Трудовая книжка потеряна что делать: Полная информация для работы бухгалтера

Трудовые книжки были утеряны работодателем – что делать?

Нормативно порядок сбора сведений с предыдущих мест работ не установлен. В п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек¹, указано, что лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы, а тот должен выдать работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. А в п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек² установлено, что работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

О том, что книжка потеряна по вине работодателя, в этих актах не сказано ни слова, поэтому обычно именно работнику приходится собирать сведения о предыдущих местах работы в случае утери трудовой книжки. Вместе с тем запрета на сбор этих сведений работодателем нормативными актами так же не установлено. Как поясняет Роструд в ответе на вопрос на сайте онлайнинспекция. рф: запрашивать справки с предыдущих мест работы для восстановления трудового стажа сотрудника может не только он, но и работодатель, а в частности, сотрудник отдела кадров³.

Негодование ваших работников понятно: почему они должны писать заявления на выдачу дубликатов и собирать документы, подтверждающие стаж, если в утере трудовых книжек виноват работодатель? Интересно, что в ответах на вопросы на сайте онлайнинспекция.рф представители Роструда не единодушны в своей позиции. В части консультаций они соглашаются⁴, что если в утрате виновен работодатель, то «он должен самостоятельно оформить дубликат за свой счет. Работник лишь должен помочь, по возможности предоставив информацию о предыдущих местах работы для ускорения процесса оформления дубликата». Аргументируют они ссылками на п. 31, 32 Правил ведения трудовых книжек, устанавливающих порядок выдачи и оформления дубликата трудовой книжки. В других ответах⁵ чиновники делают отписку, фактически накладывая на работника обязанность собирать документы, но напоминают, что работодатель должен оказать содействие в их получении.

Работник в подобной ситуации действительно может отказаться сам собирать документы, подтверждающие его стаж и оставить все на откуп работодателя, но здесь есть два момента, которые необходимо учитывать и при необходимости разъяснить расстроенному сотруднику:

1) в оформлении дубликата трудовой книжки и восстановлении всей информации о периодах своей работы заинтересован именно работник. Он знает (или должен знать) о том, где трудился и как долго, какие должности занимал. Работодатель же к этому вопросу подойдет формально, сделав необходимые запросы, и когда срок выдачи дубликата выйдет, оформит его с той информацией, которая у него будет. Ведь согласно п. 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, если собранные документы не будут содержать полных сведений о работе в прошлом, то в дубликат работодатель вносит только имеющиеся в них сведения. А значит, ради восстановления утраченной книжки работнику можно и побегать по бывшим работодателям. Будет значительно быстрее и, как показывает практика, значительно эффективнее;

2) при запросе персональной информации о работнике у прежних работодателей (а сведения о работе относятся именно к ней) необходимо получить на это у сотрудника разрешение в письменном виде. Обратите внимание: в согласии на получение персональных данных от третьих лиц нужно обязательно написать цель такого запроса и во избежание рисков желательно перечислить организации, куда вы планируете сделать запросы (см. Пример 3). Если же работник ходит по бывшим работодателям самостоятельно, уведомлять и запрашивать согласие сотрудника не нужно.

В любом случае не рекомендуем конфликтовать с работником, ведь это может вылиться в жалобу в государственную трудовую инспекцию, что грозит внеплановой проверкой и немаленькими штрафами. Обсудите достоинства и недостатки обоих вариантов (когда работник самостоятельно собирает доказательства и когда это делает работодатель). Возможно, часть сведений сотрудник соберет сам, а часть (например, если прежний работодатель находится в другом регионе) – работодатель. И в такой совместной работе вы не только сохраните добрые отношения с обиженным работником, но и с большей долей вероятности восстановите все данные из утерянной трудовой книжки. Кстати, эти же советы справедливы и в случае, если книжку потерял работник. Все-таки еще осталось немало работников, для которых трудовая книжка – единственное доказательство трудового стажа при назначении пенсии за большинство периодов. А вы знаете, насколько наболевшим этот вопрос является, особенно сейчас.

Таким образом, при утере трудовой книжки для выдачи ее дубликата документы, подтверждающие стаж, может собирать как работник, так и работодатель. Причем если это будет делать работодатель, то это увеличит документооборот в компании и время сбора необходимой информации. А мы помним, что Правила ведения и хранения трудовых книжек отводят всего 15 дней после написания заявления на выдачу дубликата.

Действия работодателя зависят от трудового стажа работника до утраты книжки. Здесь возможны две ситуации: легкая (если работник нигде не трудился или трудился неоформленным) и сложная (если у него были предыдущие места работы). В первом случае вы просто оформляете дубликат трудовой книжки на основании своих собственных документов. В частности, приказа о приеме на работу. Если работник переводился или компания переименовывалась с момента приема на работу этого сотрудника, то вносите данные из приказов о переводе и переименовании организации и пр. Во втором – придется собирать сведения у прежних работодателей. Причем трудность заключается в том, что компания, в которой трудился сотрудник, могла уже прекратить свое существование. И тогда необходимо искать правопреемника или обращаться в архив (Схема 1).

Схема 1. Где искать документы по прежним периодам работника в случае утери его трудовой книжки

Посмотрим на алгоритм действий работодателя, когда работник отказывается собирать документы или не может это сделать самостоятельно.

Действия работодателя будут такими, как показано на Схеме 2 на стр. 90.

Несмотря на то что трудовую книжку потерял работодатель, а не работник, попросите его написать заявление на выдачу дубликата (п. 31 ​Правил ведения трудовых книжек). Дело в том, что это заявление будет основанием для оформления дубликата. Формы заявления не установлено. Обратите внимание, работник может в нем написать, что книжка утеряна была работодателем (Пример 1). Запретить ему это сделать вы не можете.

Схема 2. Алгоритм действий работодателя при утрате трудовой книжки

Пример 1. Заявление на выдачу дубликата трудовой книжки при ее утере⁶

Кроме того, вы можете сразу попросить сотрудника принести все документы, какие у него остались от бывших работодателей, о предыдущих местах работы. Обычно он прикладывает их к заявлению. Какие документы это могут быть? Оригиналы трудовых договоров, копии приказов о приеме на работу, увольнении, переводах, награждениях и пр. Благодаря сознательности работника процесс сбора документов с прежних мест работы может сократиться в разы.

Пару слов скажем о ксерокопии трудовой книжки, которая нередко бывает у работника. Как отмечает Роструд⁷, она не является документом, на основании которого можно внести записи в дубликат трудовой книжки. А вот по поводу заверенной печатью и подписью работодателя копии трудовой книжки мнения разошлись. В некоторых ответах Роструд допускает выдачу дубликата трудовой книжки на основании заверенной работодателем ксерокопии трудовой книжки⁸, а в некоторых – нет⁹. Что же касается нотариально заверенной копии, то представители Роструда¹⁰ ничего против нее не имеют и отмечают, что она может служить основанием для восстановления записей в дубликате трудовой книжки сотрудника.

Добавим, что конкретный перечень документов, подтверждающих стаж работы, на основании которых могут вноситься записи в трудовую книжку, не определен¹¹. В консультациях на сайте онлайнинспекция.рф для подтверждения стажа предлагают предоставить¹²:

• письменные трудовые договоры;
• справки, выдаваемые работодателями с предыдущих мест работы;
• справки из государственного или муниципального архива, подтверждающие периоды работы у предыдущих работодателей;
• выписки из приказов о приеме на работу (увольнении) или их копии;
• лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы;
• решение суда об установлении трудового стажа.

Причем список этот открытый. В других консультациях¹³ сотрудники Роструда доказательством трудового стажа работника (помимо перечисленных выше) называют документы Пенсионного Фонда РФ, сведения из которых можно использовать при заполнении дубликата трудовой книжки. До регистрации в системе обязательного пенсионного страхования – справки о трудовом стаже застрахованных лиц по форме СЗВ-К¹⁴, а после – сведения персонифицированного учета.

Обратите внимание: если работодатель был реорганизован (путем слияния, поглощения или разделения), то за документами, подтверждающими трудовой стаж работника, следует обращаться к его правопреемнику¹⁵. Если работодатель к моменту оформления дубликата ликвидирован, обратиться за справкой придется в государственный или муниципальный архив.

Если же соответствующих документов не удалось найти даже в архиве, то единственный оставшийся вариант – обратиться сотруднику в суд.

С представленных работником документов, подтверждающих его трудовой стаж за предыдущие периоды (все или часть из них), вам следует снять копии, надлежаще заверить и вернуть работнику (п.  7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек).

Анализ представленных работником документов покажет, есть ли смысл обращаться за подтверждением информации о работе сотрудника к третьим лицам. Если такая необходимость есть, то нужно запросить у работника согласие на получение персональных данных от третьих лиц. Напомним, согласно п. 3 ст. 86 ТК РФ, если персональные данные работника можно получить только у третьей стороны, то его нужно уведомить об этом заранее и получить письменное согласие. Причем в уведомлении (согласии) нужно сообщить работнику:

• о целях,
• предполагаемых источниках и способах получения персональных данных,
• характере подлежащих получению персональных данных,
• последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

Причем это могут быть как два отдельных документа – уведомление и согласие (Пример 2 и 3), так и один – согласие работника может быть проставлено в уведомлении (см. отметку «!» в Примере 2).

Пример 2. Уведомление о получении персональных данных от третьих лиц

Пример 3. Согласие на получение персональных данных от третьих лиц

После того как получено согласие работника на запрос его персональных данных от третьих лиц, начинаем связываться с прежними работодателями. Вначале рекомендуем кадровику подойти к этому вопросу неформально и по возможности напрямую связаться с представителем компании (отделом кадров) прежнего работодателя.

Возможно, вам не придется составлять официальные запросы, и вы сможете договориться по телефону о предоставлении необходимой информации. Останется только прислать за выпиской, справкой или копией приказа курьера.

Если же бывший работодатель предпочитает официальное общение, то нужно будет составить письмо-запрос от имени организации в адрес прежних работодателей (см.  Пример 4).

Пример 4. Письмо-запрос прежнему работодателю о предоставлении сведений о трудовой деятельности сотруднику для выдачи ему дубликата трудовой книжки

И наконец, после получения необходимых сведений, согласовав с работником, все ли данные получены, можно оформить ему дубликат.

Связанный материал

Работодатель потерял трудовую книжку работника

№ 02 / 2018

Правила оформления дубликата см. в статье «Работодатель потерял трудовую книжку работника» журнала № 2′ 2018

Как восстановить трудовую книжку? — Портал МОИФИНАНСЫ.РФ

Трудовая книжка – это документ, который сопровождает человека всю его жизнь, а затем на основании записей назначается пенсия по старости. Однако нельзя исключить непредвиденные ситуации. Мы выясняли, как восстановить трудовую книжку без ущерба для будущей пенсии.

Все ходы записаны

Трудовая книжка может быть утеряна как работодателем, так и сотрудником. Она может прийти в негодность в результате потопа, пожара, неудачно разлитой чашки кофе или другой неприятности. 

Взамен утерянной или пришедшей в негодность трудовой книжки выдается дубликат. Он выглядит так же, только на первой странице работодатель в обязательном порядке делает пометку «дубликат».    

В документе указывается полная информация о трудовой деятельности и поощрениях сотрудника, а также другие записи с предыдущих мест работы. Выписать дубликат имеет право последний работодатель, а вот поиск подтверждающих документов – это обязанность сотрудника вне зависимости от того, кто или что стало причиной утраты документа. 

Если виноват сотрудник

Сотрудник может потерять трудовую книжку при переходе с одного места работы на другое. В таком случае лучше не медлить и обратиться к последнему работодателю с заявлением, составленным в свободной форме. На то, чтобы выдать человеку дубликат трудовой книжки, кадровому отделу отводится 15 дней. Отказывать в выдаче нельзя.

Словам работодатель не поверит. Для правильного заполнения дубликата трудовой книжки необходимо предоставить подтверждающие документы – справки с предыдущих мест работы. Если организация реорганизована, то следует найти ее правопреемницу и запросить документы там. Если компания ликвидирована, то можно обратиться в государственный архив. Полученные там данные – законное основание для внесения их в дубликат трудовой книжки.

Важно!

Некоторые сотрудники приносят ксерокопии трудовых книжек и просят оформить дубликаты по ним. Однако это запрещено законом во избежание мошенничества. Обязательно нужны оригиналы справок с предыдущих мест работы, выписки из архива либо сведения, официально предоставленные ПФР. 

Невозможен сейчас и популярный ранее вариант, когда отдел кадров заводил новую трудовую книжку при приеме на работу сотруднику, который ее потерял или говорит, что потерял. Сейчас, чтобы завести новую бумажную трудовую, нужно предоставить сведения о трудовом стаже. Отдел кадров вправе запросить форму СТД-Р  или СТД-ПФР (ее можно заказать через «Госуслуги» и направить в электронном виде работодателю). Также от работника попросят письменное заявление, в котором потребуется указать причины отсутствия трудовой книжки и информацию о наличии стажа до настоящего трудоустройства.

Удобный способ добыть необходимую информацию о стаже и предыдущих местах работы – обращение в Пенсионный фонд России. Следует написать заявление и передать его в отделение ПФР по месту жительства, где должны дать ответ в течение 10 дней. Заказать выписку из Пенсионного фонда можно также в МФЦ или через сайт «Госуслуги».

Если все подтверждающие документы собрать не удалось, то в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся сведения, даже если они будут неполными. 

Если виноват работодатель

Утеря или порча трудовой книжки также может происходить по вине работодателя. В случае если в организации от неаккуратных действий кадрового отдела пострадал один сотрудник, то алгоритм дальнейших действий такой же, как описано выше. Однако кадровикам рекомендуется оказывать содействие в сборе необходимой информации. Например, посылать запросы в архив или в компании, где раньше был трудоустроен сотрудник. 

Если произошла утеря или порча сразу нескольких трудовых книжек, то порядок действий иной: собирается специальная комиссия, которая расследует обстоятельства произошедшего. По результатам расследования составляется акт, на основании которого кадровый отдел выписывает дубликаты трудовых книжек сотрудникам. 

Бумажные и электронные трудовые

Проще всего восстановить трудовую книжку тем, кто начал свою трудовую деятельность в 2021 году. Им бумажный носитель не оформлялся вовсе — так положено по закону, а вся информация содержится только в электронном виде и уже передана ПФР.  

У граждан, которые имели трудовой стаж и раньше, с 1 января 2020 года появилось право перейти на электронные трудовые книжки. Работодатели тех, кто выбрал цифровой носитель, обязаны предоставлять в Пенсионный фонд данные о трудовой деятельности работника, если в отношении него применялись какие либо кадровые решения: прием, перевод на другую работу, увольнение и т. д. 

При желании в такую электронную трудовую книжку можно включить подробные сведения и за рабочие периоды до 2020 года. Для этого нужно прийти в отделение Пенсионного фонда с оригиналом трудовой.

Важно!

Если при трудоустройстве написать заявление о переходе на ЭТК, возможность ведения бумажного варианта трудовой книжки исключается. Поэтому при утрате трудовой книжки имеет смысл сначала восстановить ее (получить дубликат) и лишь потом принимать решение об отказе от бумажного носителя.

Нет трудовой – не будет пенсии?

При утрате трудовой книжки часто возникают опасения по поводу утери трудового стажа при назначении пенсии. Проверить информацию о пенсионных правах (об учтенных местах трудоустройства, размере начислений работодателей, индивидуальном пенсионном коэффициенте по годам трудовой деятельности и совокупно, расчете стажа) можно в выписке из лицевого счета (форма СЗИ-ИЛС) из ПФР. Ее можно заказать через МФЦ, «Госуслуги» и при личном посещении ПФР. 

Если для начисления страховой пенсии не хватает подтвержденного трудового стажа, можно его докупить. О том, как это сделать и кому это может быть выгодно, писали здесь. 

А здесь читайте о том, как можно увеличить пенсионные выплаты – вплоть до двукратного роста.  

Восстановление поврежденной книги — Служба поддержки Майкрософт

Когда Microsoft Excel обнаруживает поврежденную книгу при открытии, он автоматически запускает режим восстановления файлов и пытается восстановить книгу. Если режим восстановления файлов не запускается, попробуйте вручную восстановить книгу с помощью этого процесса:

.

1. Щелкните Файл > Открыть .

2. org/ListItem»>

   Щелкните место и папку, содержащую поврежденную книгу.

3. В диалоговом окне Открыть выберите поврежденную книгу.

4. Щелкните стрелку рядом с кнопкой Открыть , а затем щелкните Открыть и восстановить .

5. Чтобы восстановить как можно больше данных рабочей книги, выберите Восстановить 9.0008 .

   Если Восстановление не может восстановить ваши данные, выберите Извлечь данные , чтобы извлечь значения и формулы из книги.

Если ни автоматическое, ни ручное восстановление не работают, есть несколько методов восстановления, которые могут помочь спасти ваши данные. Вы также можете принять некоторые превентивные меры, чтобы не потерять свою работу, автоматически сохраняя резервную копию своей книги или время от времени создавая файл восстановления.

• Восстановить данные из поврежденной книги

• Автоматически сохранять резервную копию книги

• Автоматически создавать файл восстановления через заданные промежутки времени

Восстановление данных из поврежденной книги

Выберите один из следующих способов восстановления данных. Если это не удалось, попробуйте другой метод. Вы также можете попробовать сторонние программные решения, чтобы попытаться восстановить книгу.

Важно:  Если из-за ошибки диска или сети вы не можете открыть книгу, переместите книгу на другой жесткий диск или локальный диск, прежде чем пытаться использовать любой из следующих вариантов восстановления.

Восстановление данных при открытии книги в Excel

• Вернуть книгу к последней сохраненной версии     Если книга повреждена во время работы, но до сохранения изменений, вы можете вернуть книгу к последней сохраненной версии:

  1. Нажмите Файл > Открыть .

  2. Дважды щелкните имя книги, открытой в Excel.

  3. org/ListItem»>

     Нажмите Да , чтобы снова открыть книгу.

     Рабочая книга открывается без внесенных вами изменений, которые могли привести к ее повреждению.

Восстановление данных, если не удается открыть книгу в Excel

• Установите для параметра расчета в Excel значение «Вручную».     Попробуйте изменить параметр расчета с автоматического на ручной. Так как рабочая книга не будет пересчитана, она может открыться.

  1. Нажмите Файл > Новый .

  2. org/ListItem»>

     В разделе New щелкните Пустая рабочая книга .

  3. Щелкните Файл > Параметры .

  4. В категории Формулы , в разделе Варианты расчета , выберите Вручную , а затем нажмите OK .

  5. Щелкните Файл > Открыть .

  6. Найдите и дважды щелкните поврежденную книгу, чтобы открыть ее.

• Используйте внешние ссылки для ссылки на поврежденную книгу     Чтобы получить из книги только данные, а не формулы или вычисляемые значения, попробуйте использовать внешние ссылки для ссылки на поврежденную книгу.

  1. Щелкните Файл > Открыть .

  2. Перейдите в папку, содержащую поврежденную книгу.

  3. Щелкните правой кнопкой мыши имя файла поврежденной книги, выберите Копировать , а затем щелкните Отмена .

  4. Щелкните Файл > Новый .

  5. В разделе New щелкните Пустая рабочая книга .

  6. В ячейке A1 новой книги введите = Имя файла! A1 , где Имя файла — это имя поврежденной книги, скопированной на шаге 3, а затем нажмите клавишу ВВОД.

     Примечание.  Вам нужно ввести только имя книги — вам не нужно вводить расширение имени файла.

  7. Если Обновить значения 9Появится диалоговое окно 0008, выберите поврежденную книгу и нажмите OK .

  8. Если появится диалоговое окно Select Sheet , выберите соответствующий лист и нажмите OK .

  9. Выберите ячейку A1.

  10. Нажмите Главная > Скопируйте или нажмите Ctrl+C.

  11. Выберите область, начиная с ячейки A1, примерно такого же размера, как диапазон ячеек, содержащих данные в поврежденной книге.

  12. org/ListItem»>

      Щелкните Главная > Вставить или нажмите Ctrl+V.

  13. Не снимая выделения с диапазона ячеек, нажмите Главная > Скопируйте еще раз или нажмите Ctrl+C.

  14. Щелкните Главная > стрелку под Вставить , а затем в разделе Вставить значения щелкните Значения .

      При вставке значений удаляются ссылки на поврежденную книгу и остаются только данные.

• Используйте макрос для извлечения данных из поврежденной книги     Если диаграмма связана с поврежденной книгой, попробуйте использовать макрос для извлечения исходных данных диаграммы.

  1. Скопируйте следующий код макроса и вставьте его на лист модуля:

     Подпрограмма GetChartValues()

     Dim NumberOfRows как целое число

     Размер X Как Объект

     Счетчик = 2

     ‘ Подсчитать количество строк данных.

     NumberOfRows = UBound(ActiveChart.SeriesCollection(1).Values)

     Рабочие листы («Данные диаграммы»). Ячейки (1, 1) = «Значения X»

     ‘ Записать значения по оси X на рабочий лист.

     С рабочими листами («ChartData»)

     .Диапазон(.Ячейки(2, 1), _

     .Cells(NumberOfRows + 1, 1)) = _

     Application. Transpose(ActiveChart.SeriesCollection(1).XValues)

     Конец с

     ‘ Перебрать все ряды на диаграмме и записать их значения в

     ‘ рабочий лист.

     Для каждого X в ActiveChart.SeriesCollection

     Рабочие листы («ChartData»). Ячейки (1, Счетчик) = X.Name

     С рабочими листами («ChartData»)

     .Диапазон(.Ячейки(2, Счетчик), _

     .Cells(NumberOfRows + 1, Counter)) = _

     Application.Transpose(X.Values)

     Конец с

     Счетчик = Счетчик + 1

     Следующий

     Конечный переходник

  2. Вставьте или удалите рабочий лист в книге, щелкните правой кнопкой мыши вкладку листа и переименуйте его ChartData .

  3. Выберите диаграмму, из которой вы хотите извлечь базовые значения данных.

     Примечание. Диаграмму можно встроить в рабочий лист или на отдельный лист диаграммы.

  4. Запустите макрос.

  5. Данные с графика помещаются на Рабочий лист ChartData .

Верх страницы

Автоматически сохранять резервную копию книги

Имея резервную копию своей книги, вы всегда будете иметь доступ к своим данным, если ваша книга будет удалена случайно или повреждена.

1. Щелкните Файл > Сохранить как .

2. Нажмите Компьютер , а затем нажмите кнопку Обзор .

3. В диалоговом окне Сохранить как щелкните стрелку рядом с Инструменты и выберите Общие параметры .

4. В диалоговом окне Общие параметры установите флажок Всегда создавать резервную копию .

Верх страницы

Автоматически создавать файл восстановления через заданные промежутки времени

Файл восстановления вашей книги также помогает гарантировать, что у вас будет доступ к вашим данным, если ваша книга будет удалена случайно или повреждена.

1. Щелкните Файл > Параметры .

2. В категории Сохранить в разделе Сохранить книги установите флажок Сохранить информацию об автовосстановлении каждые и введите количество минут. (По умолчанию 10 .)

3. org/ListItem»>

   В поле Расположение файла автоматического восстановления введите место, где вы хотите сохранить файл восстановления.

4. Убедитесь, что флажок Отключить автовосстановление только для этой книги не установлен.

Верх страницы

Не паникуйте! Вот как восстановить несохраненный файл Excel

Вы когда-нибудь часами работали над проектом Excel только для того, чтобы все эти усилия были потеряны из-за одного отключения электроэнергии, которое отключило вашу систему? Всем известна паника, которая возникает, когда они случайно удаляют важную работу. Но хорошая новость в том, что не все потеряно! Есть несколько способов восстановить несохраненный файл Excel, и обычно это можно сделать всего за несколько шагов.

Файлы теряются в двух очень распространенных случаях: либо вы работаете с новым файлом, который никогда ранее не сохранялся, либо вы не можете сохранить обновления, внесенные в существующий файл. В большинстве случаев файлы можно восстановить любым способом, но лучший метод восстановления несохраненных файлов Excel будет различаться в зависимости от вашей цели.

Восстановление нового несохраненного файла Excel

Чтобы восстановить новый файл без сохраненных обновлений, сначала откройте Microsoft Excel. Затем нажмите Откройте на вкладке «Файл» на ленте. В нижней части страницы после выбора Последние щелкните Восстановить несохраненные книги .

После этого вы сможете выбрать любой несохраненный файл в окне «Открыть». Это все, что нужно для восстановления нового несохраненного файла Excel. Встроенные в Excel функции автосохранения и автовосстановления делают этот метод довольно простым, поэтому убедитесь, что они включены.

Восстановление файла Excel с несохраненными изменениями

Если вы вносили изменения в файл Excel и не имели возможности сохранить их до закрытия программы, вам потребуется другой способ восстановления файла Excel, который не был сохранен.

Когда все снова заработает правильно, откройте Excel. Все несохраненные файлы Excel должны отображаться на панели Document Recovery , которая появляется при неправильном закрытии Excel. Все, что вам нужно сделать, это выбрать файл, который вы хотите восстановить!

Имейте в виду, что, как и предыдущий метод, этот работает только при включенном автосохранении.

Восстановить файл Excel до предыдущей версии

Иногда не отвечающие страницы и преждевременное закрытие приложения не являются причиной потери важных файлов. Почти все случайно перезаписали электронную таблицу обновлениями только для того, чтобы позже понять, что им действительно нужен исходный файл.

Итак, вам нужно вернуть предыдущий файл. Вот как это сделать!

Сначала перейдите на вкладку File . Затем выберите Информация и Управление книгой . Здесь вы найдете свои предыдущие версии книги.

Чтобы восстановить нужный файл, просто выберите его из списка!

После нажатия ранее сохраненной версии Excel предложит вам открыть ее с помощью параметра Восстановить . У вас будет возможность сохранить файл под новым именем, что рекомендуется, — таким образом вам не придется беспокоиться о том, чтобы случайно перезаписать его в будущем.

Как предотвратить потерю файлов в Excel, включив автосохранение и автообновление

Как вы уже видели, Excel выполняет большую часть работы по восстановлению потерянных файлов — вам просто нужно знать, как их найти.

Это потому, что Excel использует автосохранение и автовосстановление для автоматической защиты вашей работы. Обе функции включены по умолчанию, но на случай, если они были отключены для вас, вот как заставить их снова работать:

1. После открытия Excel выберите Файл и Опции .
2. Когда откроется диалоговое окно «Параметры», выберите Сохранить на левой панели.
3. Убедитесь, что установлены флажки «Сохранить информацию об автовосстановлении» и «Сохранить последнюю версию с автовосстановлением, если я закрою без сохранения».

Вы заметите, что в разделе «Сохранить информацию об автовосстановлении» можно изменить количество минут. Не стесняйтесь изменять продолжительность времени между автосохранениями, если хотите!

Включив указанную ниже функцию, вы сможете восстановить версии своей книги, которые не были сохранены до закрытия Excel.

Обратите внимание, что в некоторых версиях Excel (например, Excel для Mac) вы увидите кнопку с надписью «Автосохранение» в верхнем левом углу окна Excel. Если она отключена, щелкните ее, чтобы снова включить, и будет включено автосохранение:

Создание резервных копий для душевного спокойствия

Автоматическое резервное копирование — это функция, которая создает копию файла при каждом его сохранении. один из лучших способов сохранить ваши данные в безопасности.

Разрешив автоматическое резервное копирование, вы будете иметь сохраненную версию своей последней книги, даже если ваша система выйдет из строя. В отличие от автосохранения и автовосстановления, вы можете разрешить автоматическое резервное копирование определенных книг по вашему выбору.

Щелкните Файл на ленте и выберите Сохранить как . Затем выберите Инструменты в правом нижнем углу и нажмите Общие параметры .

В качестве альтернативы можно выбрать Файл , а затем Параметры в меню. Затем выберите Сохранить , где вы увидите параметр автоматического восстановления в разделе «Сохраненные книги».

Вы увидите диалоговое окно, предлагающее вариант Всегда создавать резервную копию . Нажмите ОК и сохраните его в папке по вашему выбору, и у вас будет настроено автоматическое резервное копирование для этой книги!

Файл резервной копии будет иметь расширение .XLK. Когда вы снова откроете резервную копию, может появиться всплывающее окно, но вы можете просто выбрать «Да», и файл откроется. Кроме того, ваши резервные копии всегда будут на одну версию «позади» вашей текущей версии, так что имейте это в виду при обновлении.