на эту позицию.

2. По итогу телефонного интервью кандидат подходит, и вы отправляете его резюме руководителю. Затем обозначаете кандидату, что выйдете с ним на связь в течение двух дней. Если тимлид не готов рассматривать дальше, напишите об этом человеку. Укажите причину: недостаточный опыт или выбор в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, соцсети

Техническое интервью

Самый ответственный этап для IT-специалиста, после которого он точно ждет обратную связь. Нередко бывает так, что руководитель не готов дать окончательный ответ и хочет посмотреть других кандидатов. В итоге HR держит кандидата на холде и не может сказать ему ничего конкретного. В этом случае объясните кандидату текущую ситуацию и спросите, сколько он готов ждать. Ну а если кандидат все-таки слабоват для проекта, дайте ему развернутый ответ.

Способ отказа: После тех скрининга — напишите в мессенджере. Если брали паузу, лучше позвонить и озвучить причину отказа устно.

Собеседование с тимлидом/руководителем

Причиной отказа может быть не только уровень технических скиллов, но и общее впечатление о кандидате. Например, компании нужен сотрудник, который будет не просто кодить, а предлагать свое видение продукта. Кандидат хорошо знает техническую часть, но проявлять инициативу и быть ментором в команде он не готов. Если тимлид понимает, что такой разработчик не совсем подходит по профилю, отказывать придется все-равно HR-y. В этом случае лучше сказать, что вы определились в пользу другого кандидата.

Способ отказа: Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Вакансия стала неактуальной

Такая ситуация случается при оптимизации штата или повышении сотрудника, например. Здесь особенно важно сохранить отношения с кандидатом, чтобы была возможность вернуться к нему при актуальности. Скажите честно о том, что приостановили подбор и с радостью вернетесь к кандидату в дальнейшем. Если он уже и найдет работу, вы сохраните отношения на будущее.

Способ отказа:Мессенджеры, e-mail, телефонный звонок.

Как смягчить отказ

Особенно важно правильно отказывать финалистам — возможно, вы к ним еще вернетесь. Вот важные правила, о которых стоит помнить:

Обращайтесь к кандидату лично

Шаблонный текст виден сразу, поэтому пишите более живым языком. Если вы перешли с кандидатом на «ты», используйте это в отказе.

«Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком».
«Добрый день, Алексей. Пишу с обратной связью, как и договаривались».
«Алексей, приятного дня. Хочу сообщить итоги тех интервью».

Обоснуйте решение

Даже если это пара слов, кандидату будет приятно. После технического интервью соберите обратную связь с коллег и кратко обозначьте кандидату, каких скиллов ему не хватило.

«Алексей, привет! Возвращаюсь с фидбэком. К сожалению, он отрицательный, но надеюсь информация от коллег будет полезной» + добавить комментарий по тем знаниям, которые проверяли на собеседовании.
«Получила обратную связь от коллег по итогам интервью. На данный момент вашего опыта недостаточно для решения наших задач».
«По итогам интервью, к сожалению, не готовы выходить с предложением о работе. Не хватило знаний сетей, SQL запросов и фреймворков».
«Алексей, наши потребности на текущий момент несколько отличаются от вашего профиля, поэтому мы продолжим поиск».

Выделите сильные стороны кандидата

Даже если кандидат вам не подошел, наверняка чем-то он понравился. Напишите об этом пару слов.

«Коллеги отметили ваш уверенный разговорный английский».
«Алексей, нам понравилось ваше стремление к развитию. Уверена, что в скором времени вы сможете применить свои знания».
«Из сильных скиллов хотим отметить…».

Поблагодарите за время

Процесс подбора может занимать больше недели, а это потраченное время и компании, и кандидата.

«Спасибо, что уделили время нашему проекту».
«Спасибо за уделенное время. Будем на связи».
«Благодарю за то, что уделили время нашей компании».

Пожелайте удачи

Пара приятных слов в конце — показатель уважения и внимания к человеку.

«Желаю вам удачи в поиске проекта по душе».
«Верю, что вы найдете интересный для себя проект».
«Удачи в поисках компании, в которой вы сможете применить свои навыки».

Оставьте дверь открытой

Это главный принцип при отказе хорошему разработчику. Мир IT тесен и спустя время рекрутеры возвращаются к тем кандидатам, которые не прошли отбор.

«Направлю ваше резюме коллегам — они рассмотрят вас на свои направления».
«Если будут другие вакансии или что-то поменяется, я вам напишу».
«Я буду рада, если мы будем оставаться на связи».

Звонок или письмо

Какой бы вариант вы не выбрали, помните, что любой из них — лучше молчаливого отказа. Звоните кандидатам, с которыми был долгий процесс подбора и тем, кого вы рассматривали на топовые позиции.

В других случаях можно написать на e-mail или в мессенджерах, но не делайте сообщение шаблонным. Письменный отказ проще не только для рекрутера, но и для самого кандидата. Потому что это неловкая ситуация — кандидат может растеряться и диалог получиться скомканным. А вот письмо — другая история. Кандидат его прочитает, когда будет готов и спокойно задаст вопросы. Отправьте кандидату развернутый ответ, если он прошел несколько этапов и дошел до финала.

Что писать в письме

Письменный отказ на e-mail — самый официальный из всех. Некоторым кандидатам удобнее общаться именно так и это лучше выяснять сразу. Самое главное — не делайте письмо слишком длинным, официальным и шаблонным. Приведем несколько примеров.

Что говорить по телефону

Если вы решили сообщить отказ в устной форме, постарайтесь, чтобы диалог получился естественным. То есть не стоит выбирать печальный тон и начинать с фразы: «Звоню сообщить неприятную новость». Так же как и в письменном виде, объективно дайте обратную связь кандидату, но будьте готовы ответить на вопросы. Сохраняйте дружелюбный тон и подбодрите человека, обратив внимание на его сильные стороны. Ну и, конечно, не забывайте оставить дверь открытой. Спросите, есть ли другие предложения и пожелайте удачи в поисках проекта.

Как не стоит отказывать

Реагировать слишком эмоционально

Любой рекрутер знает, что важно сохранять лицо компании и не переходить черту. Но бывает так, что кандидат реагирует слишком эмоционально на обратную связь. В этом случае постарайтесь спокойно выслушать, обосновать ответ и поскорее закончить диалог.

Оценивать личностные качества

Если в кандидате что-то вас смутило, не стоит говорить об этом прямо. Мы оцениваем его профессиональные навыки и знания, все остальное — субъективная оценка.

Забывать про кандидата

Отказ — это так же важно, как приглашение на собеседование. Помните, что это ваш имидж как рекрутера и компании в целом.

Отказывать сухо без объяснения

«Вы нам не подходите» — фраза, которая ничего не скажет кандидату. Подумайте о нем как о специалисте, которому важна оценка его скиллов.

Рассыпаться в извинениях

Не стоит выбирать многосложные формулировки о том, как вам жаль. Кандидаты также отказываются от вакансий и это нормально. Не ставьте себя в позицию жертвы, ведь это партнерские отношения. Лучше объективно объясните причину.

Отказ от неудачных кандидатов по телефону

Работа с неудачными кандидатами на работу — одна из наименее любимых частей процесса найма. То, как ваш бизнес взаимодействует с соискателями, напрямую зависит от вашей репутации в отрасли.

Если вы хотите поддерживать хорошие отношения в своей отрасли, у вас должен быть план управления десятками, если не сотнями соискателей, которые не были приняты на работу. Узнайте больше о том, когда вы можете отправить автоматическое письмо с отказом, когда вам следует позвонить неудачному кандидату и как поговорить с отклоненным кандидатом по телефону.

Работа с кандидатами на работу

Когда вы размещаете вакансию, вы, вероятно, получите гораздо больше кандидатов, чем вы предполагали. Обработка сотен приложений может быть утомительной. По мере того, как вы сужаете список кандидатов, вы можете выбросить их резюме в мусорное ведро. Не делай этого. Используйте базу данных соискателей с системой отслеживания, такой как Recruitee, чтобы отвечать всем, кто получил их резюме.

После того, как вы проанализируете их резюме, чтобы увидеть, кто подходит, а кто нет, вы можете быстро отправить электронное письмо с объяснением, что они не подходят для этой должности.

По мере того, как вы сужаете список претендентов до тех, кто пройдет собеседование, вам понадобится план, как сообщить кандидатам, что они не получили работу. В конце концов, будет нанят только один человек.

Большинство консультантов по персоналу рекомендуют, чтобы если компания проводила собеседование с кем-то, кто в конечном итоге был отклонен, этому человеку нужно было отправить личное письмо по электронной почте или позвонить по телефону. Телефонный звонок носит более личный характер и позволяет вам поддерживать отношения с заявителем, если вы имеете в виду это.

Документальные интервью

Проводя собеседования с кандидатами, ведите хорошие записи. Вы хотите помнить, какие кандидаты перспективны, а какие нет. Что еще более важно, вы хотите иметь возможность защитить свой процесс найма в случае, если соискатель обвинит вас в дискриминации.

Вот несколько советов, которые помогут вам делать записи во время собеседования:

Тщательно записывайте. На собеседовании это займет немного больше времени, но может помочь вам с вопросами второго тура.
Не делайте заметок о возрасте, расе, поле или других аспектах дискриминации.
Используйте цифровой метод для отслеживания кандидатов в процессе, например Recruitee. Это поможет вашему рабочему процессу.
Убедитесь, что вы задаете вопросы, которые дают вам представление о способностях и навыках кандидата на эту должность. Перед собеседованием рекомендуется записать свои вопросы.
Делайте заметки о любых вопросах, которые задает кандидат. Это может помочь вам вспомнить уровень заинтересованности кандидата и любые исследования, которые кандидат проводил о компании.

Отслеживание неудачных кандидатов

Отказ от неудачных кандидатов по телефону требует времени, но также позволяет вам помнить о хороших кандидатах для будущей работы. Чтобы сделать это правильно, вы должны убедиться, что ваша деловая репутация не пострадала в процессе.

Тот, кто звонит, должен контролировать разговор. Не позволяйте неудачнику втянуть вас в спор или позволить выдать слишком много информации. Если вы получаете голосовую почту, попросите кандидата перезвонить вам. Не сообщайте кандидату плохие новости в сообщении.

Вот пять моментов, на которые стоит обратить внимание.

1. Прежде чем звонить по номеру

, планируйте свои слова. Поблагодарите человека за интервью. Приходите прямо к делу; «Вы не были выбраны». Избегайте извинений. Вместо этого объясните, что на эту должность была сильная конкуренция и что у вас было несколько высококвалифицированных кандидатов.

Если вы хотите рассмотреть кандидатуру на будущую должность, предложите ему или ей подать заявку на следующую вакансию. Кандидатам нужно сообщать, на каком этапе процесса найма они находятся, но им не нужна полная прозрачность.

Будьте честны, но не откровенны. Держите под контролем разговор. Возможно, вам придется повторить, что вам понравилось знакомство с кандидатом, и поблагодарить его или ее за заявку, прежде чем вежливо завершить разговор.

2. Не сообщайте кандидату слишком много информации

Отказывать человеку в приеме на работу ужасно. Всем знакомо чувство, когда тебя не взяли на работу, поэтому естественно хотеть мягко подвести человека. Однако лучше быть кратким и честным.

Многие кандидаты хотят знать, почему они были отклонены. Не всегда можно сказать. Вы не обязаны давать обратную связь, но можете. Вы должны быть осторожны, потому что вы откроете свой бизнес для ответственности, если вы непреднамеренно обсуждаете дискриминационные темы, такие как возраст, личность, черты или другие атрибуты. Лучше сказать слишком мало, чем дать кандидату обратную связь, которая может быть использована против вас.

3. Не оставляйте кандидата в ожидании

Некоторые работодатели ждут, пока успешный кандидат приступит к работе, прежде чем обрабатывать отказы от неуспешных кандидатов. Лучше сообщить отвергнутому кандидату, как только вы определите, что кандидат не подходит для этой работы. Если вы решили, что заявитель — не тот человек, задерживать его — это неуважение.

На современном рынке труда один соискатель может рассказать тысячам людей о своем процессе найма через социальные сети, Indeed.com и LinkedIn. Один плохой отзыв может дойти до многих людей.

4. Не говорите о других кандидатах

Рассказывая о причинах, по которым был принят на работу другой кандидат, вы также можете поставить свой бизнес в тупик. Вы не хотите говорить о недавно нанятом кандидате с точки зрения расы, возраста, пола или конкретной квалификации. Естественно хотеть объяснить, почему вы выбрали другого кандидата, но вам нужно учитывать ответственность при принятии решений о найме. Не давайте заявителю оснований полагать, что вы допустили дискриминацию в своем выборе. Вы можете дать общий ответ, сказав, что кандидат был очень сильным.

5. Внутренние кандидаты могут захотеть большего

Если у вас есть внутренние кандидаты, которые не готовы занять эту должность, вы можете пойти немного другим путем. Быть в команде, где вы подали заявку на повышение, но не получили его, может быть унизительно. Опять же, вы не можете обсуждать других кандидатов или дискриминационные причины, по которым кандидат не был принят на работу. Расскажите о навыках и опыте кандидата. Вы можете оставить отзыв о том, каких требований к должности не хватает. Затем, если вы хотите поддержать моральный дух, найдите способы помочь этому кандидату получить желаемую квалификацию. Например, если кандидату требуется управленческий опыт, это принесет пользу вашей команде, помогая им понять этот опыт.

Кандидаты на работу заслуживают закрытия

Если вы проводите собеседование с кандидатами на работу, они заслуживают вашего внимания. Да, кандидат может считать, что его не выбрали. Если человек отказывается от времени, чтобы встретиться с вашей командой, соискатель должен получить закрытие позиции. Это справедливо. Репутация вашей компании у клиентов может и не пострадать, но может пострадать у потенциальных соискателей.

Если вы хотите нанять хороших кандидатов, вам необходимо знать о своей практике найма с момента подачи резюме соискателем до заполнения вакансии. Относитесь к кандидатам на работу так, как хотели бы, чтобы относились к вам. Уважение к кандидатам на работу должно быть частью вашего процесса отбора. Научите менеджеров по найму, как звонить неудачным кандидатам.

Отклонение заявок по телефону | Малый бизнес

Тиа Бенджамин

То, как компания отклоняет кандидатов на работу, может повлиять на ее репутацию и способность набирать лучших кандидатов в будущем. Правильное обращение с отклоненными кандидатами также сводит к минимуму ответственность и вероятность судебного преследования. В то время как у крупных компаний может возникнуть искушение отправить стандартные письма с отказом просто из-за большого количества поступающих к ним кандидатов, малые предприятия с меньшим числом кандидатов могут обеспечить более личный подход, сообщая плохие новости по телефону.

Тщательно выбирайте слова

Во время разговора используйте позитивные фразы. Заранее планируйте то, что вы будете говорить, и избегайте негативных конструкций. Например, выберите такую формулировку, как «вас не выбрали» вместо «к сожалению, вы были отклонены». Оставайтесь вежливым, честным и дружелюбным, благодарите кандидата за уделенное время и хвалите его способности или квалификацию. Подчеркните, что конкуренция была сильной и что бизнесу повезло иметь возможность выбирать из большого числа высококвалифицированных кандидатов.

Причины отклонения

Укажите причину отказа, чтобы помочь кандидатам принять ваше решение как обоснованное и недискриминационное, но тщательно формулируйте свои утверждения и указывайте причины в общем виде, чтобы избежать ответственности. Честность является ключевым фактором, но избегайте разговоров о чертах, качествах и личности кандидата. Если вы не можете указать причину, связанную с работой, избегайте ее вообще. Подготовьте свое заявление до начала звонка и не вдавайтесь в подробности. Дайте более подробный отзыв только в том случае, если вам удобно это делать и у вас есть что сказать. Может быть более практичным ограничить обратную связь внутренними кандидатами, которым вы также можете предоставить возможности для развития. Например, если кандидату не хватало управленческого опыта, предложите ему возглавить проект или команду.

Обсуждение других кандидатов

Когда соискатель не получает должность — и особенно если вы не обсудили конкретных причин, почему — он может захотеть узнать об успешном кандидате. Старайтесь не вступать в дискуссию о других кандидатах и не говорите об их конкретной квалификации или опыте. Чтобы свести к минимуму ответственность, избегайте общих заявлений о том, что успешный кандидат был «наиболее подходящим» для этой должности, и не обсуждайте возраст, расу, пол или любые другие демографические факторы заявителя.

Чего не следует делать

Не оставляйте голосовое сообщение с плохими новостями — это то, что отвергнутый заявитель вряд ли оценит и может нанести ущерб репутации вашего малого бизнеса. Сохраняйте контроль над беседой и не давайте кандидату возможности задавать вопросы. Не позволяйте себе быть втянутым в спор с заявителем. Если он будет настаивать на дополнительной информации, повторите свой первоначальный ответ, поблагодарите его за обращение и вежливо завершите разговор. Опять же, честность является ключевым моментом — если вы больше никогда не будете рассматривать кандидата, не давайте ему ложных надежд, побуждая его подать заявку на следующую вакансию.

Ссылки

bNET: Искусство говорить «нет» — Сосредоточенность на приеме на работу — Отказ от соискателей
Университет Бригама Янга: Советы и рекомендации по найму — Нестуденты
Международный журнал отбора и оценки: справедливость С точки зрения кандидата: Реакция на процедуры отбора сотрудников

Автор биографии

Более десяти лет Тиа Бенджамин занимается написанием организационных политик, процедур и программ обучения управленческих кадров. Руководитель уровня C, она имеет более чем 15-летний опыт работы в области управления персоналом и управления.